FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO.
La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa (producción y/o venta)
Y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de producción o comercialización.
El objetivo global de la función de aprovisionamiento es suministrar al departamento de producción los materiales necesarios (materias primas, recambios, envases…) para la fabricación y al departamento de ventas los productos que ha de comercializar, además de organizar las diferentes existencias que se generan en este proceso. Habitualmente el departamento que se encarga de este proceso es el departamento de compras o departamento de aprovisionamiento.
La función de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales: compras, almacenamiento y gestión de inventarios.
• En primer lugar, el encargado de realizar las compras de productos que necesita el departamento de producción o el departamento comercial (dependiendo de si la empresa es productora o es comercial) ha de tener en cuenta: el precio, la calidad, plazo de entrega, condiciones de pago, servicio posventa, etc. Esto implica hacer una óptima selección de los proveedores para rentabilizar al máximo estas variables, que determinan la realización de las compras.
• En segundo lugar, la función de aprovisionamiento implica disponer de almacenes para guardar los productos comprados mientras el departamento de producción no los necesite. Una vez que se ha fabricado el producto, éste también se ha de almacenar mientras el departamento comercial no lo vende a sus clientes. Para todo esto se necesita un espacio físico donde ordenar y guardar convenientemente los productos comprados o fabricados, es decir, un sistema organizativo para clasificar y gestionar las existencias almacenadas.
• Y en tercer lugar, es necesario desarrollar un sistema de gestión de inventarios, que tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la producción y la comercialización.
El mantenimiento de las existencias genera unos costes muy importantes que se deben minimizar, sin dejar por ello de maximizar el servicio que dan las existencias. En este aspecto debemos considerar la gestión de inventarios como una política de empresa.
Por todo ello, la función de aprovisionamiento supone un período de tiempo, ya que hay un conjunto de actividades que tienen un orden cronológico. Así pues, podemos considerar el ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en que son entregados los productos vendidos a los clientes.
Este ciclo es diferente si se trata de una empresa productora o de una empresa comercial.
• El ciclo de una empresa productora es el siguiente:
Como podemos ver, la empresa productora comienza con las compras de los materiales necesarios para la producción, los cuales, mientras no se utilizan, permanecen en el almacén (existencias). Una vez que se han fabricado los productos destinados a la venta, también están en el almacén mientras no se venden (existencias). Es decir, en el almacén se generan movimientos por cuatro motivos: entrada de las compras, salida para la producción, entrada del producto fabricado y salida del producto para la venta.
• En el caso de una empresa comercial, el ciclo de aprovisionamiento implica menos movimientos, ya que la actividad de la empresa es comercializar y distribuir un producto, es decir, una actividad de compraventa sin ninguna transformación. El ciclo se reduce a dos movimientos, entradas por compras y salidas por ventas.
También pertenecen a este grupo las empresas de servicios que no sean comerciales ya que deben tener unas existencias en sus almacenes, los materiales necesarios para realizar el servicio que ofrecen.
LAS EXISTENCIAS: CONCEPTO Y TIPOS
Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes y que cumplen una serie de funciones específicas dentro de la gestión del aprovisionamiento. Las existencias se denominan STOCKS o INVENTARIOS; los dos términos se pueden considerar como sinónimos.
Según las características de la empresa, se pueden determinar diferentes tipos de existencias en función de su utilidad o de su posición en el ciclo de aprovisionamiento:
• MATERIAS PRIMAS.
Son aquellas que mediante la transformación o la elaboración se destinan a formar parte de los productos fabricados.
• PRODUCTOS SEMIELABORADOS.
Son los productos elaborados por la empresa y no destinados normalmente a la venta hasta que no son objeto de elaboración, incorporación o transformación posterior.
• PRODUCTOS EN CURSO.
Son los que se encuentran en proceso de formación o de transformación al cierre del ejercicio económico.
• PRODUCTOS ACABADOS O TERMINADOS.
Son aquellos productos fabricados por la empresa y destinados al consumo final o a la utilización que puedan hacer otras empresas.
• MERCADERÍAS o EXISTENCIAS COMERCIALES.
Son los materiales comprados por la empresa y destinados a la posterior venta o comercialización, sin transformación.
• OTROS APROVISIONAMIENTOS.
Son los elementos incorporables, por ejemplo, combustible, recambios, embalajes, envases y material de oficina.
• SUBPRODUCTOS (de carácter secundario o accesorio respecto de la fabricación principal), RESIDUOS (obtenidos al mismo tiempo que los productos, y pueden ser utilizados, vendidos o inservibles) y MATERIALES RECUPERABLES (se reutilizan después de la producción).
Se puede realizar otra agrupación distinta atendiendo al origen o destino de las existencias:
DE PROVEEDORES
MATERIAS PRIMAS Recursos productivos sin transformación previa por ninguna empresa PRODUCTOS INTERNOS Productos que han sufrido algún tipo de transformación previa en una empresa REPUESTOS Piezas para la sustitución por desgaste de otras en máquinas. RECAMBIOS Piezas para la sustitución por avería de otras en máquinas.
Suponen un coste elevado porque se deben abonar a los proveedores, hasta que se recuperen con las ventas.
PARA CLIENTES
MERCADERIAS Productos terminados listos para la venta por empresas que no los transforman posteriormente. PRODUCTOS TERMINADOS Productos fabricados por la empresa disponibles para su venta. PRODUCCIÓN EN CURSO DE FABRICACIÓN Productos con algún tipo de transformación que todavía deben transformarse para su venta.
Suponen un coste por el mantenimiento y caducidad que representan.
LA GESTIÓN DE INVENTARIOS
Las empresa desarrollan continuamente su actividad, y esto exige disponer previamente de todos los elementos necesarios para ello.
El STOCK o número de unidades que una empresa tiene en cada momento almacenados, tanto de materiales como de artículos para la venta, se denomina INVENTARIO.
Para garantizar la continuidad de su actividad y satisfacer la demanda de sus clientes, cualquier empresa se ve obligada a mantener en sus almacenes tres tipos de inventario:
1. Un stock de materiales almacenados para ir alimentando el proceso productivo (materias primas y auxiliares), de tal forma que no se vea en la necesidad de paralizar dicho proceso porque los materiales se han agotado.
2. Un stock de productos en curso de fabricación para que no se detenga en ningún momento ninguna de las fases de fabricación.
3. Un stock de productos terminados que garantice que no va a quedarse ningún cliente sin atender por falta de productos en almacén.
Por tanto, mantener inventarios tiene como objetivo facilitar la continuidad del proceso productivo y satisfacer los pedidos de los clientes. Para ello, deben ajustarse las entradas o compras de materiales con las salidas o consumo de los mismos.
La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos:
− Para evitar una RUPTURA DE STOCKS, es decir, no quedarse sin productos si hay un incremento inesperado de la demanda, ya que esto podría provocar que algunos clientes se fueran a la competencia.
− Cuando hay una diferencia importante en los ritmos de producción y distribución, porque la demanda dependa de la época del año. Por ejemplo, helados en invierno o abrigos en verano.
− Cuando la empresa obtiene importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad. Esto contribuye a reducir los costes de los productos.
En general, las existencias de la empresa permiten compatibilizar mejor los ritmos de compras, producción y ventas, suavizando las diferencias, de esta forma se puede aprovechar mejor las oportunidades de negocio y reducir el efecto negativo de las amenazas (inflación, incremento inesperado de la demanda, incumplimiento en el plazo de entrega, etc.).
La empresa dedica una parte de sus recursos a mantener un cierto nivel de existencias, ya que la gestión de las existencias genera una serie de costes relevantes económicamente.
LOS COSTES DE LOS INVENTARIOS
Si bien los inventarios son necesarios para las empresas, el tamaño de los mismos requiere considerar sus costes. En la medida en que los inventarios son mayores, es menor el riesgo de una paralización de la producción o de no poder atender a los clientes. Pero mantener grandes inventarios conlleva costes, tanto más elevados cuanto más grandes sean los stocks almacenados; por ello, es preciso conocer cuáles son esos costes.
COSTES DE ALMACENAMIENTO O DE MANTENIMIENTO DE INVENTARIOS
También se pueden llamar COSTES DE POSESIÓN DE STOCKS.
Estos costes serán tanto mayores cuanto más grande sea el volumen medio de existencias en almacén a lo largo del año. En la medida que el nivel de existencias aumenta, son mayores los costes del capital invertido en su adquisición. Además, hay que incluir gastos de alquiler o amortización de los locales, de control y mantenimiento, posible obsolescencia y deterioro de productos almacenados, seguros, etc.
Pueden ser:
⇒ Administrativos. Costes del personal administrativo y del sistema de gestión y de administración.
⇒ Operativos. Costes del personal del almacén, de los equipos de manipulación y seguros de las existencias contra riesgos diversos.
⇒ De espacio físico. Costes de alquiler de locales, amortizaciones (gasto de la empresa para compensar la depreciación física de sus inversiones, es decir, la pérdida de valor a causa del uso o del tiempo), impuestos, seguros del edificio, calefacción, ventilación, equipos frigoríficos, etc.
⇒ Económicos. Costes de obsolescencia (depreciación económica; pérdida de valor de las inversiones por causas económicas; una máquina es obsoleta cuando su tecnología está desfasada, aunque no haya depreciación física) y depreciación de las existencias.
⇒ Financieros. Coste de los intereses pagados por la financiación de los capitales invertidos en mantener las existencias. En el caso de que la financiación del stock sea propia, la empresa incurre en un coste de oportunidad.
COSTES DE REPOSICIÓN O DE REALIZACIÓN DE PEDIDOS
Incluye todos los costes derivados de realizar un pedido: gastos de administración, transporte, seguro de la mercancía, su descarga etc.
También llamados COSTES DE RENOVACIÓN DEL STOCK.
COSTES DE RUPTURA DE INVENTARIOS
La ruptura se produce cuando la producción o las ventas han de detenerse por no disponer de existencias en el almacén. Cuando esta ruptura afecta al almacén de productos terminados, la empresa no puede atender la demanda de los clientes, con la consiguiente pérdida de ventas y de imagen de la empresa. Si la ruptura se produce en el inventario de materias primas, la empresa tiene que ralentizar o detener su producción. Evidentemente, el riesgo de incurrir en estos costes es tanto mayor cuanto menor sea el volumen medio de existencias.
Cuando se realizan grandes pedidos, aumenta el volumen de existencias, con lo que se reducen los costes de realización de pedidos (se tendrán que hacer menos pedidos) y de ruptura de inventarios, pero aumentan los de almacenamiento.
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