La Comunicación en la Empresa

Concepto de Comunicación

Es el intercambio de información entre personas.

Elementos en la Información

• El mensaje: Es la noticia objeto de la transmisión (por ejemplo, un atentado de ETA en Madrid).
• El medio: Es la forma o tecnología utilizada para la transmisión (prensa escrita, radio, televisión, etc.).
• El soporte: Es el vehículo utilizado (máquina de escribir, programa informático, etc.).
• El lenguaje: Es el conjunto de símbolos y reglas que permiten elaborar un mensaje comprensible (castellano, inglés, símbolos, etc.).
• El emisor: Es quien elabora el mensaje con la intención de darlo a conocer (por ejemplo, TVE).
• El receptor: Es el destinatario del mensaje (quien está viendo el telediario).

Principios de las Comunicaciones

• Principio de claridad: Las comunicaciones deben utilizar un lenguaje y una estructura conocidos por todos los elementos del sistema.
• Principio de atención: El receptor debe distribuir su tiempo de forma conveniente para que pueda prestar el interés necesario a las distintas informaciones que recibe.
• Principio de integridad: Consiste en la transmisión de la información a través de los mandos intermedios, evitando su «puenteo» y la consiguiente pérdida de autoridad.
• Principio del uso estratégico de la organización informal.

Medios Convencionales de Comunicación

La Comunicación Verbal

• Ventajas: En general, rapidez, mucha respuesta y mucha comunicación gestual.
• Inconvenientes: Falta de pruebas y, en algunos casos, reuniones estériles.

Formas y Efectos de la Comunicación Verbal

• Entrevistas: Dos personas. Mucha respuesta y mucha comunicación gestual.
• Reuniones: Número reducido de personas. Mediana respuesta y mediana comunicación gestual.
• Conferencias y macrorreuniones: Grandes grupos convocados por la dirección. Escasa respuesta y escasa comunicación gestual.
• Teléfono: Normalmente dos personas. Mucha respuesta y ninguna comunicación gestual.

La Comunicación Escrita

• Ventajas: Existencia de pruebas y posibilidad de enviar documentos extensos.
• Inconvenientes: Normalmente lentitud, el tiempo que se requiere para leer los mensajes y contestarlos, la acumulación de papeles, etc.

Flujos de Comunicación

• Descendente: Sirve para que la empresa transmita la información que estime conveniente.
• Ascendente: Sirve para que la empresa conozca lo que piensan sus empleados.
• Lateral: Sirve para que se coordinen los diferentes departamentos de la empresa. Puede ser:
  • Horizontal: Entre departamentos del mismo nivel jerárquico.
  • Diagonal: Entre departamentos de diferente nivel jerárquico.

Barreras y Fallos de Comunicación

• No saber escuchar.
• Las desconfianzas.
• Exceso de información.
• Oír sólo lo que le interesa.
• Actitud predeterminada.

Etapas en la Elaboración de la Información

1. Recogida de datos.
2. Depuración.
3. Almacenamiento: Consiste en buscar un soporte adecuado para retener la información, normalmente se trata de un programa informático.
4. Proceso: Se trata de obtener los resultados deseados de los datos recogidos; normalmente se hace por procedimientos informáticos.
5. Distribución de la información elaborada.

Sistemas de Información a Utilizar

• Para la información primaria: Se utilizarán partes u órdenes internos.
• Para la información secundaria: Se usará la telemática (o empleo integrado de sistemas informáticos, programas y red telefónica).
• Para la gestión administrativa: Se utilizarán otros sistemas más tradicionales, como el fax, la mensajería, la correspondencia, etc.

Principales Características del Tratamiento Manual de la Información

• Existencia de medios humanos asistidos o no de máquinas.
• Poca agilidad en el acceso a la información a consultar.
• Limitación de la eficacia a la capacidad personal.
• Ocasiona fatiga.
• Exige sistemas de información unipersonales.
• Es posible cuando una persona realiza todo el trabajo.
• Si se incrementa el número de trabajadores sobre la información, será precisa una tarea previa de asignación de responsabilidades y luego un trabajo de recopilación o puesta en común.

Principales Características del Tratamiento Mecanizado de la Información

• Surge cuando se rebasa una cierta dimensión empresarial.
• Existen dos planteamientos de la mecanización:
  • Fórmula directa: Por simple traspaso de los procesos manuales a los mecánicos.
  • Integración: Los datos son registrados una sola vez y pueden ser utilizados para distintos procesos administrativos y contables.

Organización y Amplitud Gerencial

Es el número de empleados que puede coordinar, supervisar y controlar directamente un cargo directivo. Para ello es necesario incrementar el número de escalones jerárquicos.

Ejemplo: El director de la empresa de la izquierda tiene mayor amplitud gerencial ya que debe coordinar a seis empleados.

Ventajas de la Reducción de la Amplitud Gerencial

• Mayor contacto entre los mandos y los subordinados.
• Al existir más niveles se puede adoptar una política de promociones internas que motiva al personal.

Inconvenientes de la Reducción de la Amplitud Gerencial

• Posibles interferencias en la comunicación ascendente y descendente.
• Las estructuras con muchos niveles jerárquicos suelen ser más caras ya que se tiende a incrementar artificialmente la plantilla.

Comités y Comisiones

Es un grupo de personas encargado de tratar un problema específico o varios en el seno de una entidad.

Clases de Comités

Según la Periodicidad de las Reuniones

• Comités permanentes.
• Comités circunstanciales.

Según la Capacidad de Imponer o no sus Decisiones a la Organización

• Comités ejecutivos: Tienen capacidad para imponer sus decisiones a la organización. Están compuestos por los directivos de la empresa.
• Comités asesores: Dan información a los directivos para que sean éstos los que decidan. Se trata de comités de naturaleza staff.

Según se Establezcan de Forma Oficial o Espontánea

• Comités formales: Se establecen de forma oficial dentro de la estructura de la empresa. Por ejemplo, los Institutos de Educación Secundaria deben contar con una Comisión de Convivencia y una Comisión Económica.
• Comités informales: Surgen de forma espontánea. Por ejemplo, organizar un homenaje a un compañero que se jubila.

Razones para la Formación de Comisiones o Comités

1. Contar con la opinión de varias personas.
2. Temor a delegar demasiada autoridad en una sola persona: Ya que puede abusar de su poder.
3. Coordinación de planes y políticas.
4. Mejorar la información: Permite a los directivos informar a los subordinados y obtener información de ellos.
5. Motivación del personal: La persona que ha sido elegida para formar parte de una comisión se siente importante.

Modelos de Gestión y Liderazgo

Los Grupos en la Empresa y el Liderazgo

Es un conjunto de personas unidas por una serie de vínculos y por una organización común, que comparten una serie de valores básicos.

Relaciones entre los Componentes de un Grupo: Liderazgo

• A) Relaciones de dependencia: Algunos miembros buscan protección psíquica de otros.
• B) Relaciones de emparejamiento: Los componentes de un grupo tienden a asociarse por parejas.
• C) Relaciones de liderazgo: Una persona (el líder) influye sobre el resto de los componentes del grupo.

Equipos de Trabajo, Efectos de Sinergia y Motivación

Teorías sobre el Liderazgo

Teoría X y Teoría Y de McGregor

Distingue dos tipos de personas:

• Teoría X: Los que no quieren trabajar ni tienen ambiciones.
• Teoría Y: Los que quieren trabajar y tienen ambiciones.

Estilos de Liderazgo

• Autoritario.
• Democrático y delegativo.

Teoría de Fiedler. Liderazgo Orientado a la Tarea o a la Persona

Distingue dos tipos de directivos:

• Los orientados hacia la tarea: Les importa más terminar el trabajo en el tiempo previsto que solucionar los problemas personales de sus subordinados.
• Los orientados hacia la persona: Les importa más solucionar los problemas personales de sus subordinados que terminar el trabajo en el tiempo previsto.

Estilos de Liderazgo

• Dirección pobre: No tiene interés por las personas ni por la tarea (es el peor de los estilos).
• Dirección club campestre: El principal interés es por las personas (el clima de trabajo es muy agradable y, por ello, se pueden conseguir altos niveles de producción).
• Dirección a mitad de camino: Se equilibra tanto la consideración a las personas como a las tareas.
• Dirección a la tarea: El principal interés es por la tarea (es típico de líderes bastante autoritarios).
• Dirección en equipo: Se tiene mucho interés por las personas y por las tareas (se trabaja en equipo, en círculos de calidad).

Un ejemplo de círculos de calidad es el caso de Toyota, donde grupos de unas seis personas se hacen cargo de todos los pasos de la fabricación de un vehículo reuniéndose entre ellos para distribuir el trabajo y buscar mejoras.

Teoría de Hersey Blanchard. El Liderazgo Situacional

• Motivación: Querer hacer el trabajo.
• Capacidad: Saber hacer el trabajo.

Estilos de Liderazgo

• Ordenar: Para las personas que ni están motivadas ni capacitadas (ni quieren ni saben).
• Delegar: Para las personas que están motivadas y capacitadas (quieren y saben).
• Participar: Para las personas que no están motivadas pero sí están capacitadas (no quieren pero saben).
• Persuadir y apoyar: Para las personas que están motivadas pero no están capacitadas (quieren pero no saben).

Concepto de Estrategia: Sus Elementos y Niveles

Concepto de Estrategia

Es la orientación general del modo en que la empresa va a actuar para alcanzar sus objetivos generales. La estrategia se basa en conseguir una ventaja superior a los competidores en un aspecto importante (ventaja competitiva).

Clases de Estrategias

• Liderazgo de costes.
• Diferenciación.
• Segmentación.