Definición y Tipos de Organizaciones

Definición Amplia de Organizaciones

Las organizaciones son unidades sociales o agrupaciones humanas deliberadamente construidas para alcanzar fines específicos. Ejemplos de estas incluyen escuelas, hospitales, ejércitos e industrias.

Definición Específica de Organización Industrial

Se refiere al conjunto de reglas o disciplinas que coordinan los medios destinados a obtener resultados determinados con el mínimo de gastos y esfuerzo.

Bases de una Empresa

Las bases fundamentales de una empresa son: organización, tecnología y mercado.

Teorías Organizacionales

Las teorías organizacionales son conceptualizaciones que buscan establecer las características estructurales de las organizaciones, sus sistemas administrativos, las relaciones de autoridad que se establecen entre ellas, las interrelaciones con su contexto, las actitudes y las formas de comunicación.

Características de las Teorías Organizacionales Clásicas

• División de tareas para optimizar el tiempo.
• Capacitación especializada.
• Procedimientos escritos y estandarizados.
• Jerarquías claramente definidas.
• Incentivación económica como principal motivador.
• Consideración del trabajador como una extensión de la máquina.

Organización Formal e Informal

Organización Informal

Se basa en relaciones que surgen de afinidades personales e intereses comunes. El surgimiento de estos grupos informales dentro de una organización favorece el sentido de pertenencia, involucrando al sujeto tanto racional como afectivamente.

Organización Formal

En la organización formal, los miembros desempeñan funciones interrelacionadas. Se señalan aspectos que configuran una organización, independientemente de su tamaño, actividad o complejidad.

Elementos Clave de la Organización Formal

• Objetivos: Ideas básicas que guían el funcionamiento de la empresa.
• Estrategia: Acciones planeadas para alcanzar los objetivos (cómo se van a hacer las cosas).
• Estructura: Explicitación orgánica de los distintos niveles de comunicación en la empresa.
• Sistemas de comunicación: Procedimientos formales e informales que permiten el funcionamiento de la organización y la toma de decisiones en los distintos niveles de la estructura.
• Estilo de conducción: Reflejo del ambiente cultural de la organización.
• Cuadros jerárquicos: Recursos humanos que ocupan los distintos niveles de la estructura (factor crítico en la organización, con una adecuada cobertura de los puestos gerenciales).

Principios de la Organización Industrial

La industria se basa en producir mucho a bajo costo, por lo que debe adoptar una organización estructural y funcional sujeta a ciertos principios:

1. Delimitar adecuadamente las actividades inherentes a la empresa: producción, compras, contabilidad, seguridad e higiene, etc.
2. Diferenciar entre funciones directivas y de control, y funciones de ejecución.
3. Asignar cada función directiva a quien tenga mayor conocimiento y experiencia en la tarea.

Documentos Internos de una Empresa

Se implementan distintos documentos internos importantes, como:

• Organigramas
• Manual de organización o gestión de calidad
• Manual de procedimientos
• Manual de seguridad e higiene y medio ambiente

Organigramas

Representación gráfica de la distribución de las actividades o jerarquías de una organización. Existen distintos tipos:

• Funcional: Muestra las diferentes gestiones de la empresa.
• Divisional: Muestra grandes áreas o segmentos de la empresa, divididos por productos, mercados o usuarios.
• Matricial: Muestra funciones y divisiones.

Manual de Organización

El manual de organización tiene como fin informar a todos los responsables de las distintas áreas sobre:

1. Designación o nombre oficial del cargo.
2. Enunciado de las funciones que abarca.
3. Descripción de las tareas que le competen.
4. Características del trabajo a desempeñar y las vinculaciones con otras áreas dentro y fuera de la empresa.
5. Sobre quiénes ejerce autoridad y quién la ejerce sobre él.
6. La información que recibe, la que procesa y la que emite.

Manual de Procedimientos

En este manual se detallan todos y cada uno de los procedimientos de las distintas actividades en las diferentes áreas.

¿Qué es un Procedimiento?

Es la manera específica de realizar una actividad, una guía de acción más que de pensamiento. Señala cómo deben realizarse ciertas actividades.

Ítems de un Procedimiento

• Título
• Introducción
• Objetivo
• Alcance
• Responsable
• Vocabulario
• Desarrollo del procedimiento
• Referencia

Las áreas involucradas en el procedimiento son las responsables de su control o ejecución. Las referencias incluyen planillas, manuales y anexos que se utilizan para llevar a cabo el procedimiento.

Objetivos del Manual de Organización y del Procedimiento

1. Proporcionar a terceros y al personal información clara y precisa sobre la estructura.
2. Precisar las funciones y tareas encomendadas a cada puesto.
3. Evitar la duplicidad y omisión de funciones.
4. Servir como instrumento para orientar al empleado en su desarrollo.
5. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo.
6. Facilitar la incorporación del personal nuevo.
7. Aumentar la eficacia de los trabajadores, indicándoles qué deben hacer y cómo.
8. Facilitar las labores de auditoría y la evaluación del control interno.

Niveles de Organización

Los niveles de organización representan las líneas de comunicación, es decir, la línea de autoridad y la línea de responsabilidad. Su correcta definición evita problemas en la empresa, como roces entre el personal.

• a) Ejecutivos de alto nivel jerárquico: Gerente General, Director General, Presidente, Vicepresidente, Secretario, Ministro.
• b) Ejecutivos de rango importante: Gerente, Jefe de Área, Jefe de Zona.
• c) Ejecutivos de rango intermedio: Responsable de Calidad, Ingeniero de Producción, Responsable de Servicio, Jefe de Inspectores.
• d) Ejecutivos subordinados: Jefe de Sucursal, Inspector, Asistente Administrativo, Coordinador de Mantenimiento, Coordinador de Seguridad e Higiene.
• e) Inspectores y capataces: Ejercen el mando directo sobre los operarios, obreros y empleados.

Aportes de Taylor y Hawthorne a la Teoría Organizacional

Taylor

• Descomponer las tareas en series de operaciones.
• Estudiar y determinar con precisión la técnica especial de cada operación.
• Transmitir al obrero esta técnica por medio de una formación sistemática.
• Separar las funciones de preparación (dirección) de las de ejecución (personal).
• Especializar las funciones de dirección y las de ejecución.
• Distribuir los beneficios sobre bases equitativas.

Hawthorne

• El trabajo es una actividad grupal.
• El mundo social adulto está organizado por el trabajo.
• Para crear actitudes positivas, es más importante atender a la necesidad de reconocimiento, seguridad y sentido de pertenencia que a las condiciones físicas del trabajo (conclusiones de la 1ª y 2ª etapas).
• La presentación de un problema o queja no es necesariamente una exposición objetiva de los hechos, sino que puede indicar desajustes personales por causas originadas fuera del ámbito del trabajo (3ª etapa).
• Los grupos de trabajo ejercen fuertes controles sobre los hábitos de trabajo y las actitudes del trabajador, estando el nivel de producción regulado por el grupo (4ª etapa).