Estructura Organizacional y Gestión Empresarial: Conceptos Clave

Organigramas: Representación Gráfica de la Estructura Organizacional

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de una organización. Presentan la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, así como los distintos niveles jerárquicos.

Objetivos de los Organigramas

Dar a conocer al trabajador el lugar que ocupa dentro de la empresa.
Evitar conflictos en las relaciones de comunicación y autoridad entre las distintas unidades que conforman la organización.
Representar las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.

Características de los Organigramas

Las casillas deben ser rectangulares y de las mismas dimensiones.
Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.
Las líneas punteadas significan una asesoría o un órgano externo.

Ventajas de los Organigramas

Muestra quién depende de quién.
Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización.

Desventajas de los Organigramas

Muchas veces no se actualizan los organigramas y caen en desuso.
El contar con organigramas, pero no publicarlos hace que estos no sean conocidos.

Clasificación de los Organigramas

Por su Ámbito de Aplicación

Generales: Contienen información representativa de una organización de forma global.
Específicos: Representan en forma particular la estructura de una unidad administrativa; por lo tanto, la organización de un departamento o sección de una empresa.

Por su Presentación o Forma

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.
- Desventaja: Efecto triangulación y pueden ser desmotivantes para el trabajador.
- Efecto triangulación: Desventaja de los organigramas verticales que dice que, después de dos niveles jerárquicos, es muy difícil indicar los puestos inferiores.
Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Evita el efecto de triangulación.
Mixtos: La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales.
Circulares: Este tipo de organigrama constituye una forma de la modalidad radial. Presenta la ventaja de que es diseñado en base a círculos concéntricos definidos.
Escalares: Representa una de las modalidades menos complejas y, como su nombre lo indica, constituye una sucesión ordenada de los distintos segmentos.

Integración en la Administración de Empresas

INTEGRACIÓN

Integrar es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.

Integración de cosas: Es la incorporación de elementos materiales a la organización, indispensables para su funcionamiento.

Proceso de Integración de Personas

El proceso de integración de personas involucra las siguientes etapas:

Convocatoria: Se identifica la necesidad de una nueva persona para ocupar un puesto vacante en la empresa.
Reclutamiento: Proceso de atraer posibles candidatos a ocupar ese puesto vacante en la empresa.

Fuentes de Reclutamiento

Internas: Ascensos, promociones, rotación de personal.
Externas: Centros educativos, agencias de colocación de empleos.

Medios de Reclutamiento

Internet
Clasificados
Medios de comunicación masiva

Selección: Es la fase en la cual se elige al candidato ideal o a la persona apta para ocupar el puesto vacante.
Contratación: Es pactar legalmente y por escrito la relación laboral.
Inducción: Tiene por finalidad articular y armonizar al nuevo elemento al grupo social del que formará parte, en la forma más rápida y adecuada.
Capacitación: Es la enseñanza teórico-práctica que se le da al trabajador en su puesto.
Desarrollo: Busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene para obtener su máxima realización posible.
Evaluación: Fase de retroalimentación; se evalúa el desempeño del trabajador. Pueden ser revisiones periódicas.

Principios de la Integración de Personas

El hombre adecuado para el puesto adecuado.
Provisión de elementos necesarios.
La importancia de la introducción adecuada.

Principios de la Integración de Cosas

El abastecimiento oportuno: Los recursos materiales deben adquirirse de tal modo que no falten ni sobren.
La instalación y mantenimiento: Implica considerar periódicamente mantenimientos a equipos y maquinaria para que funcionen eficientemente.
Control: Deben establecerse responsables y parámetros de control sobre los materiales y equipos.

Dirección en la Administración de Empresas

DIRECCIÓN

La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador.

Elementos de la Dirección

Comunicación

Tipos de comunicación:

Formal: Comunicación que fluye a través de los canales formalmente establecidos en la organización: correspondencia, manuales, memorandos, instructivos.
Informal: No sigue canales formales en la organización: chismes, comentarios, rumores.
Vertical: Fluye de los niveles administrativos superiores a los inferiores o viceversa: quejas, reportes, órdenes, instrucciones.
Horizontal: Se da entre niveles jerárquicos semejantes.

Autoridad

Es la facultad para dar órdenes y exigir que sean cumplidas, y es indispensable para la ejecución y el logro de objetivos.

Toma de Decisiones

Proceso sistemático y racional a través del cual se selecciona, entre varias alternativas, el curso de acción óptimo.

Liderazgo

Es la capacidad que posee una persona para influir y guiar a sus seguidores hacia una dirección.

Grilla o grid gerencial: Herramienta para conocer el estilo y liderazgo de una empresa.

Tipos de Líderes

Autocrático, explotador – autoritario: Poca confianza en los subordinados. Motivan a las personas mediante el temor y el castigo.
Democrático: Escucha opiniones, permite el desarrollo de los trabajadores, permite la participación de los subordinados.

Motivación en el Entorno Laboral

MOTIVACIÓN

Proceso de incentivar a los trabajadores con el objeto de que estos se sientan cómodos en su lugar de trabajo, se esfuercen por lograr los objetivos de la empresa y eleven su productividad.

Teorías de la Motivación

Pirámide de Maslow

Muestra las necesidades en el siguiente orden:

Necesidades fisiológicas: Estas necesidades constituyen la primera prioridad del individuo y se encuentran relacionadas con su supervivencia. Dentro de estas encontramos la alimentación, el saciar la sed, etc.
Necesidades de seguridad: Con su satisfacción se busca la creación y mantenimiento de un estado de orden y seguridad.
Necesidades sociales: Estas tienen relación con la necesidad de compañía del ser humano, con su aspecto afectivo y su participación social.
Necesidades de reconocimiento o estima: También conocidas como las necesidades del ego o de la autoestima.
Necesidades de autorrealización: Que se convierten en el ideal para cada individuo.

Teoría de la Motivación-Higiene o Teoría de Dos Factores

Este autor sostiene que hay dos fuerzas que pueden influir en la motivación de los trabajadores:

Factores motivacionales: Reconocimientos, ascensos, progreso y crecimiento en el trabajo.
Factores higiénicos: Seguridad en el lugar de trabajo, entorno agradable, ventilación, iluminación, colores apropiados en las instalaciones, buena distribución del espacio.

Teoría de las 3 Necesidades de McClelland

Necesidades de logro: Impulso de sobresalir, de luchar por tener éxito. Esta clasificación agrupa a aquellas personas que anteponen en su accionar el éxito en sí mismo a los premios.
Necesidades de poder: Necesidad de una persona de poder influir en un grupo más que preocuparse por su propio rendimiento.
Necesidad de afiliación: Deseo de establecer relaciones interpersonales, de pertenecer a un grupo.

Teoría de la Equidad

El factor central para la motivación en el trabajo es la evaluación individual en cuanto a la equidad y la justicia de la recompensa recibida. El término equidad se define como la porción que guarda los insumos laborales del individuo y las recompensas laborales.

Supervisión

Velar porque las cosas se hagan de manera ordenada.

Principios de la Dirección

Coordinación de intereses: El logro del fin común se hará más fácil cuanto mejor se logren coordinar los intereses.
Impersonalidad de mando: Cuando un jefe o directivo emita una orden, es necesario que lo haga fundamentado en las necesidades de la organización y no en su criterio personal.
Resolución de conflictos: Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo más pronto posible, es decir, en cuanto sean identificados para evitar problemas mayores.
Aprovechamiento del conflicto: El conflicto puede ser constructivo porque tiene la virtud de forzar a la mente a buscar soluciones.

Control en la Administración de Empresas

CONTROL

Es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen los estándares para medir los resultados obtenidos con el fin de corregir desviaciones.

Tipos de Control

Control preventivo: Este se aplica antes de que se desempeñe una actividad. Su objetivo es prevenir los problemas que genera una desviación de los parámetros del desempeño.
Control correctivo: Este tipo de control se realiza posteriormente a lo planificado. Consiste en desarrollar mecanismos que tienen por objeto reducir o eliminar acciones no deseadas.
Control concurrente: Este control tiene lugar durante la ejecución de los planes o actividades con el propósito de supervisar que se estén cumpliendo los objetivos.

Elementos del Control

Establecimiento de estándares de desempeño: Los estándares son unidades de desempeño deseados y funcionan como parámetros de comparación.
Medición y detección de desviaciones:
- Desviación: Diferencia entre el desempeño real y el estándar.
- Corrección: Es la acción y aplicación de medidas para eliminar las desviaciones o no conformidades.
Retroalimentación: Fase que consiste en informar de los resultados y las medidas correctivas que se aplicaron.

Principios del Control

Equilibrio: Para cada grado de delegación conferido debe establecerse el grado de control correspondiente.
De los estándares: El control es imposible si no existen estándares.
De las desviaciones: Las no conformidades que se presentan en relación con los planes deben ser analizadas para detectar las causas que las originaron.
Del principio de excepción: El control es mucho más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró lo planeado.

Herramientas de Control

Sistemas de información: Son todos aquellos medios a través de los cuales se procesan los datos e informes relativos al funcionamiento de la empresa.
Formas impresas: Son elementos indispensables para la transmisión y registro de datos relativos a las actividades de control.
Auditorías: Examen crítico y sistemático de las operaciones de una empresa para determinar si se están llevando a cabo de acuerdo con los planes y objetivos establecidos.