Concepto de Aprovisionamiento

Definición

Las empresas, en el desarrollo de su actividad, cualquiera que esta sea, necesitan materiales para llevar a cabo su proceso productivo (empresas industriales) o comercializar productos terminados (empresas comerciales) capaces de satisfacer la demanda de sus clientes.

El aprovisionamiento es el conjunto de actividades encaminadas a garantizar el suministro de las materias primas necesarias en el proceso productivo y/o de las mercaderías destinadas a la venta, con el fin último de alcanzar los objetivos empresariales.

Para conseguir un aprovisionamiento eficiente hay que tener en cuenta:

• Optimización de la gestión de stocks en el almacén.
• Previsión de las compras basada en datos históricos mediante el uso de un software.
• Comunicación fluida con los proveedores.
• Atención a las necesidades y demandas de los clientes.

La buena gestión del aprovisionamiento capacitará a la empresa para alcanzar los objetivos marcados y desarrollar su actividad de forma más exitosa.

Objetivos

Los objetivos del aprovisionamiento se marcan a partir de los objetivos generales de la empresa; por tanto, la comunicación y la coordinación entre las diferentes áreas de la empresa son esenciales para el óptimo funcionamiento de la cadena productiva.

El objetivo principal de la función de aprovisionamiento es que la empresa disponga de los productos o materiales precisos con la calidad necesaria, en la cantidad adecuada, en el momento oportuno y al menor coste posible.

Por todo esto, la empresa necesita cumplir con unos objetivos específicos, como son:

• Conseguir un inventario suficiente, capaz de proporcionar un suministro permanente de materiales y servicios, de modo que el funcionamiento de la empresa no se vea afectado.
• Minimizar la inversión en existencias, con el propósito de evitar roturas, pérdidas u obsolescencias de los productos almacenados.
• Reducir los costes de almacenamiento derivados de la maquinaria, los movimientos internos, las reparaciones de los equipos del almacén e incluso la vigilancia de los artículos.
• Disponer de un sistema eficiente de información de inventarios, que proporcione información en tiempo real de la disponibilidad de las existencias.
• Alcanzar una correcta coordinación con el departamento de compras, con el fin de disponer de información sobre la capacidad de almacenaje, la carga y descarga de mercancías y las necesidades de la producción.

La finalidad del aprovisionamiento debe ser alcanzar el máximo de objetivos previstos, ya que de ello dependerá el éxito o el fracaso de la gestión de almacenaje.

Función de Aprovisionamiento

Como todas las funciones de la empresa, el aprovisionamiento también está sujeto a un control presupuestario, por lo que es imprescindible optimizar los recursos para poder cubrir todas las necesidades del día a día. Por ello, la función de aprovisionamiento trata de compaginar dos criterios básicos:

• Económico: Consiste en reducir el coste del aprovisionamiento.
• Técnico: Consiste en disponer de la cantidad máxima de existencias para prevenir posibles retrasos en las entregas de los proveedores. Este factor dependerá en gran medida de la capacidad de almacenaje.

En ocasiones, la gestión de esta función se ve alterada por una serie de factores:

• Descuentos por volumen de compra.
• Oscilaciones de precios.
• Estacionalidad de los productos.

La dificultad a la hora de armonizar estos criterios estriba en que las empresas no disponen de recursos financieros ni de almacenes ilimitados y, además, deben atender simultáneamente otras demandas internas.

Tipos de Aprovisionamiento

Para poder afrontar las dificultades comentadas, las empresas pueden recurrir a tres modalidades de aprovisionamiento en función del tipo de producto:

• Puntual: El aprovisionamiento se realiza en el mismo momento en el que se necesita el producto, ya que su falta no pone en riesgo el funcionamiento de la empresa.
• Pactado: El aprovisionamiento se lleva a cabo en función de un acuerdo con los proveedores en el tiempo de entrega y en la cantidad de mercancía para equilibrar los criterios técnico, económico y espacial.
• De seguridad: El aprovisionamiento se anticipa a posibles retrasos en las entregas de mercancía por parte de los proveedores mediante la generación de un stock de seguridad.

Las empresas pueden utilizar un solo tipo de aprovisionamiento o varios de ellos, a la vez, en función de las diferentes necesidades de cada uno de los departamentos o de los intereses estratégicos de la empresa.

La Cadena de Suministro

La función de aprovisionamiento debe estar plenamente integrada en el organigrama de la empresa, ya que de ella dependerá, en parte, su correcto funcionamiento. La comunicación de los distintos departamentos con el departamento de compras deberá ser, por tanto, muy fluida.

El conjunto de actividades que se llevan a cabo en la función de aprovisionamiento y en las cuales se ven implicadas diversas empresas tiene el nombre de ciclo o cadena de suministro.

Tipos de Cadena de Suministro

La cadena de suministro y el número de intermediarios que la forman se adapta a las necesidades de la empresa y al tipo de suministro que se requiere. Esto hace que se puedan distinguir cuatro tipos de cadena de suministro o aprovisionamiento que influirán en cómo se gestione posteriormente la logística.

• Tradicional: Las empresas tradicionales suelen adoptar un sistema de toma de decisiones individualizado e independiente, ya que el escaso volumen de mercancía que se manipula hace que sea un sistema fácil de controlar. Esta independencia provoca que la información no se controle adecuadamente y se produzcan errores en el proceso de producción (mala estimación del stock, error en la cantidad solicitada, entre otras) que ocasionan retrasos en la entrega de los pedidos.
• Compartida: La gestión informatizada de las empresas ha supuesto un avance en el flujo de información que permite que, aunque la toma de decisiones sea individual, todo eslabón de la cadena tenga acceso a la información, de modo que se evitan los errores que alteran el tiempo de entrega y se ahorran costes.
• De gestión: Es el proveedor quien decide cuánta mercancía envía a cada cliente tomando como base un inventario que se va actualizando de forma conjunta y con un histórico del año anterior como referencia. Esta información permite enviar la mercancía necesaria en cada momento y gestionar la logística de una forma más acertada y eficaz que los métodos anteriores.
• Sincronizada: Las nuevas tecnologías permiten que todas las áreas de una empresa estén conectadas todo el tiempo, de forma que el seguimiento del producto es completo, desde que entra la materia prima hasta que el pedido está listo para ser servido al cliente.