Abastecimiento y Compras: Pilares de la Gestión Empresarial
El abastecimiento es un concepto más amplio que el de compras. De hecho, las compras son una de las funciones del abastecimiento. El área de compras deberá buscar los proveedores más idóneos, que ofrezcan los bienes necesarios en las mejores condiciones de calidad, precio y plazos de entrega.
Gestión de Compras: Optimizando Recursos
La gestión de compras es el conjunto de operaciones para dotar a la empresa del stock adecuado, en las cantidades requeridas y en el tiempo preciso, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno.
Ubicación del Área de Compras en la Organización
El lugar que ocupe el área de compras dentro de la organización dependerá de ciertos factores, tales como:
- Tipo de empresa
- Criterio de la gerencia
- Índole de la empresa
Por ejemplo:
- Empresa de distribución: las compras estarán a cargo del encargado de compras.
- Empresa industrial: compras es una sección del departamento de fabricación.
- Empresa industrial pequeña: compras y almacenes se gestionan en un mismo departamento.
El Responsable de Compras: Un Rol Estratégico
El responsable de compras debe ser una persona bien capacitada, con conocimiento de los productos, servicios, materiales y el proceso técnico. Debe poseer una excelente capacidad para negociar, mantenerse actualizado en el mercado (productos alternativos), seleccionar adecuadamente a los proveedores, tener conocimiento técnico sobre productos y materias primas, capacidad de liderar al personal, manejo de stock mínimos y conocer las necesidades de la empresa.
Funciones de la Gestión de Compras
Las funciones principales de la gestión de compras son:
- Adquirir las materias primas de acuerdo con las relaciones preestablecidas.
- Realizar las compras cuando haga falta o según programas.
- Comprar a un precio ajustado y estar atento a ofertas favorables.
Para ello, es necesario:
- Estudiar los mercados para fijar el momento oportuno para comprar.
- Estar a la mira de nuevos productos.
- Recibir a todos los vendedores.
- Pedir presupuestos antes de comprar.
Compras Según Necesidades: Ventajas y Desventajas
Comprar cantidades suficientes para atender las necesidades del momento tiene ventajas:
- Las necesidades de la producción se atienden más fácilmente.
- Los costos de manipulación y almacenaje tienden a disminuir.
- El contacto con vendedores es más frecuente.
Desventajas:
- Costos de compras mayores.
Subfunciones del Abastecimiento
- Planificación
- Selección de proveedores
- Seguimiento y recepción de pedidos
- Conformación
- Almacenamiento
1. Planificación del Abastecimiento
Es el conjunto de planes encaminados a dirigir las compras dentro de la empresa. Responde a las preguntas sobre el presupuesto de producción, del cual surgen las necesidades de materiales a comprar. Por lo tanto, es necesario conocer las necesidades para formular el pedido con claridad.
El Proceso de Compras
El proceso de compras comienza con la detección de la necesidad de compra y el requerimiento de bienes y servicios. El área solicitante emite un formulario llamado «solicitud de compra» y conserva un duplicado hasta recibir la mercadería. Recibidos los pedidos de las diferentes áreas, se incorporan al plan de compras.
2. Selección de Proveedores
La búsqueda, evaluación y selección de proveedores es una tarea que debe realizarse continuamente para tener la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y condiciones de compra. Se evalúan aspectos como precios, condiciones de pago, plazos de entrega, formas de contratación y garantías. Realizada esta evaluación, se procede a emitir la orden de compra.
Compra Propiamente Dicha
Obligaciones del vendedor: deberá enviar la cantidad y calidad convenida en el plazo establecido y recibirá el importe que le corresponde.
Obligaciones del comprador: recibir el pedido y pagar.
3. Seguimiento y Recepción de Pedidos
El área debe realizar un seguimiento de los pedidos realizados a los proveedores, constando de:
- Seguimiento de los plazos: exigir el cumplimiento de los plazos (debe efectuarse por una persona).
- Control de calidad, recepción cualitativa: debe ser independiente del control cuantitativo y de los servicios de compra, y debe responder a las especificaciones de calidad establecidas en el pedido.
- Control de cantidad, recepción cuantitativa: no debe tener contacto con los suministradores ni deberá realizarse este control si no se hizo el anterior.
4. Conformación de Facturas
Dar conformidad a la factura significa aprobar y estar de acuerdo con la recepción, los precios y demás condiciones. Para la conformación se realizará un control de las unidades facturadas, comparando con el pedido, de precios y del cumplimiento de las especificaciones cualitativas, entre otros.
5. Almacenamiento y Gestión de Stock
Almacenes: la función principal es evitar la interrupción del flujo de producción, facilitar la continuidad de los procesos e impedir el desabastecimiento.
Inventarios: además de ser una obligación legal (una vez al año), un inventario actualizado es una necesidad. Si este arroja diferencias, estas pueden ser por errores de distribución, de registro o de anotación de entradas o salidas, o por robos.
Las existencias en almacén representan un bien integrante del patrimonio de la empresa, por lo cual se requiere un control. El almacenaje de un producto tiene por objeto asegurar una buena conservación del mismo, permitir una rápida puesta a disposición de los usuarios, facilitar los inventarios y colaborar con el reaprovisionamiento y utilización de los productos almacenados. Los productos están expuestos a su deterioro.
Gestión de Stock: Una Inversión Estratégica
La gestión de stock representa una inversión muy costosa en infraestructura (edificios, instalaciones, máquinas), además del valor de los productos almacenados. Fases esenciales del control de existencias:
- Registros que muestren el estado actual de cada artículo en todo momento.
- Fijar un nivel mínimo de existencias que indicará la necesidad de hacer un nuevo pedido.
Funciones de los Almacenes
- Almacenamiento para coordinar los desequilibrios entre la oferta y la demanda: existen productos de carácter estacional; es preciso producirlos durante todo el año, pero exigen la disposición de grandes volúmenes de almacenamiento.
- Almacenamiento para la reducción de costos: a veces llega a ser más rentable adquirir algunos artículos en grandes lotes.
- Almacenamiento como complemento al proceso productivo: algunos productos alimenticios precisan un periodo de maduración previo a su consumo.
Clases de Almacenes
- Según su naturaleza: almacenes de materias primas, materiales semielaborados, productos terminados, archivos de información.
- Según su función: de planta, de campo, de tránsito, temporales.
- Según la técnica de manipulación: convencionales, en bloques, dinámicos, compactos, móviles, semiautomáticos.
- Según su régimen jurídico: propio, alquiler, leasing.
Principios del Almacén
El almacén no es un ente aislado. La planificación deberá estar acorde con las políticas generales. Las cantidades almacenadas se calcularán para que los costos sean mínimos. Debe ser lo más flexible posible en cuanto a su estructura e implantación.