La Toma de Decisiones

La toma de decisiones es un proceso sistemático y racional por el cual se selecciona la mejor opción entre muchas otras. El mismo no solo se da en las empresas, sino también en la vida cotidiana.

Factores a Considerar Antes de Tomar una Decisión

• Definir las restricciones y limitaciones.
• Analizar la relación costo-beneficio y los rendimientos esperados.
• Determinar cuándo utilizar métodos cuantitativos y cuándo cualitativos.
• Conocer los factores internos formales (cultura organizacional, políticas internas, estructura, etc.) y los factores internos informales (políticas implícitas, hábitos, experiencia, etc.).
• Conocer los factores externos (políticos, económicos, sociales, internacionales, culturales).

Etapas del Proceso de Toma de Decisiones

1. Identificar y analizar el problema: Se refiere a la diferencia entre los resultados reales y los planeados, lo que origina una disminución de rendimientos y productividad. También debe existir algún tipo de presión sobre el administrador para que este actúe.
2. Investigación u obtención de información: Consiste en la recopilación de toda la información necesaria para una adecuada toma de decisión.
3. Determinación de parámetros: Se establecen suposiciones relativas al futuro y presente tales como: restricciones, efectos posibles, costos, variables, objetivos por lograr, con el fin de definir las bases cualitativas y cuantitativas.
4. Construcción de una alternativa: La solución de problemas puede lograrse mediante varias alternativas de solución.
5. Aplicación de la alternativa: Se eligen y aplican las técnicas, las herramientas o los métodos, ya sean cualitativos o cuantitativos, más adecuados para plantear alternativas de decisión.
6. Especificación y evaluación de las alternativas: Se desarrollan varias opciones o alternativas para resolver el problema, aplicando métodos ya sean cualitativos o cuantitativos. Se elige la óptima con base en criterios de elección de acuerdo con el costo-beneficio que resulte de cada opción.
7. Implantación: Se deberán planificar todas las actividades para implantar la alternativa y efectuar un seguimiento de los resultados, lo cual requiere elaborar un plan con todos los elementos estudiados.
8. Evaluación de la efectividad de la decisión: Este último paso juzga el proceso y el resultado de la toma de decisiones para verificar si se ha corregido el problema.

Técnicas para la Toma de Decisiones

Técnicas Cualitativas: Se basan en el criterio de la experiencia y habilidades. Esta información puede ser o no real (subjetivo).

Técnicas Cuantitativas: Se utilizan métodos matemáticos, estadísticos, etc. Gracias a la ciencia administrativa se han desarrollado métodos de análisis y herramientas cuantitativas, de esta manera, la toma de decisiones se vuelve mucho más objetiva (objetivo).

Tipos de Decisiones

• Individuales: Se dan cuando el problema es bastante fácil de resolver y se soluciona con la experiencia.
• Gerenciales: Son las que se dan en niveles altos, para ello se ha de buscar orientación, asesorías, etc.
• Programables: Son tomadas de acuerdo con algún hábito, regla o procedimiento; es parte de un plan establecido.
• En condiciones de Certidumbre: Son aquellas que se tomarán con certeza de lo que sucederá, se utilizan técnicas cuantitativas y cualitativas.
• En condiciones de Incertidumbre: Son aquellas que se tomarán cuando no exista certeza de lo que sucederá. La situación es impredecible, para la toma de decisión es común utilizar las técnicas cuantitativas.
• En condiciones de Riesgo: Aquí se conocen las restricciones y existe información incompleta pero objetiva y confiable.
• Rutinarias: Se toman a diario, son de carácter repetitivo, técnicas cualitativas.
• De emergencia: Se da ante situaciones sin precedentes, se toman decisiones en el momento, a medida que transcurren los eventos.
• Operativas: Se generan en niveles operativos, se encuentran establecidas en las políticas y los manuales, técnicas cualitativas y cuantitativas.

La Comunicación como Parte de la Toma de Decisiones

Un líder debe ser capaz de dar a conocer sus ideas y, a su vez, debe entender las ideas de los demás para poder guiarlos. Las diferencias y desacuerdos se originan en la falta de entendimiento entre las personas. La comunicación es difícil, es un arte.

El Arte de Escuchar

La empatía ayuda a desarrollar una mejor comunicación, pero algunas personas no logran mejorar su empatía de forma sencilla. Es imposible comprender a una persona a menos que la escuchemos. Cuando como individuos se exige el ser escuchado, se deben emplear algunas medidas necesarias para lograrlo:

• Estar siempre pendiente de las ideas aportadas.
• Ser objetivo y escuchar claramente.
• Evitar estar a la defensiva (mente abierta).
• Practicar el arte de escuchar.
• Escuchar para recordar (reflexión necesaria).

Herramientas para la Toma de Decisiones

• Recolección de datos: Permite unir y clasificar las informaciones según determinadas categorías de un evento o problema que se desee estudiar. Es importante recalcar que este instrumento se utiliza tanto para la identificación y análisis de problemas como causas.
• Lluvia de ideas: Es una técnica que consiste en dar oportunidad, a todos los miembros de un grupo reunido, de opinar o sugerir sobre un determinado asunto que se estudia.
• Diagrama de Pareto: Es un gráfico que se representa por medio de barras verticales de mayor a menor importancia. Estas barras representan datos específicos correspondientes a un problema determinado.
• Diagrama de Ishikawa: Es un análisis de causa y efecto para la solución de problemas, relacionando un efecto con las posibles causas que lo provoquen.

Bases para la Toma de Decisiones

El líder no debe obsesionarse por todos los problemas que lo rodean, sino sólo preocuparse por aquellos que le competen.

Debe buscarse en un clima de libertad interior y no dejarse presionar.

Dado que las decisiones suelen estar relacionadas unas con otras, es conveniente no tener prisa, tomarse el tiempo necesario y ver en qué puede influir en otra decisión.

Para la toma de decisiones se deben observar los pros y contras de cada problema y, en consecuencia, decidir. Se trata de no equivocarse.

Se debe tener conciencia de que en la vida no existen seguridades absolutas y ninguna decisión está exenta de riesgo. La falta de decisión es signo de falta de confianza y determinación.

Toda decisión debe incluir siempre una alternativa a seguir para el caso de que intervengan circunstancias imprevistas.

Se necesita valor personal para admitir que la decisión tomada es un error y revocar la decisión cuando todavía sea posible.

Administración por Objetivos (APO)

Programa que incorpora metas específicas, fijadas de manera participativa para un periodo de tiempo explícito.

Método de evaluación y control sobre el desempeño de áreas y organizaciones en crecimiento rápido.

Modelo de administración a través del cual todos los gerentes de una organización establecen metas para sus administraciones.

Enfoque: Centrado en los resultados y objetivos alcanzados.

Ideas de centralización y administración por resultados.

Énfasis: Hacer correctamente el trabajo más relevante para los objetivos de la organización con el fin de lograr la eficacia.

En el autoanálisis del desempeño y en el autocontrol, en relación con los resultados obtenidos frente a las metas preestablecidas.

Características de la APO

• Participación activa de la dirección.
• Evaluación permanente, revisión y reciclaje de los planes.
• Objetivos para cada departamento.
• Interrelación de los objetivos de los departamentos.
• Intervención de la alta gerencia hacia los subordinados.
• Objetivos y metas: se expresan como resultados finales.
• Creador del método: Peter Drucker.

El resultado de un ciclo permite efectuar correcciones y ajustes en el ciclo siguiente.

El ciclo de la APO facilita la ejecución y el control.

Debilidades de la APO

• Exceso de reglamentaciones y papeleo.
• Autocracia e imposición. Jefes autoritarios imponiendo objetivos exagerados a subordinados.
• Motivación negativa. Estos objetivos exagerados generan tensión y angustia en subordinados en vez de motivarlos para lograr las metas y los resultados.

El objetivo debe ser: Cuantificable, Complejo, Relevante y Compatible.

Orientan el desempeño de los gerentes hacia un resultado medible, complejo y compatible con los demás resultados.

Kaizen (Cambio Beneficioso, Mejora)

Método de mejoramiento continuo, acción del cambio gradual y ordenado.

Se involucra en la gestión y el desarrollo de los procesos, enfatizando las necesidades de los clientes para reconocer y reducir los desperdicios y maximizar el tiempo. (Recurso estratégico/activo administrable).

MCCT (Mejora continua hasta la calidad total).

Se centra en: Acciones pequeñas, que poco a poco mejoran la calidad de productos.

Mejorar estándares.

Enfatizar las necesidades de los clientes para reconocer y reducir los desperdicios y maximizar el tiempo.

Énfasis: Cada día se debe hacer una acción de mejora.

Mejorar la calidad de nuestro objetivo.

“Todo proceso de cambio debe comenzar con una decisión y debe ser progresivo en el tiempo”.

Características de Kaizen

• Pone en marcha acciones para la mejora continua de procesos.
• Aplicada en la vida personal, social y en el mundo de los negocios.
• Deben intervenir (elementos, personas).
• La empresa para aplicar este método debe trabajar en una misma dirección. Los elementos y los equipos trabajan bajo un mismo entendimiento (Acorde con la estrategia de la empresa).
• Retoma técnicas del control de calidad.
• Los desperdicios (muda) conducen invariablemente a la pérdida de tiempo, por eso el lugar de trabajo (gemba) debe estar siempre ordenado.
• Creador del método: Kaoru Ishikawa.
• Aplica herramientas de mejoras continuas. Esta aplicación de herramientas permite mejorar el rendimiento de trabajo, reduciendo costes y tiempo, aumentando la calidad del resultado.

Herramientas de Kaizen

• Sinnaps
• Pert
• CPM
• Lean Manufacturing

Es un método beneficioso tanto para las industrias como las empresas.

Objetivos de Kaizen

• La eliminación de los desperdicios y de derroche innecesario de dinero en sistemas productivos.
• Encontrar la falla o el problema y hacerse cargo de él, solucionarlo.
• No debe pasar un día sin que se haya hecho una clase de mejoramiento, sea a nivel social, laboral o familiar.
• Mejorar estándares (establecer altos).

Dirección

A la hora de dirigir un grupo de personas en una empresa u organización, es importante identificar el estilo de dirección que se va a aplicar, en función del tipo de trabajo y de la capacidad de los colaboradores. Dicho estilo de dirección contribuirá en gran medida a la consecución de los objetivos y al clima laboral de la empresa.

Estilos de Dirección

• Estilo Autocrático: El jefe impone las normas y sus criterios, sin consultar con sus subordinados. Es el jefe quien diseña, planifica y asigna el trabajo. El grado de autoridad es muy elevado y suele generar ambientes de trabajo tensos.
• Estilo Paternalista: Establece una actitud protectora con los subordinados, interesándose por sus problemas.
• Estilo Laissez faire: El jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da instrucciones de trabajo, deja libertad de actuación a los empleados, los cuales realizan libremente su trabajo, tomando sus propias decisiones.
• Estilo Democrático: El directivo mantiene un equilibrio entre autoridad y la libertad de los empleados, que participan en la toma de decisiones. Contribuye a crear un clima agradable de trabajo, aunque no siempre es eficiente.
• Estilo Burocrático: La organización establece una estructura jerárquica, con normas, pautas de actuación rígidas, de manera que todo se debe desarrollar conforme a las mismas.
• Estilo Institucional: El directivo se adapta a la situación de trabajo. Es un buen comunicador, tolerante, con confianza en sus colaboradores, que procura fomentar la participación y sabe recompensar el trabajo realizado.

Liderazgo

Liderazgo autocrático: Es una forma extrema de liderazgo transaccional, donde los líderes tienen el poder absoluto sobre sus trabajadores o equipos. Los miembros del staff tienen una pequeña oportunidad de dar sugerencias, incluso si estas son para el bien del equipo o de la organización.

Liderazgo burocrático: Los líderes burocráticos hacen todo según “el libro”. Siguen las reglas rigurosamente y se aseguran de que todo lo que hagan sus seguidores sea preciso.

Liderazgo carismático: Un estilo carismático de liderazgo es similar al liderazgo transformacional, porque estos líderes inspiran muchísimo entusiasmo en sus equipos y son muy energéticos al conducir a los demás.

Liderazgo participativo o democrático: A pesar de que el líder democrático es el que toma la última decisión, los líderes participativos o democráticos invitan a otros miembros del equipo a contribuir con el proceso de toma de decisiones.

Liderazgo Laissez-faire: Esta expresión francesa significa “déjalo ser” y es utilizada para describir líderes que dejan a sus miembros de equipo trabajar por su cuenta.

Liderazgo orientado a las personas: Es el opuesto al liderazgo orientado a la tarea. Con el liderazgo orientado a las personas, los líderes están completamente orientados en organizar, hacer de soporte y desarrollar sus equipos.

Liderazgo natural: Este término describe al líder que no está reconocido formalmente como tal. Cuando alguien en cualquier nivel de una organización lidera simplemente por satisfacer las necesidades de un equipo, se describe como líder natural.

Liderazgo orientado a la tarea: Los líderes altamente orientados a la tarea, se focalizan solo en que el trabajo se haya cumplido y pueden ser un poco autocráticos.

Liderazgo transaccional: Este estilo de liderazgo nace con la idea de que los miembros de equipo acuerdan obedecer completamente a su líder cuando aceptan el trabajo.

Liderazgo transformacional: Los líderes transformacionales son considerados los verdaderos líderes por la mayoría de los teóricos del liderazgo. Inspiran a sus equipos en forma permanente y le transmiten su entusiasmo al equipo. A su vez estos líderes necesitan sentirse apoyados sólo por ciertos empleados.