Descripción y Análisis de Cargos: Un Enfoque Estratégico

El análisis de cargos es un proceso esencial para obtener, analizar y registrar información detallada sobre cada puesto dentro de una organización. Este proceso permite determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones necesarias para un desempeño óptimo.

¿Cuándo es Necesario Realizar un Análisis de Cargos?

• Al crear una organización e iniciar un programa de análisis de puestos por primera vez.
• Al crear nuevos puestos.
• Al modificar significativamente los puestos existentes debido a nuevas tecnologías, métodos, procedimientos o sistemas.

¿Qué se Pretende Determinar con el Análisis de Cargos?

• Las tareas y responsabilidades del puesto.
• Los requisitos, conocimientos y habilidades necesarias para un desempeño eficaz.

En esencia, el análisis de cargos busca definir las funciones, actividades, responsabilidades y capacidades que permiten a una persona desempeñar un puesto adecuadamente. Esto se traduce en dos componentes principales:

• Manual de descripción: Tareas, deberes y responsabilidades del cargo.
• Especificaciones del cargo: Requisitos que debe cumplir el ocupante del cargo.

Para comprender mejor un cargo, es fundamental responder a las siguientes preguntas:

• Funciones: ¿Qué hace el ocupante?
• Periodicidad: ¿Cuándo lo hace?
• Métodos: ¿Cómo lo hace?
• Objetivos: ¿Por qué lo hace?

Estructura del Análisis de Cargos

• Requisitos intelectuales: Instrucción básica, experiencia necesaria, iniciativa y aptitudes.
• Requisitos físicos: Esfuerzo físico, concentración y constitución física necesarias.
• Responsabilidades implícitas: Supervisión de personal, materiales y equipos, métodos y procesos, dinero y documentos.
• Condiciones de trabajo: Ambiente de trabajo y riesgos asociados.

Métodos de Descripción y Análisis de Cargos

A) Observación Directa

Es uno de los métodos más antiguos y utilizados debido a su eficiencia. El análisis se realiza mediante la observación directa y dinámica del ocupante del cargo en pleno ejercicio de sus funciones. El analista toma notas de los puntos clave, y la observación se complementa con entrevistas y discusiones con el ocupante o su supervisor. La participación del analista es activa, mientras que la del ocupante es pasiva.

B) Cuestionario

El análisis se lleva a cabo solicitando al personal que complete un cuestionario o responda preguntas relacionadas con el cargo, su contenido y características. La participación del analista es pasiva, mientras que la del ocupante es activa.

C) Método de la Entrevista

Este es el enfoque más flexible. Si la entrevista está bien estructurada, se puede obtener información detallada sobre todos los aspectos del cargo, la naturaleza y secuencia de las tareas. Permite comparar información entre ocupantes de cargos similares y garantiza una interacción directa entre el analista y el empleado. La participación de ambos es activa.

D) Métodos Mixtos

Combinan dos o más métodos de análisis. Algunos ejemplos incluyen:

• Cuestionario y entrevista con el ocupante del cargo.
• Cuestionario con el ocupante y entrevista con el supervisor.
• Cuestionario y entrevista, ambos con el supervisor.
• Observación directa con el ocupante y entrevista con el supervisor.

Etapas del Análisis de Cargos

1) Etapa de Planeación

Fase en la que se planifica todo el trabajo de análisis de cargos. Puede incluir los siguientes pasos, algunos de los cuales pueden suprimirse según la situación:

1. Determinación de los cargos que se van a describir.
2. Elaboración del organigrama de cargos.
3. Elaboración del cronograma de trabajo, especificando por dónde se iniciará el programa.
4. Elección de los métodos de análisis a aplicar, generalmente varios métodos según la naturaleza de los cargos.
5. Selección de los factores de especificaciones, basándose en dos criterios:
   • Criterio de universalidad: Los factores deben estar presentes en la mayoría de los cargos (al menos 75%) para poder comparar características.
   • Criterio de discriminación: Los factores deben variar según el cargo.
6. Dimensionamiento de los factores de especificaciones: Determinar su rango de variación dentro del conjunto de cargos a analizar.
7. Graduación de los factores de especificaciones: Transformarlos de variables continuas a discontinuas, generalmente con 4, 5 o 6 grados.

2) Etapa de Preparación

1. Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de cargos.
2. Preparación del material de trabajo.
3. Disposición del ambiente.
4. Recolección previa de datos (esta etapa puede ser simultánea a la de planeación).

3) Etapa de Ejecución

1. Recolección de datos sobre los cargos mediante los métodos de análisis elegidos.
2. Selección de los datos obtenidos.
3. Redacción provisional del análisis.
4. Presentación de la redacción provisional al supervisor inmediato para su ratificación o rectificación.
5. Presentación de la redacción definitiva del análisis del cargo para su aprobación.

Objetivos de la Descripción y Análisis de Cargos

El análisis de cargos constituye la base de cualquier programa de recursos humanos.

1. Reclutamiento: Ayudar a la elaboración de anuncios y a elegir dónde reclutar personal.
2. Selección: Determinar el perfil ideal del ocupante del cargo.
3. Capacitación: Suministrar el material necesario para los programas de capacitación.
4. Administración de salarios: Determinar las franjas salariales.
5. Evaluación de desempeño: Estimular la motivación del personal, facilitar la evaluación del desempeño y verificar el mérito funcional.
6. Guía para supervisores y empleados: Servir de guía al supervisor en el trabajo con sus subordinados y al empleado en el desempeño de sus funciones.
7. Higiene y seguridad industrial: Suministrar datos relacionados con higiene y seguridad industrial.