Funciones de la Dirección

Planificar: Decidir por anticipado qué se quiere hacer y los medios necesarios para ello.

Organizar: Diseño de la estructura organizativa. Especialización. División del trabajo.

Gestionar: Personas, organización y tareas necesarias para alcanzar los objetivos.

Control: Medición de resultados previstos. Identificación de desviaciones. Correcciones.

Concepto de Organización

Función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las funciones que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad.

Organización Formal

Es la que ha sido conscientemente definida para hacer frente a los objetivos de la empresa y situar a cada uno de los miembros que la integran.

Organización Informal

Conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección y organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.

Diferencias entre Organización Formal e Informal

Organización Formal

• Origen: Se constituye oficialmente por el sistema de Dirección.
• Relaciones: Las relaciones son profesionales.
• Mando: El mando lo ostenta la dirección, los jefes de departamento, etc., respondiendo a la cadena de mando.
• Comunicación: Los canales de comunicación son los oficiales por donde solo circula información oficial.
• Objetivos: Máximo beneficio empresarial y otros objetivos sociales.

Organización Informal

• Origen: Se constituye espontáneamente por motivos particulares.
• Relaciones: Las relaciones son por intereses particulares, de amistad, de protección frente al poder de la dirección, deseo de promoción dentro de la empresa o desarrollar actividades dentro de la oficina.
• Mando: Existe un líder que tiene mucha autoridad reconocida por todos los integrantes.
• Comunicación: Los canales de comunicación son informales; por ellos, en ocasiones, fluye más información que por los canales formales.
• Objetivos: Particulares, dentro y fuera de la empresa.

Clases de Organigramas

Según su finalidad

• Informativos: Presentan solo las grandes unidades de la empresa. Pretenden dar una visión general.
• De análisis: Presentan todas las unidades, incluso las más pequeñas, y las relaciones entre ellas. Son muy detallados.

Según su extensión

• Generales: Muestran toda la estructura de la empresa.
• De detalle: Presentan solo una parte en concreto.

Según su contenido

• Estructurales: Presentan solo las diversas unidades que componen la empresa.
• Funcionales: Muestran cuál es el contenido de cada unidad.
• Personales: Explicitan el nombre y cargo de cada persona.

Según la forma

• Horizontales: Las unidades con más autoridad se sitúan a la izquierda.
• Verticales: Las unidades con más autoridad se sitúan en la posición superior.
• Radiales: Las unidades con más autoridad se sitúan en la posición central.

Estructura Organizativa

División por Departamentos

Concepto: Son la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada.

Clases:

• Por funciones
• Por territorio
• Por tipo de producto
• Por proceso productivo
• Por sector de mercado

Maneras de Relacionarse:

• Relaciones lineales.
• Relaciones de staff o equipo asesor.
• Relaciones funcionales.

Modelos de Estructura Organizativa

• Modelo lineal o jerárquico.
• Modelo funcional.
• Modelo en línea y de asesoramiento (staff).
• Modelo en comité.
• Modelo matricial.

Comunicación en la Empresa

Modelo Lineal o Jerárquico

Ventajas:

• Simplicidad y claridad para su aplicación.
• Unidad de mando, cada subordinado responde ante un único jefe.
• No hay interferencia de poderes.
• La comunicación de información (ascendente) tanto como la comunicación de órdenes (descendente) es directa.
• Permite a los mandos inferiores tomar decisiones en ausencia de superiores.
• La disciplina se mantiene fácilmente.
• Rapidez en la toma de decisiones.

Inconvenientes:

• Es rígida e inflexible y puede dar lugar a un régimen dictatorial.
• La concentración de poderes requiere la especialización en numerosas tareas y la realidad es que no se puede ser experto en todas ellas.
• Excesiva concentración de autoridad.
• Falta de flexibilidad para adaptarse a cambios ya que es una estructura rígida.
• Falta de motivación (no se puede hacer carrera).

Modelo Lineal y Asesoramiento (Staff)

Ventajas:

• Permite el uso de especialistas que asesoran diversos departamentos.
• Se mantiene la unidad de mando.

Inconvenientes:

• Decisiones más lentas que en el modelo lineal, debido a la consulta de los asesores.
• Puede haber conflictos entre el staff y la autoridad formal.
• A veces, los staffs dan opiniones sin sopesarlas debidamente, ya que no tienen ninguna responsabilidad.
• Si los asesores son contratados externamente, suponen un coste adicional a la empresa.

Modelo Funcional

Ventajas:

• Al ser los jefes especialistas, existe una mayor eficacia empresarial.
• El asesoramiento del experto está a disposición de cada trabajador.
• Comunicaciones rápidas.

Inconvenientes:

• Se reciben órdenes de varios jefes que pueden ser contradictorias, lo cual conlleva a una posible confusión en la ejecución de tareas.
• Menor disciplina.
• La especialización puede hacer olvidar los objetivos globales de la empresa.

Modelo Matricial

Ventajas:

• Flexibilidad para cambiar de proyecto y funciones.
• Está adaptada a la empresa que trabaja en su día a día con proyectos.

Inconvenientes:

• Conflictos de intereses entre los jefes de proyecto y departamentos.
• No hay unidad de mando.

Comunicación en la Empresa

Interna Vertical

• Ascendente: De abajo hacia arriba (empleados a directivos; problemas, quejas…).
• Descendente: De arriba hacia abajo (directivos a trabajadores; información, tareas…).

Interna Horizontal

Mismo nivel jerárquico (personas de distintos departamentos; coordinación).

Escuelas de Administración

Escuela Clásica (Taylor y Fayol)

• Considera al hombre como una máquina, su única misión es cumplir órdenes.
• Imagen del homo economicus, presenta al hombre con aversión al trabajo, solo se le puede hacer trabajar con estímulos económicos.
• Obtención del máximo beneficio es la única finalidad con el mínimo esfuerzo.
• Organización en base al individuo aislado, que trata de fomentar la competencia individual.
• Autoridad formal, el operario es dirigido por la autoridad formal de la empresa que es la única existente.
• Niega la existencia de conflictos entre el individuo y la empresa.

Escuela de las Relaciones Humanas (Mayo)

• Hombre- unidad persona, el hombre no es tratado como una máquina programable.
• Motivaciones muy complejas, se introduce la ética en el trabajo.
• Obtención del máximo beneficio, pero además deben de existir otros objetivos de carácter social.
• Organización en base al grupo, se plantea la existencia de grupos informales que se deben tener en cuenta para la organización.
• Autoridad informal y también existe otra informal de carácter sociológico.
• El conflicto es algo natural y se puede solucionar mediante las relaciones humanas.

Teorías de la Motivación

Teoría X

Personas que:

• Tienen aversión al trabajo, lo consideran un mal que se ha de soportar y como consecuencia trabajan lo mínimo posible.
• No tienen ambición y por tanto no quieren responsabilidades.
• Prefieren que les manden.
• No quieren cambios y prefieren métodos conocidos.

Este tipo de trabajador necesita una dirección autoritaria.

Teoría Y

Personas que:

• Quieren trabajar, el trabajo les estimula y por tanto les ayuda a realizarse.
• Creen que la energía que desprenden con el trabajo es tan natural como la energía desprendida con el deporte o el juego.
• Tienen ambición, imaginación y creatividad.
• Quieren responsabilidades y se sienten responsables de su trabajo.

Este trabajador necesita una dirección democrática.