Etapas y Documentos Clave en la Operación de Compraventa Empresarial

Gestión Administrativa de la Operación de Compraventa

La gestión administrativa abarca los siguientes ámbitos:

Conocimiento de la documentación.
Elaboración de la documentación.
Tratamiento de la documentación.
Registro de la documentación.
Archivo de la documentación.
Control del proceso de gestión.

En este contexto, nos centraremos en la operación de compraventa.

La Operación de Compraventa

Es el proceso directamente relacionado con el objeto social de la empresa. La empresa adquiere materias primas, mercancías, servicios, etc., que posteriormente venderá al mercado como producto transformado o servicio.

Fases de la Operación de Compraventa

Conocimiento de la empresa y del mercado.
Pedido.
Suministro.
Facturación.
Cobro/pago.

Conocimiento de la Empresa y el Mercado

Detectar las necesidades de la empresa para realizar su objeto social.
Localizar futuros proveedores/acreedores y solicitar ofertas.
Seleccionar los proveedores/acreedores más convenientes.

Fase de Pedido

Operación mediante la cual el cliente (comprador) solicita al proveedor/acreedor (vendedor de productos o servicios) los artículos o servicios deseados, así como las condiciones de la compra (precios, formas de pago, plazo y forma de entrega de la mercancía, etc.).

Formas de Pedido

Pedido telefónico: Se debe confirmar posteriormente con una carta o nota de pedido.
Pedido por correo: Mediante carta y/o nota de pedido.
Pedido por fax: Remitiendo la carta comercial o nota de pedido.
Pedido telemático: A través de Internet, etc.

Documentos de Pedidos

Carta Comercial: Detalla todas las condiciones de la compra.
Propuesta de pedido: El representante que visita a la empresa-cliente cumplimenta la propuesta (documento de la empresa proveedora).
Nota de pedido: La empresa-cliente envía una carta y/o documento propio de pedido a la empresa-proveedora.

Fase de Suministro

El vendedor/a recibe la propuesta o nota de pedido. La acepta o rechaza según los informes del cliente (formalidad, solvencia, etc.).
Si se acepta: El almacén prepara los géneros, el albarán (si no es entrega en tienda) y registra la salida del producto en la ficha de almacén para controlar las existencias.
Se envían los géneros al cliente junto con el albarán (si no es entrega en tienda), el cual es firmado y fechado por el cliente como confirmación de la recepción de los géneros.
El cliente anota la entrada del producto en la ficha de almacén para controlar las existencias.

Fase de Facturación

El vendedor recibe el albarán conformado, emite la factura y la envía al comprador. Luego, contabiliza y anota la operación en el registro de facturas emitidas (a efectos de IVA).
El cliente comprueba la factura, la contabiliza y la registra en el registro de facturas recibidas (a efectos de IVA). Calcula el precio de costo de los géneros y lo anota en la ficha de almacén.
Si la factura es incorrecta, el vendedor la rectificará o remitirá una nota de abono (si el cliente no se deduce el IVA).

Fase de Cobro/Pago

Pago al Contado o a Reposición

En efectivo o en el acto de entrega del siguiente pedido.
Mediante transferencia bancaria de cuenta a cuenta (sujeta a comisión bancaria).
Mediante cheque o mandato de pago contra una cuenta bancaria (la del comprador).

En general, cuando el pago es en efectivo, el vendedor realiza un descuento por pronto pago.

Las empresas contabilizan el pago/cobro y lo anotan en los libros auxiliares de caja o banco. El vendedor expide un recibo y entrega la factura original al comprador.

Pago a Crédito

Documentado: Mediante letra de cambio o pagaré que el vendedor cumplimenta y el comprador acepta abonar a su vencimiento (30, 60, 90 días), generalmente a través de bancos. El vendedor puede cobrar el efecto a su vencimiento, gestionar el cobro en el banco o ceder la propiedad a otra persona o banco (endosarlo), cobrándolo anticipadamente, pero perdiendo intereses y comisión.
No documentado: Generalmente a 30 días.

Comprador y vendedor contabilizarán y anotarán los efectos en el Registro de Efectos a Pagar/Cobrar.

Condiciones de la Compraventa

Plazo de entrega: Fecha concreta o plazo máximo de entrega de los géneros.
Horario de entrega: De apertura del negocio o de carga y descarga (municipal).
Lugar de entrega: Domicilio del vendedor, del comprador o terminal (pública o privada) de transporte.

Gastos de la Compraventa

Portes: A cargo del comprador, vendedor o compartidos. Pueden ser a portes pagados (en origen) o portes debidos (en destino).
Seguros: Para asegurar los géneros durante el transporte.
Gastos de carga y descarga: Especialmente si se requieren servicios especializados.
Embalajes: Protección del producto. No incluido en el precio del producto (ej: caja).
Envases: Contenedor directo del producto, es decir, el recipiente o vasija. Está incluido en el precio (ej: botella).

El Albarán o Nota de Entrega

Es el detalle de los géneros que se entregan al comprador y de las condiciones en las que se ha realizado el pedido. Puede ser:

Sin valorar: El único valor que puede aparecer, aunque no es obligatorio, es el precio unitario de los artículos. Es el más habitual.
Valorado: Figuran también los gastos de la operación y el IVA, simulando una factura. Se utiliza cuando se realiza una única factura por todas las compras realizadas durante un período de tiempo (máximo 1 mes).

La Factura

Documento que expide el vendedor al comprador con el ajuste de cuentas de la operación.
El empresario o profesional debe emitir una factura por cada operación realizada (o grupo de operaciones, con un máximo de 1 mes por cliente).
Comprador y vendedor deben conservar las facturas y/o rollos de cajas registradoras durante 6 años (10 años si son bienes de inversión, 15 si son terrenos o edificios), ordenados cronológicamente según la fecha de emisión.

Tipos de Facturas

Completa: Cuando el comprador es empresario o profesional que se deduce el IVA soportado. Incluye todos los datos exigidos por ley (identificación de las partes, desglose de artículos con su valoración, gastos, tipo de IVA, cuota, etc.).
Simplificada: Si el importe de la factura no supera los 90,10 € y el comprador no es empresario ni profesional (no es necesario identificarlo).
Ticket o vale de caja: En ventas al por menor, transportes de personas, hostelería, etc., siempre que el importe de la factura no supere los 3005 €. Debe aparecer la expresión “IVA incluido” o el tipo de IVA aplicado.

Conceptos de Interés en la Factura

Total bruto: Importe de los géneros (cantidad de producto * precio).
Total neto: Total bruto – Descuentos y/o deducciones.
Base imponible: Importe al que se aplica el IVA (Total neto + Gastos de la operación).
Tipo IVA: Porcentaje que se aplica a la base imponible según el tipo de artículo (16%, 7%, 4%) y (4%, 1%, 0.5% si hay Recargo de Equivalencia).
Cuota IVA: Base Imponible * Tipo IVA.
Total factura: Total Neto + Gastos + Cuota IVA (Base Imponible + Cuota IVA).

Precio de Coste Unitario

Intervienen todos los conceptos aplicables al producto, prorrateados al valor de la unidad/caja.

Precio por unidad, caja, etc.
Descuento comercial.
Descuento por pronto pago (una vez restado el descuento comercial, si lo hay).
Gastos (portes, embalajes, envases, seguros, etc.).
Impuestos no recuperables.

Precio Costo = Precio unidad – Dto. Comercial – Dto. Pronto Pago + Gastos + Impuestos no recuperables

Precio de Venta Unitario

Interviene el precio de costo unitario/caja del producto y el beneficio (%) que el empresario desea obtener en el ejercicio de su actividad.

Precio Venta = Precio costo unidad + Beneficio

Documentos de Cobro/Pago

Recibo.
Tarjetas de débito y crédito.
Transferencia bancaria.
Letra de cambio / Pagaré.
Cheque / Cheque bancario.

El Recibo

Documento que redacta y firma la persona (vendedor) que recibe de otra (comprador), en una fecha determinada, una cantidad de dinero como abono de parte o total de una deuda (factura).

Puede sustituirse por el «Recibí» firmado por el vendedor y el sello de la empresa, en la factura original.

Tarjeta de Débito/Crédito

Son tarjetas bancarias con cargo a una cuenta corriente o de ahorro, que el titular de la cuenta solicita a su banco y que utiliza para realizar operaciones en cajeros automáticos o abonar compras en establecimientos comerciales que tienen convenio.

Débito: Solo se dispone del saldo de la cuenta.
Crédito: Además, se puede disponer del crédito concedido por el banco.

Transferencia Bancaria

El titular de una cuenta corriente o de ahorros ordena a su banco el traspaso de fondos a otra cuenta de la misma o distinta entidad (como pago de una deuda). El banco cobra al ordenante unos gastos por el servicio prestado.

Letra de Cambio/Pagaré

Documento que emite una persona (librador-vendedor), ordenando a otra (librado-comprador) que pague una determinada cantidad de dinero (deuda), en una fecha (posterior y aplazada) y lugar determinados (domicilio particular o banco), a favor de un beneficiario (tomador o tenedor).

Características de la Letra de Cambio

El modelo de letra de cambio está regulado por ley (Orden Ministerial de 30-06-99). Es un efecto timbrado cuyo costo depende del importe de la deuda.
Pueden endosarse, es decir, transmitir la propiedad del documento antes de su vencimiento.
Tiene garantía de pago (aval) y puede protestarse en caso de impago.
Se utiliza como medio de pago aplazado, con distintas posibilidades de vencimiento.
El beneficiario puede cobrarla anticipadamente mediante el descuento en su banco o entidad financiera.

El Vencimiento de la Letra (L/)

Día en que el librado o avalista debe pagar la L/. Puede expresarse:

A fecha determinada: Ej.: 23-05-2008.
A un plazo fecha: Ej.: 30 d/f. El vencimiento se calcula contando 30 días desde que se cumplimentó la L/.
A la vista: Debe pagarse cualquier día que se presente al cobro.
A un plazo vista: Ej.: 60 d/v. El vencimiento se calcula contando 60 días desde la fecha de aceptación de la L/.

El Descuento de Efectos

Una L/ o pagaré es un medio de pago diferido en el tiempo. Si el tomador desea cobrarla antes del vencimiento, puede solicitarlo o negociarlo con una entidad financiera mediante el documento “Relación de efectos”. El banco abonará al tomador de la L/:

Importe de la L/ – Intereses (por los días que adelanta el pago) – Comisiones (domiciliada, aceptada, etc.) – Gastos suplidos (correo, impuestos, etc.)

El Cheque

Documento extendido por el deudor (librador) para que una entidad financiera en la que posee una cuenta bancaria (librado) abone la cantidad indicada al beneficiario o tenedor del cheque (nominativo o al portador) cuando este lo presente al cobro en la misma o distinta entidad financiera (con o sin gastos).

Nominativo: Se indica el nombre y apellidos del beneficiario.
Al portador: Puede cobrarlo cualquier persona que lo tenga.

Tipos de Cheques

Bancario: Lo expide el banco a solicitud de su cliente. El banco le cobra una comisión.
Conformado: Lo expide el deudor (librador) y lo conforma el banco (librado), que retiene el importe de la cuenta del librador para asegurar el pago al beneficiario.
Cruzado o con mención “para abonar en cuenta”: El deudor o el beneficiario, entre dos barras, indican “Banco …”, “y Compañía” o “para abonar en cuenta”. Solo puede ingresarse el importe en una cuenta bancaria, no entregarse en efectivo.

El Inventario / Ficha de Almacén

Inventariar es controlar en todo momento las unidades físicas y el valor de los productos que tiene la empresa en su almacén. Este control se lleva mediante la ficha de almacén (una por cada materia prima, producto, servicio, etc.).

Las entradas de existencias se valoran a precio de costo unitario (o de producción) al recibir la factura.
Las salidas se valoran a precio de costo (según el método).
Las devoluciones se valoran al mismo precio de la entrada o salida.

Métodos de Valoración de Salida de Existencias Más Utilizados

P.M.P. (Precio Medio Ponderado): El precio de salida será el precio medio que resulte de todas las adquisiciones realizadas en el tiempo. PMP = [(c1*p1)+(c2*p2)]/(c1+c2)
FIFO (First in, first out): El precio de salida es el primer precio de entrada.
LIFO (Last in, first out): El precio de salida es el último precio de entrada.

La empresa fija el precio de venta a partir del precio de salida del método utilizado.

La Contabilidad de la Empresa

Sistema de información por el que se anotan metódica (según el Plan General de Contabilidad) y cronológicamente, mediante asientos en los libros de contabilidad, todos y cada uno de los hechos económicos que forman parte del proceso de financiación (conseguir fondos para la empresa) o del proceso de inversión (adquisición de bienes duraderos o consumibles).

El Patrimonio de la Empresa

Concepto: Conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una persona o empresa.
Estructura: El patrimonio se estructura en masas patrimoniales que son:
- Activo
- Pasivo
- Neto
Ecuación fundamental del patrimonio: Activo = Pasivo + Neto