Conceptos Fundamentales de los Sistemas de Información
Un sistema de información se define como un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, con el fin de apoyar la toma de decisiones y desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio.
Otra definición de sistemas de información es: «Son sistemas que permiten procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas».
Por lo tanto, podemos definir un sistema de información como un conjunto de subsistemas que incluyen hardware, software, medios de almacenamiento de datos (ya sea primarios o secundarios) y bases de datos relacionadas entre sí, con el fin de procesar entradas para realizar transformaciones a esas entradas y convertirlas en salidas de información importantes en la toma de decisiones.
El objetivo de un sistema de información es ayudar al desempeño de las actividades que desarrolla la empresa, suministrando la información adecuada, con la calidad requerida, a la persona o departamento que lo solicita, en el momento y lugar especificados con el formato más útil para el receptor.
El sistema de información está al servicio de los objetivos de la empresa. Para lograr dichos objetivos, la empresa y sus individuos adoptan procedimientos y prácticas de trabajo que resultan más útiles y eficaces.
El Administrador y su Participación en el Ciclo de Vida de un Sistema de Información
En el desarrollo de un sistema de información trabajan en conjunto el administrador y el analista de sistemas en 6 fases:
- Investigación preliminar
- Determinación de los requerimientos del sistema
- Diseño del sistema
- Desarrollo del software
- Prueba del sistema
- Implantación y evaluación
La investigación preliminar es la primera etapa dentro del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de información. Esta comienza con la formulación de una solicitud, ya sea por parte de un usuario o un gerente de un departamento, que haya detectado una necesidad de mejoramiento de un sistema o que haya la necesidad de automatizar una serie de actividades.
La investigación preliminar consta de tres partes:
- Aclaración de la solicitud
- Estudio de factibilidad
- Aprobación de la solicitud
Clases de Sistemas de Información
- Sistemas de Información Gerencial (MIS): Con el fin de resolver conflictos en empresas.
- Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS): Que se encargan de manejar información en el contexto de los intercambios comerciales.
- Sistemas de Información Ejecutiva (EIS): Para los directivos.
Módulo II: Detección de Necesidades de un Sistema de Información
En esta etapa, el analista debe comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se está estudiando. Los analistas trabajan con los empleados y administradores, y deben estudiar los procesos de la empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:
- ¿Qué es lo que se hace?
- ¿Cómo se hace?
- ¿Con qué frecuencia se presenta?
- ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?
- ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
- ¿Existe algún problema?
- Si existe un problema, ¿qué tan serio es?
- Si existe un problema, ¿cuál es la causa que lo origina?
Para contestar estas preguntas, el analista de sistemas conversa con varias personas para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre por qué ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso.
Es necesario elaborar cuestionarios para recabar esta información cuando no es posible entrevistarse en forma personal con los miembros de grupos grandes dentro de la empresa. Asimismo, se requiere del estudio de manuales y reportes, la observación directa de las actividades que se realizan y, en algunos casos, formas y documentos para comprender mejor el proceso en su totalidad.
Conforme se va reuniendo la información, los analistas van identificando los requerimientos y características que debe tener el nuevo sistema, incluyendo la información que deben producir los sistemas junto con características operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de respuesta y métodos de entrada y salida.
Módulo III: Sistemas Administrativos
Los administradores, como otras personas que toman decisiones y tienen actividades en la parte administrativa de una organización, deben tener información útil sobre los resultados del desempeño para así planear, apoyar y tomar medidas adecuadas. De aquí se basa la importancia de los sistemas administrativos computarizados.
Definiciones
- Son un conjunto de partes interdependientes, por medio de una computadora, que actúan en forma conjunta para llevar a cabo una función determinada que forma un todo unitario y que tiene un objetivo específico.
- Son un medio a través del cual las decisiones de políticas y estrategias adoptadas por niveles superiores de la organización se concretan en una serie de múltiples decisiones en los niveles medios e inferiores de rutinas de trabajo y procesos, que van configurando la actividad administrativa de una organización.
Elementos
Personas, Datos, Registros, Archivos
Funciones
- Mayor automatización
- Mejoran el desempeño del Recurso Humano
- Son aplicaciones para un cambio
- Son modelos que pueden aplicarse a más de un tipo de empresa
Clasificación
- Operacionales: Ofrecen información detallada y exacta (Producción, Servicios).
- Directivos: Mandos medios, Jefes de división, Proveedores (Ejemplo: Bajas en ventas).
- De control: Control financiero, Administrativo, Resultados financieros, Comparaciones de las divisiones (Proceso de compras).
Objetivos
Permitir que los objetivos y políticas se concreten en la realidad y se alcancen los resultados.
Sistema de Información Gerencial = Sistema Administrativo
La actividad principal de un (MIS) sistema de información gerencial es el procesamiento de transacciones, sistemas de información para administradores, sistema de información de informes financieros.
Estos sistemas de información pueden verse desde dos puntos de vista: son los procesos de negocios o funciones empresariales tales como:
Ventas, Manufactura y Producción, Finanzas y Contabilidad, así como Recursos Humanos
Estas áreas funcionales pueden estar cruzadas:
Ventas: Genera un pedido, envía a Contabilidad para verificación de crédito, aprobación del mismo. Generan la facturación y en Producción se ensambla el pedido y se embarca.
Producción: Maneja las operaciones que se generan dentro de un proceso productivo.
Finanzas: Inversiones, cuentas por pagar, compras, inventarios, bancos, contabilidad.
El cumplimiento de un pedido implica una serie de pasos que requiere la coordinación conjunta de varias funciones (ventas, contabilidad y producción).
El administrador participa en las fases de implementación, pruebas y mantenimiento.
Sistemas desde la Perspectiva del Usuario
- Sistemas de procesamiento de transacciones: Apoyo a los empleados de nivel de operaciones.
- Sistemas de información gerencial y sistemas de apoyo a la toma de decisiones: Apoyo a los gerentes.
- Sistema de apoyo a ejecutivos.
Módulo IV: Evaluación de los Sistemas Administrativos
Análisis de los Costos Involucrados en el Desarrollo o Adquisición de un Sistema de Información
Costos que involucra
- El paquete generador del sistema experto.
- El equipo computacional o hardware que se requiera.
- Consultoría especializada.
- Contratación o pago a los ingenieros especialistas.
- El tiempo de los expertos.
- Costos de implantación.
- Costos involucrados con el mantenimiento y seguimiento del sistema.
Costo
Se refiere a los movimientos que puede hacer la empresa para reducir sus costos o bien provocar la reducción de costos a proveedores o clientes, con el fin de obtener un trato preferencial.
Las economías de escala se logran cuando se aumenta el volumen de la ventas de productos o servicios para reducir los costos unitarios, a través de mejores negociaciones con proveedores de servicio debidas a mayor volumen de compra.
Relación Costo-Beneficio
Mide el grado de desarrollo y bienestar de un proyecto.
Toma los ingresos y egresos presentes netos del estado de resultados para determinar cuáles son los beneficios.