El Aprovisionamiento en la Empresa

Las empresas, en el desarrollo de su actividad, necesitan materiales para llevar a cabo su proceso productivo (empresas industriales) o comercializar productos terminados (empresas comerciales) capaces de satisfacer la demanda de sus clientes. El aprovisionamiento es el conjunto de actividades encaminadas a garantizar el suministro de las materias primas necesarias en el proceso productivo y/o de las mercaderías destinadas a la venta, con el fin último de alcanzar los objetivos empresariales.

Para conseguir un aprovisionamiento eficiente hay que tener en cuenta:

• Optimización de la gestión de stocks en el almacén.
• Previsión de las compras basada en datos históricos mediante el uso de un software.
• Comunicación fluida con los proveedores.
• Atención a las necesidades y demandas de los clientes.

La buena gestión del aprovisionamiento capacitará a la empresa para alcanzar los objetivos marcados y desarrollar su actividad de forma más exitosa.

Objetivos del Aprovisionamiento

Los objetivos del aprovisionamiento se marcan a partir de los objetivos generales de la empresa; por tanto, la comunicación y la coordinación entre las diferentes áreas de la empresa son esenciales para el óptimo funcionamiento de la cadena productiva.

El objetivo principal de la función de aprovisionamiento es que la empresa disponga de los productos o materiales precisos con la calidad necesaria, en la cantidad adecuada, en el momento oportuno y al menor coste posible.

Por todo esto, la empresa necesita cumplir con unos objetivos específicos, como son:

• Conseguir un inventario suficiente, capaz de proporcionar un suministro permanente de materiales y servicios, de modo que el funcionamiento de la empresa no se vea afectado.
• Minimizar la inversión en existencias, con el propósito de evitar roturas, pérdidas u obsolescencias de los productos almacenados.
• Reducir los costes de almacenamiento derivados de la maquinaria, los movimientos internos, las reparaciones de los equipos del almacén e incluso la vigilancia de los artículos.
• Disponer de un sistema eficiente de información de inventarios, que proporcione información en tiempo real de la disponibilidad de las existencias.
• Alcanzar una correcta coordinación con el departamento de compras, con el fin de disponer de información sobre la capacidad de almacenaje, la carga y descarga de mercancías y las necesidades de la producción.

La finalidad del aprovisionamiento debe ser alcanzar el máximo de objetivos previstos, ya que de ello dependerá el éxito o el fracaso de la gestión de almacenaje.

Función de Aprovisionamiento

Como todas las funciones de la empresa, el aprovisionamiento también está sujeto a un control presupuestario, por lo que es imprescindible optimizar los recursos para poder cubrir todas las necesidades del día a día.

Plan de Aprovisionamiento

La tarea de aprovisionar debe perseguir los mismos objetivos que la organización, y ha de llevarse a cabo de forma ordenada y coordinada con el resto de departamentos de la empresa.

El plan de aprovisionamiento es el documento que tiene como objetivo la elaboración, programación e implantación del programa de compras para todos los departamentos de la empresa y para un período de tiempo determinado.

Para la empresa, este documento es vital por las siguientes razones:

• Contiene de forma programática los puntos clave para un plan de aprovisionamiento eficiente.
• Incluye, además, algunos de los objetivos globales empresariales.
• Se redactará de forma ordenada y coordinada con el resto de departamentos.
• Debe mejorar, en la medida de lo posible, el plan del año anterior.
• Una vez aplicado, se evaluarán los resultados obtenidos con el fin de diseñar el próximo plan.

Apartados de un Plan de Aprovisionamiento

Análisis Previo

• Análisis del plan de aprovisionamiento anterior.
• Definición de los objetivos globales de la empresa.
• Comparación con el resto de objetivos de la empresa.

Contenido

• Definición de los objetivos específicos de aprovisionamiento de la empresa.
• Análisis de los criterios de almacenaje, aprovisionamiento y compras.
• Programación de la puesta en marcha del plan de aprovisionamiento.
• Desarrollo de un calendario realista en función de los objetivos.

Puesta en Marcha

• Aplicación del plan de aprovisionamiento.
• Comprobación del buen funcionamiento del plan.
• Cumplimiento de los plazos establecidos en el calendario.

Control

• Control de los objetivos planteados inicialmente.
• Valoración de los criterios de calidad.
• Análisis de los resultados obtenidos.

La importancia de la coordinación de todos los departamentos de la empresa reside en que el departamento de marketing o ventas realizará la previsión de la demanda; el departamento de almacén aportará la información de los costes de almacenaje, capacidad, stock e infraestructuras disponibles, y el departamento de producción marcará el ritmo de fabricación. Con toda esta información, el departamento de compras elaborará la información referente al stock óptimo y mínimo, el volumen de pedido, la frecuencia de los pedidos y los presupuestos de compras. Una vez que se ponga en marcha el plan, se comprobará la evolución de los proveedores mediante diversos indicadores que permiten tomar decisiones sobre cambios o medidas de mejora a través de plazos de entrega, errores en la mercancía o gestión de las incidencias.