Organización y Sistema Estructural. El diseño organizativo tiene dos objetivos principales: dividir el trabajo, lo que supone conocer qué tareas hay que realizar y qué puestos deben llevar a cabo; e integrar las distintas tareas y puestos para hacer posible la coordinación y el control de los procesos organizativos. Respecto al objetivo de división del trabajo, se han de tomar decisiones en dos ámbitos: vertical y horizontal. La división vertical consiste en establecer el número de niveles jerárquicos y el grado de centralización de la toma de decisiones, es decir, la medida en que esta se concentra en más o menos personas. La división horizontal consiste en determinar de qué unidades dependerá cada una de las tareas y puestos. Las estructuras organizativas están definidas por el grado de centralización y el tipo de departamentalización. Henry Mintzberg distingue cinco partes en una estructura organizativa:

• Ápice estratégico: es la cúspide de la jerarquía. Está formado por la dirección y son los que dirigen la organización de forma general y formulan las estrategias.
• Línea media: está formada por la dirección intermedia que funciona como transmisora de información “arriba” y “abajo”.
• Núcleo de operaciones: está formado por todos aquellos relacionados con la actividad de la empresa y sus funciones.
• Tecnoestructura: son los profesionales que realizan trabajos técnicos (contabilidad, programación, ingeniería, etc.), que no constituyen la actividad propia de la empresa.
• Personal de apoyo (staff): no participa de la actividad principal de la empresa pero presta servicios especializados (asesoría jurídica, seguridad, limpieza, etc.) en forma de subcontrato o concesión.

El Organigrama

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, haciendo un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. Debe cumplir los siguientes requisitos:

• Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
• Debe contener únicamente los elementos indispensables.

Tipos de Estructuras Organizativas

Los criterios que se pueden llevar a cabo para organizar la estructura de la empresa son de tres tipos: funcional, de mercado o matricial.

• Funcional o por procesos: consiste en agrupar atendiendo a los conocimientos y habilidades, tareas, procesos o criterios temporales.
• De mercado: se agrupa en función de los productos, clientes o criterios geográficos.
• Matricial: combina ambos criterios.

Funcional o por procesos: Ventajas: posibilita que los individuos se especialicen, existe centralización de la autoridad y es adecuada para el desarrollo de nuevos productos. Inconvenientes: problemas de coordinación entre departamentos.

De mercado: Agrupación por clientes, productos o zona geográfica. Ventajas: adecuado para adaptar productos a cada tipo de cliente o para empresas que operan en un ámbito geográfico extenso. Inconvenientes: costoso, duplicación de recursos y desconexión entre procesos de trabajo.

Matricial: Ventajas: aprovecha simultáneamente las ventajas de varios criterios. Inconvenientes: dificultad de coordinación y mayor complejidad.

La Comunicación en la Organización

La comunicación es fundamental para el funcionamiento de la organización. Se puede distinguir entre comunicación vertical y comunicación horizontal, pertenecientes a un mismo nivel jerárquico. Dentro de la comunicación vertical podemos distinguir entre:

• Comunicación vertical descendente: El jefe de cada unidad debe ser la principal fuente de información descendente para sus subordinados.
• Comunicación vertical ascendente: la información se vierte hacia arriba a través de la estructura jerárquica.

Comunicación horizontal: consiste en un intercambio lateral de mensajes entre miembros de un mismo nivel jerárquico.

Dirección y Tipología

La función directiva consiste, en general, en tomar decisiones con el fin de establecer los cursos de acción de la empresa necesarios para lograr determinados objetivos. El papel que desempeñan los directivos en la organización se puede clasificar, según Mintzberg, en diez roles diferentes agrupados en tres tipos: interpersonales, informativos y decisorios.

• Interpersonales: Cabeza visible, líder y enlace.
• Informativos: Monitor, difusor y portavoz.
• Decisorios: Asignación de recursos, gestor de anomalías, negociador y empresario.

Proceso de Toma de Decisiones

Hasta para las cosas más sencillas hay que tomar decisiones. Es imprescindible definir bien el problema y a partir de ahí seguir el proceso de la toma de decisiones. Fases del proceso:

• a) Diagnosticar el problema: La fase del diagnóstico o análisis del problema surge por una información que sugiere la necesidad de una acción correctora.
• b) Hallar las alternativas más adecuadas: Desarrollar alternativas se relaciona con los procesos humanos de inventiva e innovación.
• c) Analizar estas alternativas: La comparación de alternativas implica que los resultados se comparen en función de los objetivos preestablecidos.
• d) Seleccionar la alternativa más conveniente: Una vez que se ha tomado la decisión, es aconsejable volver a estudiar la situación.
• e) Implantar la alternativa: Para que el proceso de decisión dé resultados, debe de ponerse en práctica la solución.
• f) Control de los resultados: La evaluación de los resultados dará lugar a nueva información que activará de nuevo el proceso.

Tipos de Decisiones

Recordemos que existen tres tipos de decisiones: estratégicas, tácticas y operativas.

• Estratégicas: decisiones adoptadas por decisores situados en el ápice de la pirámide jerárquica.
• Tácticas: decisiones tomadas por directivos intermedios.
• Operativas: adoptadas por ejecutivos que se sitúan en el nivel más inferior.

Condiciones de Certeza: En este tipo de situaciones tenemos información perfecta y conocemos con certeza el resultado que obtendremos al utilizar una u otra estrategia.

Condiciones de Riesgo: En los supuestos de situaciones de riesgo, tenemos información de la probabilidad con la que se darán los diferentes escenarios.

Condiciones de Incertidumbre y Competencia: Criterios como el pesimista o de Wald, optimista, de Laplace o equiprobabilidad, y de Hurwicz o ponderación de optimismo son utilizados para la toma de decisiones en situaciones de incertidumbre.