Presupuestos y Control de Gestión

Reseña histórica de los presupuestos

El origen de los presupuestos se remonta al sector gubernamental a finales del siglo XVIII, cuando se presentaban al Parlamento Británico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.

Definición de los presupuestos

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.

Objetivos de los presupuestos

• Ser una guía de acción.
• Permitir comparar lo real con lo planificado.
• Evaluar la actuación de la compañía.
• Optimizar el empleo económico de los recursos.
• Trabajar en forma anticipada y previniendo los hechos.

Función de los presupuestos

La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes, para verificar los logros o medir las diferencias. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

Clasificación de los presupuestos

Según la flexibilidad

• Rígidos, estáticos, fijos o asignados
• Flexibles o variables

Según el periodo de tiempo

• A corto plazo
• A largo plazo

Según el campo de aplicación en la empresa

• De operación o económicos
• Presupuestos de Ventas
• Presupuestos de Producción
• Presupuesto de Compras
• Presupuesto de Costo-Producción
• Presupuesto de flujo de efectivo
• Presupuesto Maestro
• Financieros
• Presupuesto de caja
• Presupuesto de erogaciones capitalizables

Según el sector de la economía

• Presupuestos del Sector Público
• Presupuestos del Sector Privado

Principios de los presupuestos

Principios de previsión

1. Predictibilidad
2. Determinación cuantitativa
3. Objetivo

Principios de planeación

1. Previsión
2. Costeabilidad
3. Flexibilidad
4. Unidad
5. Confianza
6. Participación
7. Oportunidad
8. Contabilidad por áreas de responsabilidad

Principios de organización

1. Orden
2. Comunicación

Principios de dirección

1. Autoridad
2. Coordinación

Principios de control

1. Reconocimiento
2. Excepción
3. Normas
4. Conciencia de Costos

Elementos de los presupuestos

• Integrador: Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa.
• Coordinador: Significa que los planes para toda la empresa deben ser preparados en conjunto y coordinadamente.
• Operaciones: Uno de los objetivos principales de los presupuestos es determinar los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos en los que se incurrirá.
• Recursos: No es suficiente con conocer los ingresos y gastos futuros, la empresa debe planear los recursos necesarios y su asignación, lo cual se logra con la planeación financiera.

Importancia de los presupuestos

Cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir. En consecuencia, los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

• Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en límites razonables.
• Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
• Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
• Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas.
• Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías.
• Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.

Mecánica

• Diseñar los formatos e informes.
• Determinar los datos necesarios.
• Estructurar los métodos operativos para completar y desarrollar los procesos.

Técnica

• Métodos para pronosticar ventas.
• Análisis de punto de equilibrio.
• Determinación de costos estándar.
• Presupuestos Flexibles.
• Investigación de operaciones (ventas, producción, inventarios).
• Determinación de la capacidad de producción.
• Presupuesto base cero.

Fundamentos

• Compromiso de la administración.
• Sistema de comunicación efectiva.
• Sistema participativo.
• Estructura organizacional definida.
• Expectativas realistas (objetivos y metas).
• Asignación de recursos.
• Horizontes de los presupuestos.
• Referencias históricas (tendencias y comportamientos).
• Flexibilidad de los presupuestos.
• Seguimiento y control.
• Centros de responsabilidad.

Control Presupuestario

• La presupuestación define objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista un plan que facilite su consecución (recursos), mientras que la característica del control presupuestario es la comparación entre la programación y la ejecución, debiéndose realizar de forma metódica y regular.
• El eje fundamental del control presupuestario se centra en la información necesaria acerca del nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviación. Además, es necesaria la acción para poner en marcha los planes y modificar las actividades futuras. En consecuencia, el control presupuestario va mucho más allá de la mera localización de una variación.

Control Presupuestario (consideraciones)

• Todo lo que ha sido objeto de una programación debe ser objeto de control.
• Toda desviación entre programas y ejecución del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede deberse a una falla en la programación, en la ejecución o a ambas.
• Toda desviación debe ser asignada a un responsable, que requerirá llevar a cabo un análisis minucioso de dicha desviación.
• Las desviaciones pueden exigir medidas de corrección; es decir, el fin último del control presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias producidas y sugerirles acciones correctivas.

Modelar y Presupuestar

• Entender y analizar los cambios.
• Procesar la información.
• Preparar formatos.
• Repartir la información.
• Procesar los requerimientos.
• Preparar la información.
• Analizar si es posible cumplirla.
• Comunicar los resultados.

Consideraciones de la Arquitectura del Modelo orientados a CPM

• Nivel de Cliente (Interface): Presupuestos, Reportes, pronósticos.
• Nivel de Datos (Modelos de Datos).

Consideraciones del Modelo (Planeamiento Financiero)

• Permite fijar objetivos y un planeamiento.
• Colaborativo en un circuito retroalimentado.
• Permite modelar el escenario.
• Realizar mejores decisiones a través de análisis de sensibilización.
• Entender cómo afectan al negocio distintos cambios y situaciones.
• Modelos de planeamiento basados en inductores carga top-down del presupuesto.
• Flexibilidad basada en Excel, pero reteniendo control sobre los datos.

Consideraciones del Modelo (Formulación Presupuestal)

• Cargar la primera pasada del presupuesto (resultados del año anterior).
• Establecer las variables globales.
• Desarrollo del presupuesto.
• Costos fijos
• Gastos de capital
• Salarios y beneficios
• Ingresos y Costos variables
• Enviar informes y reportes.
• Distribuir y consolidar.
• Informar Presupuesto consolidado (repetir pasos).

Consideraciones del Modelo (Control de gestión)

• Revisar los objetivos de alto nivel.
• Cargar los datos de real; así como de otros años.
• Establecer escenarios.
• Desarrollo del Control de Gestión.
• Revisión de Gastos.
• Revisión de la rentabilidad por UN, CR.
• EPYG / Balance / FC
• Reportes específicos
• Analizar la información de gestión
• Consolidar y distribuir la información de gestión

Toma de decisiones sobre preguntas como:

• ¿Cuán cerca estoy de cumplir mis objetivos?
• ¿Dónde se están produciendo los mayores ingresos o pérdidas?
• ¿Cuáles son mis unidades de negocio más rentables?
• ¿Cuál es la evolución de mi tasa de morosidad?
• ¿Puedo financiar nuevas inversiones?
• ¿Cómo están evolucionando mis indicadores de gestión?

Toma de Decisiones dentro de un marco para la administración del desempeño

• Previsibilidad
• Responsabilidad
• Transparencia

Que nos permita tomar decisiones adecuados sobre preguntas como:

• ¿Por qué sucedió así?
• ¿Cuáles son las alternativas?
• ¿Qué decisiones podemos tomar?
• ¿Cuál es el impacto de nuestras decisiones?
• ¿Hacia dónde queremos ir?
• ¿Cómo nos comparamos con nuestros iguales?
• ¿Qué tenemos que hacer?
• ¿Cómo logramos nuestros objetivos?
• ¿Cómo organizamos nuestros recursos?
• ¿Dónde estamos?