Documentación y estructura de las cuentas anuales

Documentos que integran las cuentas anuales

Las cuentas anuales comprenden los siguientes documentos:

• Balance
• Cuenta de pérdidas y ganancias
• Estado de cambios en el patrimonio neto
• Estado de flujos de efectivo
• Memoria

Estos documentos constituyen una unidad y deben elaborarse de acuerdo con lo estipulado en el Código de Comercio. Las cuentas anuales de las Sociedades Anónimas (S.A.) deben seguir el esquema normal. Todas las sociedades que sigan el modelo normal están sujetas a una auditoría obligatoria.

Formulación de cuentas anuales

• Las cuentas anuales se elaboran cada doce meses, excepto en casos de constitución, cambio de la fecha de cierre del ejercicio o disolución.
• El empresario o los administradores son responsables de formular las cuentas anuales y garantizar su veracidad en un plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio.
• El balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria deben estar debidamente identificados, indicando claramente la denominación social, el domicilio y el ejercicio al que se refieren.
• Las cuentas anuales deben expresar sus valores en euros.
• La Junta General Ordinaria, convocada previamente, se reunirá dentro de los primeros seis meses de cada ejercicio para aprobar, si procede, la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y la aplicación del resultado. Si se aprueban en primera convocatoria, se depositarán en el Registro Mercantil.
• Las cuentas anuales se presentarán en el Registro Mercantil del domicilio social en el plazo de un mes desde su aprobación. Este plazo se cuenta de fecha a fecha; por ejemplo, si se aprueban el 15 de junio, se depositarán el 15 de julio.

Estructura de las cuentas anuales

Las cuentas anuales de las sociedades anónimas (incluidas las laborales), las sociedades de responsabilidad limitada (incluidas las laborales), las sociedades en comandita por acciones y las sociedades cooperativas deben ajustarse al modelo normal. Las sociedades colectivas y comanditarias simples seguirán las normas específicas aplicables.

Cuentas anuales abreviadas

Las sociedades mencionadas anteriormente pueden optar por los modelos de cuentas anuales abreviados en los siguientes casos:

• Balance, estado de cambios en el patrimonio neto y memoria abreviados: Sociedades que, a la fecha de cierre del ejercicio, cumplan al menos dos de las siguientes condiciones:

  • Total de partidas del activo no superior a 2.850.000 euros.
  • Importe neto de la cifra anual de negocios no superior a 5.700.000 euros.
  • Número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no superior a 50.

• Cuenta de pérdidas y ganancias abreviada: Sociedades que, a la fecha de cierre del ejercicio, cumplan al menos dos de las siguientes condiciones:

  • Total de partidas del activo no superior a 11.400.000 euros.
  • Importe neto de la cifra anual de negocios no superior a 22.800.000 euros.
  • Número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no superior a 250.

Si una sociedad pasa a cumplir o deja de cumplir dos de estas condiciones, la situación solo tendrá efectos si se mantiene durante dos ejercicios consecutivos. Las empresas con otras formas societarias no mencionadas, así como los empresarios individuales, están obligados a formular, como mínimo, las cuentas anuales abreviadas. Las sociedades con valores admitidos a negociación en un mercado regulado de la Unión Europea no pueden formular cuentas anuales abreviadas. Las normas para los modelos normales deben adaptarse a las características de los modelos abreviados. El contenido de la memoria abreviada representa la información mínima que deben proporcionar las empresas que la utilicen.

Normas comunes al balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo

• Cada partida debe incluir, además de las cifras del ejercicio actual, las del ejercicio anterior.
• No se incluirán partidas sin importe en el ejercicio actual ni en el anterior.
• La estructura no puede modificarse de un ejercicio a otro, salvo casos excepcionales que se detallarán en la memoria.
• Se pueden añadir nuevas partidas a las previstas en los modelos, siempre que su contenido no esté ya contemplado.
• Se puede subdividir de forma más detallada las partidas de los modelos.
• Se pueden agrupar partidas precedidas de números arábigos en el balance y estado de cambios en el patrimonio neto, o letras en la cuenta de pérdidas y ganancias y estado de flujos de efectivo, si representan un importe irrelevante o si se mejora la claridad.
• Cada partida contendrá una referencia cruzada a la información correspondiente en la memoria.
• Las cuentas anuales deben redactarse con claridad y reflejar la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa, conforme a las disposiciones legales.
• Si la aplicación de las disposiciones legales no es suficiente para mostrar la imagen fiel, se proporcionarán informaciones complementarias en la memoria.
• En casos excepcionales, si una disposición legal en materia de contabilidad es incompatible con la imagen fiel, no será aplicable.
• Las cuentas anuales deben expresar los valores en euros.
• Todos los libros y documentos contables deben llevarse con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras.

Balance

El balance debe presentar de forma separada los bienes y derechos que constituyen el activo de la empresa y las obligaciones que forman el pasivo, especificando los fondos propios. El balance de apertura de un ejercicio coincide con el balance de cierre del ejercicio anterior. Debe presentar los datos de forma equilibrada, cumpliendo la ecuación fundamental de la contabilidad. En el balance figurarán de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto.

• Activo: Comprende el activo no corriente y el activo corriente. El activo corriente incluye los elementos del patrimonio que se espera vender, consumir o realizar en el transcurso del ciclo normal de explotación, así como las partidas cuyo vencimiento, enajenación o realización se espera que ocurra en un plazo máximo de un año desde la fecha de cierre del ejercicio. Los demás elementos del activo se clasifican como no corrientes, es decir, aquellos que permanecerán en la empresa durante más de un ejercicio económico. Se clasifica de menor a mayor liquidez.

• Pasivo: Se diferencia entre pasivo no corriente y pasivo corriente. El pasivo corriente incluye las obligaciones cuyo vencimiento o extinción se espera que ocurra durante el ciclo normal de explotación o en un plazo máximo de un año desde la fecha de cierre del ejercicio. Los demás elementos del pasivo se clasifican como no corrientes, es decir, las deudas que se amortizarán en un plazo superior a un ejercicio económico o un año. Se clasifica de menor a mayor exigibilidad.

• Patrimonio neto: Se diferenciarán, al menos, los fondos propios de las restantes partidas que lo integran.

Cuenta de Pérdidas y Ganancias

La cuenta de pérdidas y ganancias debe presentar de forma separada los ingresos y gastos del ejercicio y, por diferencia, el resultado del mismo. Es un estado contable que tiene como objetivo calcular el resultado que una empresa ha obtenido durante un ejercicio económico, además de explicar la composición del resultado y las operaciones realizadas para llegar a este. También determina los diferentes resultados contables:

• Resultados de explotación: Originados por el desarrollo de las actividades ordinarias de la empresa.
• Resultados financieros: Originados por las inversiones financieras y la financiación ajena de la empresa.
• Resultados extraordinarios: Resultados atípicos, excepcionales y de naturaleza inusual, es decir, sucesos infrecuentes tanto en el pasado como en el futuro.

Memoria

La memoria completa, amplía y comenta la información contenida en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias. Es un documento explicativo que amplía el contenido de otras cuentas anuales y es necesaria para entender mejor la empresa en su conjunto. Al igual que con el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, existen dos modelos: normal y abreviado. El contenido de la memoria no está limitado, pero como mínimo debe incluir:

• Actividad de la empresa: Descripción del objeto social y las actividades a las que se dedica.
• Bases de presentación de las cuentas anuales: Comentarios sobre aspectos que pueden influir en la imagen fiel de la realidad de la empresa, aclarando la información del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias.
• Distribución de los resultados: Información sobre la propuesta de distribución de beneficios.
• Normas de valoración: Criterios contables aplicados a diferentes partidas de la contabilidad.
• Activo inmovilizado: Análisis del movimiento de las partidas del activo inmovilizado.
• Capital social: Número de acciones y valor nominal de las acciones.
• Deudas: Importe global de las deudas de la empresa e información detallada al respecto.
• Empresas del grupo y asociadas: Información de todas las sociedades que coticen en bolsa o de aquellas en las que la empresa posea acciones.
• Gastos: Desglose de la partida de “cargas sociales” de los gastos de personal de la cuenta de pérdidas y ganancias.

Estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN)

El ECPN es obligatorio en el nuevo Plan General de Contabilidad para todas las empresas, con un modelo normal y otro abreviado con los mismos límites que el balance. Tiene dos partes:

• Estado de ingresos y gastos reconocidos: Recoge los cambios en el patrimonio neto por todos los ingresos y gastos, tanto los incluidos en el resultado del ejercicio de la cuenta de pérdidas y ganancias como los que, según las normas de registro y valoración, deban imputarse directamente al patrimonio neto de la empresa. Recoge los cambios en la cuenta de resultados de la empresa.
• Estado total de cambios en el patrimonio neto: Informa de todos los cambios habidos en el patrimonio neto.

Estado de Flujo de Efectivo

Informa sobre la utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes, clasificando los movimientos por actividades e indicando la variación neta de dicha magnitud en el ejercicio.

Patrimonio empresarial

El patrimonio es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una empresa, debidamente valorados en relación con su finalidad. Se compone de:

• Activo: Conjunto de bienes y derechos de una persona o empresa.
• Pasivo (o pasivo exigible): Obligaciones pendientes de pago.
• Neto patrimonial o patrimonio neto: Diferencia entre activo y pasivo.

La identidad fundamental del patrimonio establece que los bienes y derechos de una persona son equivalentes al conjunto de lo que debe y sus fondos propios. El activo representa la estructura económica de la empresa, mientras que el pasivo representa la estructura financiera.

Los elementos individuales del patrimonio empresarial se clasifican según criterios homogéneos. El criterio más utilizado clasifica los elementos de activo según su disponibilidad o liquidez (capacidad de convertirse en dinero efectivo), y los elementos de pasivo según su exigibilidad (cómo y cuándo se deben devolver).

Estructura económica

• Activo no corriente: Elementos del patrimonio vinculados a la empresa durante más de un ejercicio económico. Se corresponde con la masa patrimonial del inmovilizado, como construcciones, máquinas, elementos de transporte, etc. (inmovilizaciones materiales). También incluye las inmovilizaciones inmateriales.

• Activo corriente: Elementos en constante rotación, que se renuevan varias veces en un mismo ejercicio económico. Incluye:

  • Existencias (E): Materiales utilizados en la elaboración del producto o mercaderías ya elaboradas que constituyen la actividad propia de la empresa. Deben sufrir una transformación o venta para convertirse en líquido después de un plazo.
  • Realizable (R): Créditos y derechos a favor de la empresa por operaciones ya realizadas que le permitirán disponer de recursos efectivos en un plazo corto. Incluye situaciones en las que se venden bienes o se prestan servicios y no se cobran, generándose una deuda a favor o un derecho de cobro a corto plazo.
  • Disponible (D) o Efectivo: Elementos líquidos con disponibilidad inmediata.

Estructura financiera

• Patrimonio neto – Pasivo no exigible: Fuentes de recursos financieros que no se tienen que devolver en toda la vida de la empresa. Solo se devolverán en caso de disolución, separación, quiebra o cierre.

• Pasivo no corriente: Fuentes de recursos que se tienen que devolver en un periodo superior a la duración de un ejercicio económico.

La suma del patrimonio neto y el pasivo no corriente se conoce como recursos permanentes.

• Pasivo corriente: Deudas que se tienen que devolver en el ejercicio económico. Se corresponde con la masa patrimonial de exigible a corto plazo. Incluye las deudas a corto plazo de la empresa.

La suma del pasivo no corriente y el pasivo corriente se conoce como pasivo exigible.

Contabilidad

La contabilidad es el proceso de identificación, medida, registro y comunicación de la información económica y financiera derivada de la actividad empresarial, para la formación de juicios y toma de decisiones por parte de los usuarios de la información contable. La empresa, en su objetivo de maximizar beneficios y dar cuenta de los resultados, debe anotar y controlar sus operaciones diarias a través de la contabilidad.

El Plan General de Contabilidad (PGC) es un documento que homogeneiza y normaliza la información contable para que sea comparable y comprensible.

Usuarios de la información contable

Se clasifican en dos grupos:

Usuarios internos

Utilizan la información contable como herramienta de trabajo para controlar el logro de objetivos, el control presupuestario, formular expectativas de ventas y como sistema de apoyo para la toma de decisiones.

• Directivos y mandos intermedios: Toman decisiones para lograr los objetivos (maximización de beneficios, crecimiento, etc.).
• Trabajadores: Les interesa la marcha y los resultados empresariales, ya que su puesto de trabajo depende de ellos.
• Accionistas: Los directivos deben rendirles cuentas. En función de los beneficios y la situación de la empresa, el accionista puede decidir mantener, ampliar o reducir su participación.

Usuarios externos

Personas, empresas o instituciones interesadas en la marcha de la empresa, pero cuyas decisiones son de índole personal y no tienen una repercusión directa en su gestión.

• Inversores: Les interesa la evolución de la cotización de las acciones en la bolsa.
• Bancos y acreedores: Evalúan la solvencia, el riesgo y la capacidad de pago y de generar beneficios y autofinanciación de la empresa.
• Proveedores: Les interesa saber si la empresa podrá cumplir los acuerdos comerciales, como los pagos aplazados.
• Sindicatos: Necesitan información para negociar convenios colectivos, subidas salariales y reajustes de plantilla.
• Poderes públicos (Hacienda, Seguridad Social, etc.): Necesitan conocer la marcha de la empresa y los beneficios para determinar la base imponible de los impuestos.

Requisitos de la información contable

La información contable debe mostrar la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa. Debe ser:

• Objetiva: El PGC y las normas mercantiles estandarizan y normalizan la información contable.
• Verificable: Legitimada por documentos contables que permitan comprobar la realidad de las operaciones.
• Relevante: Recoge todos los hechos importantes de la empresa sin exceso de información que dificulte su comprensión. Debe ser fiable, oportuna y adecuada.
• Comprensible y comparable: Efectiva para la toma de decisiones, fácil de entender y analizar.

Normativa contable

La normativa que regula las obligaciones contables del empresario se concentra en:

• Código de Comercio (C.C.)
• Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas (TRLSA)
• Plan General de Contabilidad (PGC)

Según el C.C., el empresario debe llevar obligatoriamente:

• Libro de inventario y cuentas anuales: Incluye el balance inicial, los balances de comprobación trimestral y las cuentas anuales. Se hace un recuento, valoración y descripción detallada de los elementos del patrimonio y su resultado.
• Libro diario: Recoge de forma sistemática y cronológica las operaciones de la empresa y las variaciones de sus elementos patrimoniales a través de cuentas. También registra los ingresos y gastos diarios que configuran el beneficio al final del ejercicio.
• Libro mayor: No es obligatorio, pero se aconseja su uso. Recoge los mismos hechos que el libro diario.

Plan General de Contabilidad (PGC)

El PGC regula la contabilidad de las empresas en España. Consta de cinco partes:

• Marco conceptual de la contabilidad: Fundamentos, principios, conceptos básicos y criterios para el reconocimiento y valoración de los elementos de las cuentas anuales.
• Normas de registro y valoración: Reglas para valorar las operaciones o hechos económicos y los distintos elementos patrimoniales.
• Cuentas anuales: Estructura y normas para su elaboración y presentación (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria, estado de variación del patrimonio neto y estado de flujos de efectivo).
• Cuadro de cuentas: Relación completa de cuentas y subcuentas, clasificadas en grupos y subgrupos según su naturaleza y características comunes.
• Definiciones y relaciones contables: Definen la naturaleza y contenido de cada cuenta y subcuenta.