Organización: Función y Etapas

La organización es una función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad.

Objetivos de la Organización

• Ordenar el conjunto de relaciones que pueden surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa.

Etapas de la Organización

1. Determinar los niveles de organización (la jerarquía de los mandos: definir quién controla y ejecuta las tareas dentro de la empresa).
2. Los objetivos destinados a cada nivel de mando y a cada persona han de ser claros y concretos.
3. Cada persona debe saber a quién tiene que obedecer (canales de autoridad y responsabilidad bien delimitados).
4. Vías de comunicación en todos los sentidos: comunicación ascendente y descendente. Comunicación interna horizontal.

La Organización Formal

La organización formal es la estructura intencional definida e identificada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Es la estructura a la cual se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados.

Estructura Organizacional

• División en departamentos por funciones.
• Por zonas geográficas.
• Por producto.
• Por procesos.

Relaciones

• Lineales: uno manda, otro obedece.
• Staff: asesoramiento por parte de especialistas.
• Funcionales: conjunto de especialistas que tienen autoridad y responsabilidad sobre todo lo que se refiere a su especialidad.

Modelos de Estructura Organizacional

Modelo Lineal o Jerárquico

Todos los miembros de la empresa dependen de un superior que da las órdenes y solo se pueden recibir en él. Empresas pequeñas, medianas o grandes con explotaciones simples.

Ventajas:

• Simplicidad (comunicaciones lentas).
• Autoridad y áreas de responsabilidad están bien definidas.
• Rapidez en la toma de decisiones.

Inconvenientes:

• Falta de especialización por parte de los directivos.
• Excesiva concentración de autoridad.
• Falta de flexibilidad para adaptarse a cambios.
• Falta de motivación por parte de los subordinados.

Modelo Funcional

Especialistas que dedican todo su esfuerzo a una tarea concreta de la actividad de la empresa.

Ventajas:

• Puede disponer de especialistas dentro de la misma.
• Los empleados se dedican exclusivamente a su especialidad.
• Comunicaciones sin necesidad de intermediarios.

Inconvenientes:

• Los empleados pueden recibir órdenes de más de un jefe, a veces contradictorias.

Modelo de Asesoramiento (Staff)

Estructura central jerárquica, con soporte por parte de los departamentos de asesoramiento, que sirven para ayudar y asesorar, pero que no tienen ningún tipo de autoridad dentro de la organización.

Ventajas:

• Permite la intervención de especialistas que asesoran a diversos departamentos.
• Cada persona depende de otra.

Inconvenientes:

• Decisiones lentas.
• Conflictos de relaciones entre el personal si las personas que forman parte del departamento de asesoramiento se involucran en decisiones que no les competen.
• Estos departamentos suponen un coste adicional para la empresa.

Modelo en Comité

Cooperación de varias personas para asumir autoridad y responsabilidad.

Ventajas:

• Participación general en las decisiones.

Inconvenientes:

• Se tarda mucho en tomar decisiones y a veces es por compromiso.
• Problemas por la existencia de más de una autoridad.

Modelo Matricial

Empresas industriales. Combinar como mínimo dos variables organizativas, como funciones y proyectos, que se enlazan por relaciones de autoridad. Doble autoridad: director de proyecto y director de departamento, pero uno superior.

Ventajas:

• Organización flexible y método nuevo.

Inconvenientes:

• Necesidad de coordinar a todas las personas, aunque sean de distintas áreas.
• Conflicto entre directores.

Organigramas

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada, y dan a conocer las características principales de dicha estructura.

Requisitos de los Organigramas

• Diferenciar los elementos que componen la empresa.
• Diferenciar los niveles y posiciones de autoridad.
• Ser de fácil comprensión.
• Ser sencillos.

Tipos de Organigramas Según su Forma

Verticales

Destacan la jerarquía de mando: las posiciones que tienen más autoridad se sitúan en los lugares más elevados, y por debajo de ellas las subordinadas. Relaciones de subordinación directas e indirectas.

Horizontales

Mismos elementos que los organigramas verticales, pero las unidades de mando se sitúan a la izquierda y las unidades subordinadas a su derecha. Objetivo: destacar la importancia de las funciones sobre la jerarquía de mando.

Radiales

Menos habituales, intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección.

Tipos de Organigramas Según su Finalidad

Informativos

Información global de la empresa.

De Análisis

Aparece la totalidad de la estructura organizativa de la empresa de manera detallada.

Tipos de Organigramas Según su Extensión

Generales

Reflejan la estructura general de la empresa.

Detallados

Informan sobre la organización de un departamento concreto de la empresa.

Tipos de Organigramas Según su Contenido

Estructurales

Solo se representan las unidades que forman la empresa y sus relaciones.

De Personal

Solo se representan las personas que ocupan las diferentes unidades.

Funcionales

Reflejan cómo está formada cada una de las unidades.

Organización Informal

La organización informal es el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.

Causas de la Organización Informal

• Las relaciones naturales entre los miembros que no aparecen en el organigrama.
• La aparición de líderes espontáneos en cuestiones no relacionadas con la empresa.
• La existencia de problemas en la empresa y la necesidad de hacer reivindicaciones.

Gestión

Gestionar es intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados.

Niveles de Gestión

• Alta dirección: Cargos altos, planifican a largo plazo y son responsables del cumplimiento de los objetivos, supervisan el funcionamiento global de la empresa.
• Nivel intermedio: Se encargan de la ejecución y el control de la planificación general y realizan planes más concretos, son los jefes de departamento.
• Nivel de gestión: Directivos que tienen la responsabilidad directa sobre la ejecución de los planes y asignan tareas a los trabajadores. Ejecutan y controlan.

Funciones del Directivo

• Elegir las tareas que se han de realizar.
• Transmitir dichas tareas a los trabajadores que tienen a su cargo.
• Dar instrucciones a los trabajadores para que puedan realizar las tareas con métodos y procedimientos correctos.
• Crear situaciones de trabajo favorables.

Liderazgo

El liderazgo es la capacidad que tiene una persona para influir, inducir, animar o motivar a otros a llevar a cabo determinados objetivos con entusiasmo y por propia voluntad.

Tipos de Liderazgo

• Liderazgo autoritario: Líder dominante, toma decisiones sin importar los trabajadores, exige que se le obedezca y supervisa él mismo.
• Liderazgo democrático: El líder busca ser un miembro más del grupo, las decisiones se toman entre los trabajadores, pero bajo su supervisión.
• Liderazgo liberal: Participación mínima del líder, da libertad a los trabajadores en las decisiones y participa poco en ellas.

Toma de Decisiones

Toma de decisiones es convertir la información en acción.

Etapas de la Toma de Decisiones

1. Definir el objetivo que se quiere conseguir.
2. Conseguir toda la información que se considere importante para lograr el objetivo.
3. Establecer hipótesis sobre el comportamiento de las variables que se tengan.
4. Diseñar alternativas.
5. Evaluar cada uno de los cambios marcados con la finalidad de conseguir todos los propósitos.
6. Seleccionar la alternativa, tomar la decisión.
7. Realizar las actuaciones previstas en el camino seleccionado.
8. Establecer el control que permita detectar si se cumplen las previsiones.

Criterios de Decisión

• Situación de certeza: Se conoce con seguridad cuál es el estado de la naturaleza que se presentará.
• Situación de riesgo: Existen diversos estados de la naturaleza, pero se conocen las probabilidades de que suceda uno u otro.
• Situación de incertidumbre: Se desconoce la probabilidad de cada uno de los estados de la naturaleza.

Criterios Según Incertidumbre

• Criterio pesimista: El que elegiría una persona que creyese que una vez escogida una estrategia se le presentaría el estado de la naturaleza más desfavorable.
• Criterio optimista: Persona que pensase que fuese la que fuese la estrategia siempre se le presentaría el estado de la naturaleza más favorable.
• Criterio de Laplace: Enfrentarse a las decisiones sin conocer las probabilidades que hay de que se presente cada uno de los estados de la naturaleza y para cada estado, misma probabilidad.
• Criterio de Hurwicz: Combinación entre pesimista y optimista basado en definir un coeficiente de optimismo (a) referente al desenlace que debe estar entre 0 y 1, y también un coeficiente de pesimismo que será 1-a.
• Criterio de Savage: Personas que tienen miedo a equivocarse y arrepentirse. Nueva matriz en términos de oportunidad, sustituyendo por la pérdida de no haber elegido este criterio.

Control

Controlar es verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación en todo.

Etapas del Control

1. Marcar unos estándares que se consideren normales.
2. Medir las actividades.
3. Corregir las desviaciones: analizar y sacar el motivo que lo ha originado.

Técnicas de Control

• Auditoría: Verifica la planificación, tanto en relación con la contabilidad como con la rentabilidad de los recursos.
  • Auditoría externa: Realizada por personas ajenas a la empresa.
  • Auditoría de cuentas: Analiza los estados financieros en la empresa.
  • Auditoría operativa: Analiza la estructura global de la empresa con respecto a los objetivos.
  • Ecoauditoría: Controla el impacto medioambiental de las empresas.
• El control del presupuesto: Controlar que la relación numérica de la planificación se cumpla.
• Estadística: Permite tratar los datos históricos de un problema, sacar conclusiones y realizar pronósticos.

Recursos Humanos

Los recursos humanos son las personas que forman la organización empresarial y las competencias profesionales que pueden desarrollarse (capital humano).

Gestión de los Recursos Humanos

Conjunto de decisiones, acciones y políticas relacionadas con el elemento humano de la empresa encaminado a mejorar la productividad y la competitividad. Organización interna: el responsable de la gestión de los recursos humanos es el departamento de personal.

Objetivos de la Gestión de Recursos Humanos

• Seleccionar y formar a las personas que la empresa necesita.
• Proporcionar a los trabajadores los medios necesarios para que puedan ejercer su trabajo.
• Intentar que el trabajador satisfaga sus necesidades.

Funciones del Departamento de Recursos Humanos

• Organización y planificación del personal: Recoge la organización de las plantillas de la empresa, la descripción de los puestos y la planificación de nuevas necesidades de fuerzas de trabajo.
• Reclutamiento: Conjunto de procedimientos encaminados a atraer a los candidatos competentes para un puesto de trabajo de la empresa (interno o externo).
• Selección: Escoger a uno.
• Planes de acogida: Conjunto de actuaciones encaminadas a favorecer la integración del candidato.
• Planes de carrera y promoción profesional: El desarrollo del personal puede implementarse con los planes de carrera para adquirir la experiencia necesaria.
• Formación: Corregir los desajustes entre las competencias del trabajador y las exigidas por el puesto.
• Evaluación del ejercicio: Compara el rendimiento de la persona con el exigido.
• Clima y satisfacción laboral: Detectar el nivel de satisfacción del trabajador y los motivos de insatisfacción.
• Administración del personal: Se encarga de todos los trámites y procesos administrativos necesarios para la buena gestión.
• Relaciones laborales: Promover la comunicación entre la empresa y sus empleados.
• Prevención de riesgos laborales: Estudio de las condiciones de trabajo.

El departamento de recursos humanos tiene que describir y analizar los requisitos que caracterizan el puesto de trabajo en relación con las funciones que ha de ejercer la persona que se ocupa.

El objetivo del reclutamiento de recursos humanos es disponer de candidatos que cumplan estos requisitos:

• Reclutamiento interno: Consiste en captar candidaturas de personas que forman parte de la plantilla mediante procesos de promoción interna.
• Reclutamiento externo: Captar candidaturas de personas de fuera de la empresa mediante ofertas de trabajo: bolsas de trabajo, agencias, servicios públicos, ETT, etc.
• Portales de empleo: Especializados en servicios de ocupación con registro de ofertas y demanda.
• Redes sociales profesionales: Orientadas a generar relaciones laborales entre usuarios profesionales.
• Reclutamiento electrónico: El candidato accede a una página web donde encuentra el puesto y formularios.

Selección del Personal

• Entrevista de trabajo: Contacto directo entre el candidato y la persona responsable del proceso de selección para conocer su personalidad y grado de profesionalidad.
• Pruebas psicotécnicas: Test de inteligencia y de aptitudes para conocer la capacidad intelectual y sus habilidades.
• Pruebas de personalidad: Cuestionarios.
• Pruebas de cultura general: Conocimientos básicos.
• Pruebas profesionales: Específicas para comprobar el grado de conocimiento teórico y práctico.

Planes de Acogida

• Presentación.
• Incorporación.
• Formación.
• Rotación del puesto.
• Evaluación.

Formación

Permite al personal de la empresa adaptarse a los cambios, facilita formación para el trabajo específico.

Tipos de Formación

• De acogida.
• Inicial.
• Promocional: preparar a la persona.