El Proceso Administrativo: Pilares Fundamentales para el Éxito Empresarial

El proceso administrativo es el conjunto de funciones y actividades que se efectúan dentro de una empresa, orientadas al logro de sus fines y objetivos. Este proceso involucra a los entes administrativos de la empresa, quienes controlan las funciones administrativas, y se clasifica en: planificación, organización, gestión y control. Este proceso se compone de dos fases principales: la mecánica y la dinámica.

Fase Mecánica y Dinámica del Proceso Administrativo

• Fase mecánica: Es la parte teórica de la administración y se divide en: planificación y organización.
• Fase dinámica: Se refiere a la puesta en práctica de lo planificado previamente y se divide en gestión y control.

Función de Planificación: Estrategia y Objetivos

La planificación consiste en fijar objetivos, establecer estrategias, definir políticas de la empresa y establecer criterios de decisión. Para una planificación efectiva, se deben seguir estos pasos:

1. Analizar la situación de partida.
2. Marcar el objetivo y definir las alternativas para conseguirlo.
3. Analizar los puntos fuertes y débiles, y elegir la alternativa que mejor se adapte a las necesidades.
4. Al establecer los objetivos, estos deben ser realistas, establecer prioridades y alcanzarse con el menor número de consecuencias imprevistas.

Función de Organización: Estructura y Comunicación

La función de organización tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa. Un buen sistema de organización implica:

1. Definir quién controla y ejecuta las tareas dentro de la empresa.
2. Establecer las funciones destinadas a cada nivel de mando.
3. Asegurar que cada persona sepa qué tiene que hacer.
4. Implementar vías de comunicación en todos los sentidos.

Tipos de Comunicación en la Empresa

Las comunicaciones de la empresa pueden ser:

• Verticales:
  • Comunicación ascendente: Fluye desde los niveles inferiores hacia la directiva.
  • Comunicación descendente: Se origina en la directiva y finaliza en los trabajadores. Es la más habitual y su finalidad es informar a los trabajadores y subordinados.
• Horizontales: Se origina entre personas que están en el mismo nivel jerárquico.

División del Trabajo y Estructura Organizativa

La división del trabajo hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio.

Organización Formal

La organización formal es la estructura en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura a la cual se deben ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí.

Estructura Organizativa: Departamentos o División del Trabajo

• División en departamentos por funciones: Los trabajadores se organizan según su especialización.
• División en departamentos por zonas geográficas: Los trabajadores se organizan de manera que conozcan la zona a la que va destinado el producto.
• División en departamentos por productos.
• División en departamentos por procesos: Se basa en las fases que componen la cadena de producción.

En cuanto a la comunicación entre los elementos de la empresa, se establecen dos maneras de relacionarse:

• Lineal: Una persona manda y otra obedece.
• Relación de staff: Tiene como finalidad el asesoramiento por parte de especialistas.
• Relaciones funcionales: Conjunto de especialistas que tienen autoridad y responsabilidad sobre todo lo que se refiere a su especialidad.

Modelos de Estructuras Organizativas

Se pueden clasificar los modelos teniendo en cuenta:

• Modelo lineal: Todos los miembros de la empresa dependen de un superior, que da las órdenes y marca las directrices.
  • Ventajas: Simplicidad.
  • Inconvenientes: Comunicaciones lentas, excesiva concentración de autoridad, falta de flexibilidad y motivación.
• Modelo funcional: Se caracteriza por la existencia de especialistas que dedican todo su esfuerzo a una tarea concreta.
  • Ventajas: La empresa puede disponer de especialistas y los empleados se dedican exclusivamente a su especialidad.
  • Inconvenientes: Los empleados pueden recibir órdenes de más de un jefe, a veces contradictorias.
• Modelo en línea y staff: Intenta solucionar los inconvenientes de los anteriores. Se caracteriza por una estructura jerárquica.
  • Ventajas: Permite la intervención de especialistas.
  • Inconvenientes: Las decisiones pueden ser lentas.
• Modelo matricial: Propio de las empresas industriales. Consiste en combinar, como mínimo, dos variables organizativas por medio de una relación de autoridad.

Organigramas: Representación Gráfica de la Estructura Empresarial

Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura empresarial. Deben ser de fácil comprensión, sencillos, diferenciar los niveles y posiciones de autoridad, y diferenciar los elementos de la empresa.

Clasificación de los Organigramas

• Según su forma:
  • Organigramas verticales: Destacan la jerarquía de mando.
  • Organigramas horizontales: Tienen los mismos elementos que los verticales, pero la unidad de mando se sitúa a la izquierda.
  • Organigramas radiales: Intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección.
• Según su finalidad:
  • Organigramas informativos: Dan una información global de la empresa.
  • Organigramas de análisis: Aparece la totalidad de la estructura organizativa.
• Según su extensión:
  • Organigrama general: Refleja la estructura general de la empresa.
  • Organigramas detallados.
• Según su contenido:
  • Organigrama estructural.
  • Organigramas de personal.
  • Organigramas funcionales.

Organización Informal

La organización informal es el conjunto de relaciones personales y sociales que no están establecidas por la dirección. Estas relaciones se deben a: relaciones naturales entre los miembros que no aparecen en el organigrama, aparición de líderes espontáneos en cuestiones no relacionadas con la empresa, y la existencia de problemas de la empresa.

Función de Gestión o Dirección: Liderazgo y Ejecución

Gestionar consiste en hacer que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados. Existen tres niveles de dirección:

1. Alta dirección: Donde se encuentran los altos cargos.
2. Directivos de nivel intermedio: Se encargan directamente de la ejecución y control.
3. Directivos operativos: Tienen la responsabilidad directa sobre la ejecución de los planes.

Funciones del Directivo: El Liderazgo

El liderazgo es la capacidad que tiene una persona para influir o motivar a otros a llevar a cabo determinados objetivos.

Función de Control: Verificación y Corrección

Controlar consiste en verificar que todo se desarrolle según lo previsto en la planificación. Se controlan las actividades. En caso de que las actividades no funcionen, se deben corregir. Las técnicas de control son:

• Auditoría:
  • Auditoría interna: Se lleva a cabo dentro de la empresa.
  • Auditoría de cuentas: Analiza los estados financieros de la empresa.
• Control del presupuesto.
• Estadística.