P LANIFICACIÓN
Al diseñar un ambiente para el desempeño eficaz de las personas que trabajan en grupos, la tarea más importante de un administrador es asegurarse de que todos comprendan los propósitos y objetivos del grupo y sus métodos para lograrlo. Para que el esfuerzo del grupo sea eficiente, las personas deben conocer lo que se espera de ellas. Esta es la función de la Planificación. Es la más básica de todas las funciones administrativas.
PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN
CONTRIBUCIÓN A LOS OBJETIVOSEl propósito de cada plan y de todos los planes de apoyo es favorecer el logro de los objetivos de la empresa
SUPREMACÍA DE LA PLANIFICACIÓN
Por lógica, la planificación precede a todas las demás funciones administrativas
EFICIENCIA DE LOS PLANES
La eficiencia de un plan se mide por su aporte al propósito y a los objetivos, en contraste con los costos necesarios para formularlo y operarlo por las consecuencias no deseadas
FACTOR LIMITANTE
Al seleccionar entre alternativas, cuanto mayor sea la precisión con que las personas puedan reconocer y eliminar aquellos factores limitantes o críticos para el logro de la meta deseada, con mas facilidad y exactitud podrán seleccionar la alternativa correcta
COMPROMISO
La planificación lógica debe abarcar un periodo futuro indispensable para pronosticar lo mejor posible, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos que intervienen en la decisión tomada
FLEXIBILIDAD
Al incluir la flexibilidad en los planes disminuirá el peligro de perdidas debidas a acontecimientos inesperados, pero se debe ponderar el costo de la flexibilidad contra sus ventajas
CAMBIO DE RUMBO
Cuanto más comprometan las decisiones de planificación a las personas a seguir una ruta futura, más importante será verificar periódicamente los acontecimientos y las expectativas y rediseñar los planes para mantener el curso hacia una meta deseada
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
La planeación es un proceso que empieza por definir los objetivos y los planes para alcanzarlos. En esta definición, el establecimiento de los objetivos a alcanzar es el punto de partida de la planeación. La fijación de objetivos es la primera actividad que debe hacerse: saber a dónde se pretende llegar, para saber exactamente cómo llegar hasta allá.Los objetivos son los resultados futuros que se espera alcanzar.
TIPOS DE PLANES
Existen muchas clases de planes, las principales variables de clasificación son la amplitud del plan, su especificidad, el plazo que abarca y el nivel de la empresa en que se formulan, la tipología es la siguiente:
Misión
Es la razón de ser de la empresa, es a largo plazo y se define como cualquier operación de un grupo organizado que ha de ser significativa, la cual debe tener un objetivo o meta. En general se define como el horizonte de la empresa, es aquella parte a la cual pretende llegar.
Estrategia
Es el resultado del proceso de decidir sobre el objetivo de la organización, sobre los cambios de esos objetivos, sobre los recursos usados para obtenerlos y las políticas que deben limitar la adquisición y uso de este recurso.
Políticas
: se refieren a la ubicación de los objetivos o intenciones de la organización, como guías orientadoras de la acción administrativa. Funcionan como guías para ejecutar una acción y proporcionan marcos o limitaciones. Son genéricas y utilizan verbos como: mantener, usar, proveer, ayudar, etc.
Normas:
son reglas que delimitan y aseguran los procedimientos. Son órdenes directas y objetivas respecto del curso de acción que se va a seguir. Las normas surgen cuando una determinada situación exige una acción específica y única. Ejemplo: prohibición de fumar en determinar lugares, normas sobre horarios de trabajo, sobre inasistencia al trabajo, etc.
Metas
: son los blancos por alcanzar a corto plazo.Las metas más comúnmente encontradas son: de producción mensual, de facturación mensual, de cobro diario, etc.
Programas
Son las actividades necesarias para alcanzar cada una de las metas. Los programas son planes específicos- Son muy variables y pueden incluir un conjunto integrado de planes menores (cómo programar los diversos préstamos bancarios para alcanzar la meta de aportes financieros), etc.
Procedimientos:
son los modos por los cuales deberán ejecutarse u organizarse los programas. Los procedimientos son planes que prescriben la secuencia cronológica de las tareas específicas. Se denominan también rutinas.
Métodos:
son planes prescritos para el desempeño de una tarea específica. Por lo general, el método se atribuye a cada persona que ocupa un cargo o realiza una tarea, para indicar exactamente cómo hacerlo.
Presupuestos
Es un plan expresado en resultados esperados en términos numéricos, pueden ser expresados en términos financieros, horas de trabajo, unidades de producto, horas máquinas. Son programas expresados en términos de dinero
Jerarquía de la planeación
En este sentido, existen tres niveles diferentes de planeación: la planeación estratégica, la táctica y la operacional.
La planeación estratégica
Es la planeación más amplia de la organización. Sus principales características son:
– está proyectada a largo plazo, con sus efectos y consecuencias previstos a varios años;
– cobija la empresa como una totalidad. abarca todos los recursos y áreas de actividad, y se preocupa por trazar los objetivos a nivel organizacional;
– es definida por la cima de la organización y corresponde al plan mayor, al cual están
subordinados todos los demás.
La planeación táctica
Es la planeación efectuada a nivel de departamento. Sus principales características son:
– está proyectada paro el mediano plazo, generalmente para el ejercicio anual;
– cobija cada departamento, abarca sus recursos específicos y se preocupa por alcanzar los objelivos del departamento;
– es definida en cada departamento de la empresa.
La planeación operacional
: es la planeación efectuada para cada tarea o actividad. Sus principales características son:
– está proyectada para el corto plazo, para lo inmediato;
– cobija cada tarea o actividad aisladamente y se preocupa por alcanzar metas específicas;
– está definida para cada tarea o actividad.
TOMA DE DECISIONES
La toma de decisiones se define como la selección de un curso de acción entre alternativas y se encuentra en el núcleo de la planificación.ORGANIZACION
Tipos de organización:
ORGANIZACIÓN FORMAL
Significa casi siempre la estructura intencionada de roles en una empresa formalmente organizada. Sin embargo, describir una organización como “formal” no significa que hay algo inherentemente inflexible o indebidamente limitante en ella.ORGANIZACIÓN INFORMAL
Es cualquier actividad personal conjunta sin un propósito colectivo consciente, aunque contribuya a resultados colectivos.Estructura organizacional
Contemplar la organización como un proceso requiere que se consideren varios factores fundamentales.1.-
la estructura tiene que reflejar objetivos y planes, pore ellos se derivan actividades.
2.
-, debe reflejar la autoridad de que dispone la administración de una empresa. .
3.-
la estructura de una organización, al igual que cualquier plan, debe reflejar su ambiente. La estructura organizacional eficiente depende de la situación.
4. puesto que la organización se integra de personas, los de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura organizacional deben considerar las limitaciones y las costumbres de las personas.
Existe una lógica fundamental en la organización, consistente en los siguientes seis pasos :
1) Establecer los objetivos de la empresa.
2) Formular objetivos, políticas y planes de apoyo.
3) Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograrlos.
4) Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles, y la mejor forma de usarlos, según las circunstancias.
5) Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para desempeñar las actividades.
6) Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad y flujos de información.