Definición de las Necesidades de Formación

Es crucial determinar con la máxima precisión cuáles son las necesidades de formación. Para ello, es necesario tener respuestas previas antes de tomar una decisión. Se deben realizar las siguientes preguntas:

• ¿Qué es lo que tendrá que hacer el trabajador? Análisis profundo, recabar información lo más detallada posible para saber qué operaciones realizar.
• ¿Cómo tendrá que hacerlo? Con herramientas y máquinas, elementos técnicos que deberá usar.
• ¿Dónde tendrá que hacerlo? Dentro de la organización o fuera de esta.
• ¿Por qué tendrá que hacerlo? Indicar si forma parte de una cadena de producción y si tiene función de supervisión.
• ¿Qué es lo que hace actualmente el trabajador? La especificación de las actividades que realiza en la actualidad, detalle de las operaciones. Entre más preguntas se hagan, mejor será para alcanzar el conocimiento de las tareas a desarrollar para los empleados.

Las preguntas serán en dirección de donde venga la petición. Por lo general, viene de la cúspide de la organización mediante la formulación global para la creación de nuevos productos o por la apertura de nuevos mercados.

Diseño, Metodología y Ejecución de Planes de Formación

a) Plan de Formación

Un plan de formación es un conjunto coherente y ordenado de acciones formativas necesarias para resolver los problemas de competencias existentes dentro de la organización. Tendrá la función de un manual para seguir pautas establecidas y verificar si se está cumpliendo lo previsto. El plan debe ser accesible para los sujetos que tienen responsabilidad sobre otros y para los representantes de los trabajadores.

Este plan está formado por varios elementos. El más importante es el que describe la formación a impartir, el costo, los plazos, el objetivo que se persigue. Todo esto pasa por sucesivas etapas:

1. La elaboración del plan de formación, comprendiendo su encaje dentro del plan estratégico de la empresa y el desglose de los elementos que lo componen.

b) Fases y Contenido

El plan debe contener las políticas generales de la empresa y aplicar una metodología a seguir, así como las etapas que se deban cubrir y el plazo de término de los objetivos citados en el plan.

Etapas del Plan

1. Preparación: Reunir toda la información, decidiendo criterios y políticas a aplicar. Recopilación y ordenación de datos para el establecimiento de un plan escrito.
2. Elaboración: Tiempo, esfuerzo y costo. Primero es una fase preparatoria que lleve a un conocimiento claro y preciso de la situación de la organización.

Elementos del Plan de Formación

1. Objetivos a alcanzar con el inventario personal: Para preparar a los empleados para un cambio, nuevas tecnologías, formas de actuar, nuevos procedimientos y otra forma de ver las cosas.
2. Análisis de las características de la organización: Al elaborar el plan de formación, es necesario ver el resultado de la situación interna y externa de la empresa.
3. Formación a impartir: Toda formación requiere la elaboración de condiciones específicas para los que la van a programar y conducir. Una vez efectuado el análisis de formación, se llevará a la elección de la formación, tomando los siguientes elementos:

   a) Análisis de las Necesidades de Formación:

   1. Definición del trabajo a realizar, tareas específicas requeridas, niveles de rendimiento que se exigen.
   2. Determinación de los conocimientos, capacidades y características personales para alcanzar los niveles de rendimiento.
   3. Definición de los conocimientos, capacidades y características personales de cada sujeto en la formación.
   4. Identificación de las lagunas existentes en las capacidades, conocimientos y características personales de cada participante. Se relaciona con los puntos 2 y 3, que deben ser cubiertas.
   5. Definición de otras necesidades de formación que vienen provocadas por factores ajenos al rendimiento del participante.
   6. Definición de las prioridades de formación para el periodo en curso.

   b) Determinar la Formación que se Necesita:

   En la elaboración del plan de formación, hay que poner atención en el carácter práctico de los programas. Lo ideal es realizar la actividad que implique intervención directa de los participantes. Se determinarán los métodos y técnicas más adecuados a su nivel y capacidades.

4. Personas a quienes va dirigida la formación: El personal deberá estar registrado detalladamente en la nómina y su nivel específico de formación. Se deben reconocer las capacidades y factores técnicos de los destinatarios. Así se podrán asumir los nuevos conocimientos que se pretende inculcar. Por ello, se debe tomar en cuenta la edad, experiencia, formación previa, disponibilidad de tiempo y actitud de cada uno de los elegidos. Se debe elegir a los sujetos cuyas competencias estén afectadas por el plan.
5. Persona que va a dirigir todo el programa: Es el responsable de formación o director de RRHH de la empresa. Misión de dirección que implica coordinación y control del plan.
6. Equipo formativo: Determina si los servicios serán internos o externos. Si no los hay en la empresa, serán externos.
7. Técnicas, instrumentos y métodos: Deben estar bien dotados de recursos técnicos y aplicar los métodos más aplicados.
8. Lugar de la realización de la formación: Se debe realizar en el lugar, pero puede ser dificultoso en el proceso productivo de la empresa. Puede ser que la empresa tenga sus propias salas y, si no, se deberá hacer afuera.
9. Fijación del calendario: Fijar plazos para la ejecución y prioridades. Primero se condicionarán los objetivos. Se fijará un proceso de aplicación a corto, mediano y largo plazo.
10. Costos: Se debe ver la contratación de servicios externos, materiales, sueldos y salarios de los participantes durante la formación, gastos de sustitución de los anteriores si diera lugar a ello, horas extra, incentivos, gastos de estancia y viajes, sueldos del formador interno de la empresa, facturas de los servicios externos (empresas, consultoras), importe de los materiales. Se debe especificar si se solicitarán ayudas económicas al estado o municipio.

c) Aprobación

La aprobación del plan debe ser clara, pública y manifiesta por parte de la dirección general, pues de no ser así, por muy buena voluntad e interés que se ponga por el director de RRHH o responsable de formación, no tendrá éxito.