Definición de Control Interno

El control interno es un proceso llevado a cabo por la dirección, la gerencia y otros miembros del personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con respecto al logro de los objetivos relacionados con la efectividad y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información financiera, y el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Estructura del Control Interno

Los componentes del control interno se consideran un conjunto de normas utilizadas para medir y determinar su efectividad. Para operar la estructura del control interno, se requieren los siguientes componentes:

Ambiente de Control Interno

Se refiere al establecimiento de un entorno que estimula las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. El personal es la esencia de la entidad, así como sus atributos individuales, como la integridad y los valores éticos. Los elementos que conforman el ambiente interno son:

• Integridad y valores éticos.
• Autoridad y responsabilidad.
• Estructura organizacional.
• Políticas de personal.

Evaluación del Riesgo

Evaluar el riesgo de un evento o acción implica la identificación, el análisis y el manejo de los riesgos relacionados con la elaboración de los estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos de control interno. Esto debe ser revisado por los auditores internos o externos. Parte de la evaluación de los riesgos incluye:

• Los objetivos deben ser establecidos y comunicados.
• Identificación de los riesgos internos y externos.
• Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento.
• Evaluación del medio ambiente interno y externo.

Actividades de Control Gerencial

Se refiere a las acciones que realizan la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Aquí se muestra la forma correcta de hacer las cosas, así como el dictado de políticas y procedimientos, y la evaluación de su cumplimiento, lo cual constituye el medio más idóneo para el logro de los objetivos de la entidad. Estas se pueden dividir en tres categorías:

• Controles de operación.
• Controles de información financiera.
• Controles de cumplimiento.

Comprenden también la protección y conservación de activos, y controles de programas computarizados.

Elementos de las actividades de control gerencial:

• Políticas para el logro de objetivos.
• Coordinación entre las dependencias de la entidad.
• Diseño de las actividades de control.

Sistema de Información y Comunicación

Está constituido por los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para tomar decisiones adecuadas y poder elaborar informes financieros confiables. Los elementos que conforman el sistema de información son:

• Identificación de información suficiente y relevante, y su comunicación en forma oportuna.
• Revisión de los sistemas de información.

Actividades de Monitoreo

Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Este debe orientarse a la identificación de controles débiles, insuficientes o necesarios para promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: durante las actividades diarias, de manera separada (por personal que no es responsable directo) o mediante la combinación de ambas.

Elementos:

• Monitoreo del rendimiento.
• Revisión de los supuestos.
• Aplicación de procedimientos de seguimiento.
• Evaluación de la calidad del control interno.

Métodos y Técnicas de Evaluación del Control Interno

Muestreo Estadístico

Es el proceso de evaluación de altos volúmenes de documentos, por lo que el auditor se ve obligado a programar pruebas de carácter selectivo para hacer inferencias sobre la confiabilidad de sus operaciones. Para dar certeza de su objetividad:

• La muestra debe ser representativa.
• El tamaño de la muestra varía de manera inversa respecto a la calidad del control.
• El examen debe ser exhaustivo.
• Siempre habrá un riesgo de que la muestra no sea representativa y la conclusión no sea adecuada.

Cuestionario

Consiste en usar como instrumento cuestionarios previamente formulados, con base en preguntas las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen. De estas respuestas, el auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos para ayudar a determinar si los controles operan como deben.

Flujogramas

Es aquel que se expone por medio de cuadros o gráficos. Debe visualizar el flujo de información y los documentos que se procesan, y elaborarse usando símbolos estándar para que quienes conozcan los símbolos puedan extraer la información. Las ventajas de esto son que representa un ahorro de tiempo y es flexible para conocer las características del control interno. Como desventajas, puede ser laborioso y su empleo es más generalizado.

Narrativo

Consiste en describir las diferentes actividades de los departamentos, funcionarios y empleados que intervienen en el sistema. La descripción se debe hacer siguiendo el curso de las operaciones y debe detallar ampliamente los métodos contables y administrativos en vigor. El contador debe preparar notas relativas que cubran todos los aspectos de su revisión, con sus observaciones respecto a las deficiencias del control interno encontradas.

Estudio y Evaluación del Control Interno por Ciclos de Transacciones

Consiste en identificar ciclos de transacciones cuyo control interno estará sujeto a revisión y evaluación. Esta identificación incluye determinar las funciones aplicables a cada ciclo con base en las características específicas del mismo.

Análisis Factorial

Consiste en la distinción e identificación de los factores que concurren en los resultados de operación de una entidad para llegar al conocimiento de cada factor y determinar su contribución en el resultado de las operaciones realizadas. La identificación, el análisis y el estudio de los factores dependerán de la actividad y el propósito de la entidad. El auditor debe apoyarse del uso de cuestionarios y complementarlo con la aplicación de razones financieras simples, comparando los componentes de cada factor.

Papeles de Trabajo en Auditoría

Son el conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditoría aplicados. Con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente. Se debe efectuar un trabajo completo y libre de información superflua, y organizar los papeles de tal manera que sea fácil su localización y entendimiento por otras personas.

Los papeles de trabajo se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe.

Objetivos de los Papeles de Trabajo

• Facilitar la preparación del informe.
• Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.
• Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informes para los organismos de control y vigilancia del estado.
• Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
• Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoría aplicados.
• Servir de guía en revisiones subsecuentes.
• Cumplir con las disposiciones legales.

Características de los Papeles de Trabajo

• Deben incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones. Además, se deben relacionar con los papeles de trabajo mediante índices cruzados.
• Deben contener índices, marcas y referencias adecuadas, además de todas las cédulas y resúmenes que sean necesarios.
• Deben estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.
• Deben ser supervisados e incluir constancia de ello.
• Deben ser completos y exactos, mostrando su naturaleza y alcance realizado, y sustentar debidamente los resultados y recomendaciones.
• Deben redactarse con tanta precisión y claridad que no requieran explicaciones adicionales.
• Deben ser pertinentes, por lo cual solo deberán contener la información necesaria para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría.
• Deben ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y comentarios.

Requisitos de la Evidencia en los Papeles de Trabajo

• Importancia: Cuando la evidencia guarde una relación lógica y patente con el hecho que se desee demostrar.
• Pertinencia: La evidencia deberá ser congruente con los resultados, conclusiones y recomendaciones.

Clasificación de los Papeles de Trabajo

Archivo Permanente o Expediente Continuo

Este se inicia en la etapa de planeación de la auditoría, cuando se obtiene información general sobre el ente por auditar y se concentran los documentos relativos a los antecedentes, constitución, organización, operación, normativa jurídica y contable, e información financiera y programático-presupuestal, actas y documentos de entrega-recepción de los entes fiscalizables. (Se actualizará con información de nuevas auditorías o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes)

Papeles de Trabajo del Periodo

Se elaboran y obtienen en el transcurso de la auditoría. En ellos se deja evidencia del proceso de planeación y del programa de auditoría, del estudio y evaluación del control interno, del análisis de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras, del registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría, de la supervisión realizada, de la persona que aplicó los procedimientos y de la fecha en que se realizó el trabajo, de las conclusiones y del informe de auditoría en que se incluyan las recomendaciones formuladas.

Cédulas Sumarias o de Resumen

En estas se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del área, programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen. Estas cédulas deben contener los principales indicadores contables o estadísticos de la operación, así como su comparación con los estándares del periodo anterior, con el propósito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran explicación de algún procedimiento.

Cédulas Analíticas

Además de contener el análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento del área por revisar, se debe detallar la información obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos. Esta información debe ser agrupada o clasificada de tal forma que permita detectar fácilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, además de agregarle los comentarios que se requieran.

Cédulas Sub-Analíticas

Por medio de estas se desagregan o analizan con detalle los datos contenidos en una cédula analítica. Ejemplo: en la cuenta de inversiones en valores, la cédula sería aquella que mostrara los saldos mensuales de las cuentas de inversión.

Cédula de Observaciones

En esta cédula se resumirán todas las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la revisión.

Cédulas de Informes

Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las cédulas en que se presenten las conclusiones, se integrará al inicio del expediente de papeles de trabajo un informe donde se exponga brevemente los antecedentes de la auditoría, los procedimientos de auditoría aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama del trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender.

Cédulas de Seguimiento de Recomendaciones

Si del trabajo se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales, será necesario dejar constancia de ellos en cédulas de discusión o de comentarios y después en cédulas de control de seguimiento.

Índices y Marcas de Auditoría

Los índices son claves convencionales de tipo alfabético, numérico o alfanumérico, que permiten clasificar y ordenar los papeles de trabajo de manera lógica y directa para facilitar su identificación, localización y consulta. Se utilizan a manera de cruces o referencia cruzada, de esta manera se podrá vincular la información contenida en dos o más cédulas.

Importancia de los Papeles de Trabajo

El propósito de elaborar los papeles de trabajo es dejar evidencia de las auditorías realizadas; de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría aplicados; y de las conclusiones a que se llegó. Asimismo, su objetivo es dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de auditoría y de que el trabajo se efectuó de conformidad con las normas de auditoría. También deben hacer constar la supervisión y formulación de informes.

Evidencia de Auditoría

Es la información utilizada por el auditor para alcanzar las conclusiones en las que basa su opinión. La evidencia de auditoría incluye tanto la información contenida en los registros contables de los que se obtienen los estados financieros, información que sustenta y corrobora las afirmaciones de la dirección, como cualquier otra información que contradiga dichas afirmaciones.

Clasificación de la Evidencia

Evidencia Física

Se obtiene mediante inspección y observación directa de actividades, bienes o sucesos. La evidencia de esta naturaleza puede presentarse en forma de memorándum (donde se resume los resultados de la inspección o de la observación), fotografías, gráficos, mapas o muestras materiales.

Evidencia Documental

Consiste en información elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administración, relacionados con su desempeño.

Evidencia Testimonial

Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de indagaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditoría deberán corroborarse, siempre que sea posible, mediante evidencia adicional. También será necesario evaluar la evidencia testimonial para cerciorarse de que los informantes no hayan estado influidos por prejuicios o tuvieran solo un conocimiento parcial del área auditada.

Evidencia Analítica

Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos, separación de la información en sus componentes.

Competencia de la Evidencia

Los auditores reciben muchos datos e información relativos a las operaciones y los estados financieros de una empresa. A partir de estos, los auditores deben seleccionar aquellos que le permitan evaluar la validez de las declaraciones de la administración, lograr sus objetivos de auditoría y expresar una opinión en cuanto a la corrección de los estados financieros. Para que los datos e información sean considerados competentes como evidencia de auditoría, deben tener varias características, a saber:

• Suficiente: Evidencia objetiva y convincente que baste para sustentar los resultados y recomendaciones.
• Apropiada: La evidencia deberá ser válida y confiable, es decir, las pruebas realizadas deben corresponder a la naturaleza y características examinadas.

Para esto, la evidencia debe cumplir una serie de características:

• Relevancia: La información debe tener una relación lógica con la decisión a tomar.
• Autenticidad: El asunto debe representar realmente lo que se supone que es.
• Verificabilidad: Es el requisito que permite que dos o más auditores lleguen por separado a la misma conclusión.
• Neutralidad: Es el requisito respecto a que esté libre de prejuicios.

Obtención de la Evidencia

El auditor debe obtener evidencia suficiente y competente mediante la aplicación de pruebas y procedimientos sustantivos y/o métodos (técnicas) para fundamentar su opinión y conclusiones sobre los estados financieros y otras actividades materia de la auditoría.

• Pruebas de control: Se realizan con el objeto de obtener evidencia sobre la idoneidad del sistema de control interno y contabilidad.
• Pruebas sustantivas: Consisten en examinar las transacciones y la información producida por la entidad bajo examen, aplicando los procedimientos de auditoría, con el objeto de validar las afirmaciones y para detectar las distorsiones materiales contenidas en los estados financieros.

Métodos y Procedimientos para Obtener Evidencia

• Inspecciones: Comprende la inspección documental y examen físico.
• Inspección documental: Consiste en examinar registros, documentos o activos tangibles. La inspección de registros y documentos proporciona evidencia en la auditoría de grados variables de confiabilidad dependiendo de su naturaleza y fuente y de la efectividad de los controles internos sobre su procesamiento.
• Examen físico: Es la técnica de la auditoría mediante el cual el auditor verifica la existencia de los activos tangibles para obtener evidencia en la auditoría con respecto a su inclusión en el activo, pero no necesariamente a su propiedad o valor.
• Observación: Consiste en presenciar un proceso o procedimientos que están siendo realizados por otros.
• Indagación mediante entrevista: Consiste en buscar la información adecuada, dentro o fuera de la organización del cliente. Las indagaciones pueden ser por escrito y en forma oral, y deben documentarse.
• Confirmación: Es la respuesta a una pregunta o solicitud, para corroborar la información obtenida en los registros contables. Las confirmaciones pueden ser orales o escritas; las manifestaciones por escrito, bajo la forma de carta de manifestaciones dirigidas al auditor, generalmente estarán firmadas por funcionarios responsables.
• Cálculo: Consiste en comprobar directamente la exactitud aritmética de los documentos de origen y de los registros contables, o desarrollar cálculos independientes comprobatorios.
• Procedimientos analíticos: Consisten en utilizar los índices y tendencias significativas para determinar la liquidez, posición financiera, capacidad de endeudamiento, rentabilidad y gestión empresarial; así como, las fluctuaciones y relaciones inconsistentes en los componentes del balance general y estado de resultados. A través de esta información se lleva a cabo una adecuada planificación y desarrollo de la auditoría.
• Comprobación: El auditor dedica la mayor parte de la auditoría a los asuntos donde es mayor la posibilidad de error o información equivocada. Un método para determinar estas áreas es la comparación.
• Muestreo: El muestreo en auditoría se define como la aplicación de procedimientos de auditoría a menos del 100% de las transacciones o ítems de un tipo determinado o de una cuenta del balance, de tal manera que todas las unidades presenten la misma probabilidad de ser seleccionadas. La población se define como el conjunto íntegro de datos sobre el que se selecciona la muestra y sobre el cual el auditor desea obtener sus conclusiones.

Confiabilidad y Fuentes de Evidencia en Auditoría

Para que la evidencia de auditoría sea aceptable, debe ser confiable y estar influenciada por la fuente (externa e interna) y forma como se obtiene (visual, documentos u oral). Los siguientes criterios ayudarán a evaluar la confiabilidad de la evidencia en la auditoría:

• La evidencia obtenida de fuentes externas es de mayor confiabilidad que la obtenida dentro de la empresa. Por ejemplo, las confirmaciones recibidas de una tercera persona son más confiables que las generadas internamente.
• La evidencia generada internamente es más confiable cuando los sistemas de contabilidad y de control interno relacionados son efectivos.
• La evidencia obtenida directamente por el auditor es más confiable que la obtenida en la propia entidad.
• La evidencia en la auditoría en forma de documentos y manifestaciones escritas es más confiable que las manifestaciones orales.

Dictamen de Estados Financieros

El Dictamen de Estados Financieros es la opinión profesional que expresa el Contador Público Independiente, respecto a si dichos estados presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, las variaciones en el capital contable y los flujos de efectivo de una empresa, de acuerdo con las normas de información financiera.

Título del Informe

Se requiere usar un título apropiado que permita al usuario identificar el dictamen del auditor, y distinguirlo en forma precisa y diferencial de otros informes producidos por la administración.

Destinatario del Informe

El informe puede dirigirse a la entidad cuyos estados financieros han sido auditados, o a su junta directiva o a sus accionistas. También puede ser dirigido a los socios o al propietario del negocio, según el caso.

Párrafo Introductorio

El dictamen debe identificar en forma clara los estados financieros que han sido examinados. La identificación debe incluir en forma precisa el nombre de la entidad y la fecha y período cubierto por los estados financieros, así como la declaración de la responsabilidad de la administración y el auditor. El dictamen del auditor deberá incluir una declaración de que los estados financieros son la responsabilidad de la administración de la entidad, y una declaración de las responsabilidades del auditor es expresar una opinión sobre los estados financieros basada en la auditoría.

Párrafo de Alcance

El dictamen de auditoría deberá describir el alcance de la auditoría declarando que la auditoría fue conducida de acuerdo con las normas internacionales de auditoría o de acuerdo con normas o prácticas nacionales relevantes según lo apropiado.

Párrafo de Opinión

Esta opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros se refiere a todos sus aspectos de importancia relativa, la situación financiera de la Entidad a la fecha del Balance General, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo por el período entonces terminado, de conformidad con Normas y Principios de Contabilidad de Aceptación General.

Fecha del Dictamen

El auditor deberá fechar el dictamen en la fecha de terminación de la auditoría. La fecha del informe del auditor es importante porque representa la fecha en la que se completó el trabajo en la oficina del cliente, hasta la cual el auditor obtuvo una razonable seguridad de que los estados financieros no contienen errores significativos. La fecha será el último día del trabajo en las oficinas de la empresa auditada y debe comprender los hechos subsecuentes a la fecha del dictamen de los estados financieros, de acuerdo con normas de auditoría y procedimientos que se aplican normalmente.

Dirección del Auditor y Firma del Auditor

El dictamen deberá nombrar una locación específica, que normalmente es la ciudad donde el auditor mantiene la oficina que tiene responsabilidad de la auditoría. La firma es la del Contador Público Colegiado (CPC) que suscribe el informe y la firma de auditores a la cual pertenece.

Tipos de Opiniones

Opinión Sin Salvedades

Se emite cuando, al obtener la evidencia suficiente y competente, el auditor se satisfaga plenamente sobre la razonabilidad de los estados financieros. Esta satisfacción del auditor se presenta en el informe de una manera clara y afirmativa, de que la auditoría se ha preparado de acuerdo a las normas internacionales de información financiera, y también de acuerdo a las normas y disposiciones estatutarias y reglamentarias.

Opinión Con Salvedades

Se emite cuando el auditor concluye que no puede emitir una opinión limpia. Esta se debe expresar como un “Excepto por” los efectos del asunto a que se refiere la salvedad cuando sea relativa a desacuerdos con la administración respecto de los estados financieros. Cuando el alcance del examen ha sido restringido, las revelaciones son inadecuadas o incompletas, por lo cual no está conforme a las normas internacionales de información financiera.

Limitaciones al Alcance

Existe una limitación al alcance cuando el auditor no puede aplicar uno o varios procedimientos de auditoría, o éstos no pueden practicarse en su totalidad. Ante una limitación al alcance, el auditor debe decidir entre denegar la opinión o emitirla con salvedades, lo cual depende de la importancia de la limitación. Para ello hay que tener en consideración:

• La naturaleza y significación del efecto potencial de los procedimientos omitidos.
• La importancia relativa de la cuenta o cuentas afectadas.

En un informe de auditoría, una limitación al alcance tiene efecto sobre el párrafo de alcance y el párrafo de opinión, dado que se debe dejar en manifiesto no sólo en la opinión esta circunstancia, sino que también en el alcance se debe dejar en evidencia la imposibilidad de realizar una parte del trabajo.

Incertidumbres

Esta se define como un asunto o situación de cuyo desenlace final no se tiene certeza a la fecha del balance, por depender de que ocurra o no un hecho futuro. Por ello, ni la entidad puede estimar razonablemente ni puede determinar si las cuentas anuales han de ser ajustadas.

Opinión Negativa

Es cuando el auditor manifiesta que las cuentas anuales tomadas en su conjunto no representan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, del resultado de las operaciones o de los cambios de la situación financiera de la entidad auditada, de conformidad con las normas internacionales de información financiera. Mencionándose en el párrafo intermedio, explicando en detalle las razones principales que lo llevaron a emitir tal opinión.

Abstención de Opinión

Es cuando el auditor no ha obtenido la evidencia necesaria para formarse una opinión sobre las cuentas anuales tomadas en conjunto, ya sea por limitaciones o incertidumbres u otras razones, las cuales debe manifestar en su informe que no le es posible expresar una opinión sobre la misma, debidamente en el párrafo de alcance.

Interesados en los Estados Financieros Dictaminados

Diversas instancias están permanentemente interesadas en que los estados financieros de las empresas estén dictaminados. Entre estos interesados se encuentran los siguientes:

• Los accionistas o propietarios.
• Directores generales y administradores.
• Los proveedores.
• Los acreedores.
• Los trabajadores.
• Las autoridades gubernamentales.

Importancia del Dictamen

La expresión de la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros una vez culminado el examen es el servicio más importante y valioso prestado por la profesión del Auditor. Es en el dictamen de Auditoría de Estados Financieros donde se comunica la conclusión y recomendación a la que ha llegado el auditor sobre la presentación de los mismos. Y es precisamente la necesidad de una opinión profesional e independiente la que fundamenta la existencia del Dictamen de Estados Financieros.