Invitación a Presentar Ofertas

La invitación a presentar ofertas deberá contener lo siguiente:

• Lugar, día y hora límite para su presentación.
• La descripción, especificaciones, cantidad y condiciones especiales de los bienes o servicios a contratar, en el caso de suministro.
• La descripción o planos de la obra, cuando fuere obra pública.
• Cuando se decidiere, la exigencia de las garantías de calidad y anticipo, en el caso de obra pública.
• Plazo de mantenimiento de la oferta.
• Garantía de mantenimiento de la oferta.
• Aceptación o no de ofertas parciales.
• Monto de la garantía de cumplimiento de contrato, si fuere el caso.
• Forma de pago.
• Lugar y plazo máximo de entrega.
• Cualquier otro que se considere necesario.

Concurso

Es aquel por el cual una persona natural o jurídica, a cambio de un precio, se obliga a prestar servicios específicos a la Administración Pública en la medida y alcances que esta determine, para efectuar estudios, diseños, asesoría, coordinación o dirección técnica, localización de obras, preparación de términos de referencia y presupuesto, programación o supervisión técnica de obras u otros trabajos de la misma naturaleza.

Clases de Concurso

Público y Privado.

Procedimiento del Concurso

Actos preparatorios del Concurso

1. Autorización para contratar: Se deberá realizar siguiendo los siguientes pasos:

Nota de autorización de inicio. Esta debe ser escrita, emitida por el titular de la Institución como autoridad competente, y debe contener:

• El objeto de la contratación y su necesidad.
• La programación en tiempo de la contratación.
• Debe instruir que se inicie el mismo.
• Instruirá para que se diseñen los términos de referencia, considerando la revisión que haga del mismo la Dirección Legal. Si ya se tiene, deberá acompañarse junto con la nota de inicio.
• La conformación de la Comisión de Apertura de Ofertas, evaluación y Recomendación de Adjudicación, presidiéndola preferentemente la persona responsable de la Sub Gerencia de Recursos Materiales, el Gerente Administrativo, quien coordine un proceso con fondos externos u otra persona a quien se le podrá delegar el adjudicar el proceso.
• Ordena la formación del expediente administrativo correspondiente que la autoridad delegada custodiará.

En esta se deberá acompañar con:

• Especificaciones técnicas y generales.
• Y la demás documentación que se le haya remitido como previa.

Nota iniciando el proceso: La persona delegada dará por iniciado el proceso, si no se incluyen las Bases del proceso (términos de referencia), disponiendo que se elaboren sin dilación el pliego de condiciones, y una vez elaborados, se remitan a revisión a la Dirección Legal, agregando constancia presupuestaria (si no se tiene), la que indicará los recursos presupuestarios con los que se atenderán las obligaciones derivadas de la contratación, con cuánto se dispone para tal efecto, de dónde provienen los fondos.

2. La identificación de la fuente de financiamiento: Al igual que el proceso de licitación, el órgano competente deberá establecer la disponibilidad presupuestaria y la fuente del financiamiento de la consultoría.
3. La Elaboración de los términos de referencia: Es importante señalar que la ley determina que el documento que normará el concurso serán los denominados términos de referencia. Los Términos de Referencia se pueden definir como: la ordenada y sistemática descripción de los alcances de los servicios profesionales o técnicos a contratar, que le permita al consultor definir y organizar los objetivos a alcanzar y las prestaciones a realizar con el grado de precisión y detalle exigidos dentro de un cronograma de ejecución de la consultoría, indicando los procedimientos y metodología a emplear, de modo que a su término la Administración disponga de la opción más idónea con referencia al proyecto identificado. Estos se remitirán por el ente delegado a la dirección legal para emitir opinión sobre su procedencia. Para esto se tendrá en cuenta que los pliegos de condiciones o bases de concurso, por regla general, deberán contener:

• Especificación del objeto del proceso.
• Instrucciones a los concursantes para preparar ofertas.
• Requisitos que se deben cumplir (requisitos previos).
• Plazo de cada una de las etapas.
• Criterios para evaluación de ofertas.
• Condiciones generales y especiales del contrato.

Contenido de los Términos de Referencia:

• Definición precisa del proyecto o servicios solicitados, detallando los objetivos y alcance de los mismos.
• El ámbito y duración de los servicios requeridos, con un desglose preliminar de las disciplinas profesionales que la Unidad Ejecutora considere necesarias.
• El estimado preliminar, en su caso, de las asignaciones del personal profesional y técnico auxiliar que la Unidad Ejecutora considere apropiado para la prestación de los servicios.
• Las facilidades técnicas y operativas que, en su caso, se requerirán del consultor.
• La información o antecedentes existentes relativos al proyecto, obra o trabajo.
• Los servicios, apoyo, personal, equipos u otras facilidades que proporcionará el órgano interesado.
• Los resultados o informes que se espera obtener de los servicios a contratar.

Estructura básica de los términos de referencia

Antecedentes: En este apartado se indicarán y describirán todas las circunstancias que han llevado a definir el proyecto y, consecuentemente, a requerir el estudio. También deben señalar todas las restricciones o facilidades que tendrá su realización, la localización, área, magnitud y cualquier limitación que hubiere en el tiempo.

Definición y Objetivos del Proyecto: Aquí se indicará con precisión en qué consiste el proyecto o servicios solicitados y lo que se pretende obtener con el proyecto, señalando la meta última de todas las actividades.

Objetivos del Estudio: Es necesario definir claramente los objetivos específicos que tiene el estudio y el uso que se dará al mismo, de tal forma que limite su alcance exclusivamente a los trabajos que estén en función de aquel objetivo. Así, por ejemplo, tenemos tres fases de la etapa de preinversión:

• Cuando la finalidad que nos anima es la planificación, puede circunscribirse el estudio a nivel de identificación o prefactibilidad, en donde la información básica requerida no tiene un grado de detalle que signifique costos elevados.
• Si requerimos el estudio para considerar la conveniencia de la ejecución del proyecto, debemos pensar en el nivel de factibilidad, de manera que, con un buen grado de aproximación, se evalúen los costos y beneficios del mismo.
• Si lo que pretendemos es obtener los elementos de juicio para la construcción y ejecución del proyecto, debemos contratar la realización de diseños definitivos que nos permitan disponer de planos, especificaciones, cantidades de obra, etc.

Fase del estudio: Al dividir el estudio en fases se permite que, al finalizar cada una de ellas, se pueda evaluar parcialmente sus resultados. Para definir cada fase, es necesario considerar: sus objetivos específicos; la enumeración y descripción de toda la información básica disponible; la enumeración y descripción básica detallada de cada una de las actividades; la metodología para el análisis y realización de cada actividad; grado de detalle con que se debe realizar el estudio y, de ser el caso, especificaciones y normas; y, la forma de presentación de resultados.

Secuencia de actividades: Con el objeto de planificar la elaboración del estudio, es necesario definir las interrelaciones e interdependencia entre cada una de las actividades, determinando la secuencia y periodo en que se debe realizar cada una, con lo que se logra optimizar en el tiempo el uso de los recursos humanos y financieros disponibles.

Alternativa de acción:

Para la correcta aplicación de los términos de referencia deben definirse las alternativas de acción que, en un momento determinado, pudieran presentarse en el estudio. Cuando estas alternativas no puedan anticiparse por falta de información básica, o debido a que se enfrenta con variables que no se pueden controlar, es indispensable indicar con claridad los mecanismos de que se dispone para la toma de decisiones.

Presentación de informes y del estudio final

Por último, es imprescindible determinar el tipo de informes de trabajo que deberán preparar los consultores y las fechas de su presentación.

Los informes a exigirse pueden ser de tres tipos, a saber:

• Informes de avances periódicos dentro de cada fase.
• Informes de finalización de fases o de temas.
• Informes finales preliminares, que corregidos se convierten en la versión definitiva del informe final.

Inicio del Procedimiento del Concurso

5. Precalificación: En el caso de los concursos, la precalificación procede cuando se trata de contratos de consultoría para el diseño o supervisión de obras públicas. Sin embargo, cabe señalar que también será requerida la precalificación cuando la naturaleza, magnitud o complejidad de los servicios requeridos así lo determinen, lo que deberá establecerse en las bases del concurso.

El límite mínimo y máximo de precalificados será de tres (3) a seis (6), a quienes se invitará a presentar ofertas.

6. Emisión de opinión legal y ordenar publicación de avisos de concurso público o invitación cuando sea concurso privado: La dirección legal emitirá la opinión sobre el pliego de condiciones o bases de concursos y asimismo ordenará se publique el aviso para concursar o las invitaciones según sea el caso.
7. Aviso de publicación o invitación: La invitación a presentar ofertas es la primera fase del concurso, después de concluidos los actos preparatorios. Es importante señalar que todo lo aplicable a la invitación en la licitación es aplicable al concurso. Cuando se trate de concurso público, se hará por medio de avisos de publicación en el diario oficial La Gaceta y otro durante dos días consecutivos o alternos en uno o más diarios de circulación nacional. Después de la última publicación comenzará a correr el término para presentar ofertas, que será de 15 días cuando se tratare de suministros y 30 días cuando se trate de obras públicas.

El aviso deberá contener:

• Identificación del órgano o entidad que convoca al concurso.
• Objeto del concurso.
• Descripción básica del estudio que deba realizarse.
• Fuente de financiamiento.
• Dirección donde estarán las bases del concurso y precio a pagar por ellos.
• Fecha y hora límite para presentar ofertas y lugar y hora para su apertura.
• Cuando se trate de contratos de consultoría para el diseño o estudio de obras públicas, el aviso se dirigirá para quienes precalificaron.

8. Presentación de ofertas: Los interesados presentarán sus ofertas en español, debidamente firmadas por el oferente o representante legal, en sobres o paquetes cerrados dirigidos al órgano responsable de la contratación junto con el pliego de condiciones. En este procedimiento, cada interesado presenta dos ofertas, a saber: la oferta técnica y la oferta económica. Pero por cada participante sólo se admitirá una oferta técnica y una oferta económica.

Requisitos de la Oferta Técnica:

• La oferta técnica será preparada de acuerdo con los términos de referencia, definiendo con precisión y en detalle, las prestaciones a realizar, los objetivos, la metodología, la organización y el cronograma de ejecución de la consultoría y los demás elementos que el órgano encargado de la contratación requiera.
• La oferta técnica es que NO DEBE contener costos, ya que estos son objeto de la oferta económica.

Oferta Económica:

La oferta económica deberá contener el costo del estudio propuesto por el consultor, es decir, el precio de los servicios de consultoría.

• Costos directos: los que se originan directamente de la ejecución de las prestaciones objeto del contrato y que pueden acreditarse para su desembolso o reembolso.
• Costos indirectos: Estos se dividen en dos: las cargas sociales y los gastos generales de administración.

Costos de administración

• Costos de oficina.
• Costos profesionales y de educación.
• Costos de operación y movilización.
• Impuesto y Seguro.

Utilidad: Se entiende el porcentaje que se reconoce a las empresas consultoras como compensación, entre otros conceptos, por el riesgo, responsabilidad, conocimientos, experiencia y disponibilidad en la ejecución del contrato.

9. Audiencia pública de apertura de ofertas: Esta se llevará a cabo en el lugar, fecha y hora indicado en el aviso de consultoría y en los términos de referencia. Los oferentes podrán asistir al acto para constatar que sus sobres no han sido violentados o abiertos. La audiencia será presidida por el titular del órgano responsable de la contratación o el gerente administrativo. Para tal efecto, se levantará acta, firmándola el encargado de la contratación y los oferentes, designando también el concurso, lugar, fecha y hora de apertura, monto de ofertas, tipos de garantías acompañadas.
10. Evaluación de las ofertas: Primero se deberá evaluar la oferta técnica, para después invitar a negociar la oferta económica al consultor. La evaluación de las ofertas corresponderá a una Comisión de Evaluación, la cual estará integrada por tres o cinco funcionarios de amplia experiencia y capacidad.

Factores de ponderación:

Las bases del concurso establecerán los factores para calificar las ofertas. Los factores mínimos para calificar la oferta que contiene la Ley de Contratación del Estado, según el Art. 62, son los siguientes:

• Experiencia en la especialidad del trabajo a realizar.
• Los antecedentes en el cumplimiento de contratos anteriores.
• La conveniencia del plan de trabajo y el enfoque propuesto en consonancia con los términos de referencia.
• La capacidad o experiencia, idoneidad y disponibilidad apropiada del personal propuesto.
• Capacidad financiera.
• Conocimiento de la realidad nacional.
• Volumen de trabajos en ejecución.

11. Recomendación de adjudicación: Si a criterio de la comisión negociadora se obtuviera un acuerdo con uno de los oferentes seleccionados, se remitirá, al órgano competente para decidir, un informe que contenga una evaluación sobre la racionalidad del costo de los servicios ofrecidos, tomando en cuenta el proyecto y su complejidad, el tiempo disponible para efectuar el trabajo y las dificultades físicas y administrativas que sea necesario superar para realizarlo.
12. Proyecto de resolución de adjudicación: La autoridad delegada para dirigir el proceso enviará memorándum a la Secretaría General de la institución, para que esta emita el proyecto de resolución de adjudicación o lo que proceda y lo turne a revisión y firma de la señora Ministra.
13. Adjudicación: El titular del órgano responsable de la contratación, tomando en cuenta el dictamen realizado por la comisión, adjudicará la contratación dentro del plazo de validez de las ofertas, mediante resolución de forma motivada en la cual manifestará la justificación de la adjudicación al ofertante seleccionado.

La situación jurídica comprende lo siguiente:

• Derecho del adjudicatario a que la Administración Pública contrate con él el objeto licitado y no con otro.
• Derecho de la Administración a retener la garantía de mantenimiento de oferta hasta que se presente la de cumplimiento.
• Derecho de la Administración de celebrar el contrato.
• Derecho de la Administración a hacer efectiva la garantía de mantenimiento de oferta cuando el adjudicatario no suscriba el contrato dentro del plazo previsto.
• Mantenimiento por parte de la Administración del Pliego de Condiciones.

14. Notificación: El plazo para notificar la adjudicación se determinará en cada caso particular y deberá constar en el Pliego de Condiciones. En todo caso, el plazo para notificar la adjudicación no podrá ser inferior al plazo de vigencia de la garantía de mantenimiento de ofertas, la cual será en no menos de un mes, contado a partir de la fecha de la apertura de las ofertas. Se notificará a los ofertantes la resolución de adjudicación, quienes podrán aceptar o no la recomendación. Quien no acepte la resolución puede interponer el recurso de reposición dentro de los 5 días siguientes al de la notificación. Si transcurridos 5 días después de la notificación sin que las partes interpongan el recurso de reposición, dicha resolución quedará firme.
15. Negociación del contrato: Habiendo notificado la adjudicación al oferente seleccionado, la autoridad delegada para la contratación tratará de llegar a una negociación a fin de obtener el menor precio posible de parte del oferente para proceder a la formalización y firma del contrato.
16. Formalización y firma de contratos: Habiéndose notificado y aceptado la adjudicación, y negociado el contrato, se procederá a la formalización y firma de los contratos, mismos que serán:

Contrato de obra Pública: se formalizarán mediante la suscripción del documento correspondiente, entre la autoridad competente y quien ostente la representación legal del adjudicatario. Se procederá a su firma dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la notificación de la adjudicación, a menos que en el pliego de condiciones se dispusiere otro plazo mayor según la naturaleza de la prestación. Se tendrá en cuenta los modelos preparados por la Oficina Normativa de Contratación y Adquisiciones, debiendo oírse previamente la Asesoría Legal.

Contrato de suministro: este se perfeccionará con la notificación oficial por escrito del adjudicatario, haciéndole saber la aceptación de su oferta y la emisión de la correspondiente orden de compra. La orden de compra deberá ajustarse en forma y contenido al modelo uniforme que prepare la Oficina Normativa de Contratación y Adquisiciones. Se procederá de manera similar a la de contrato de obra pública cuando el contrato fuere financiado con recursos externos.

Estos contratos deberán contener los documentos siguientes:

• La cláusula de naturaleza contractual del pliego de condiciones de la licitación.
• Las especificaciones técnicas y planos, cuando proceda.
• La oferta del adjudicatario.
• La resolución por la que se adjudicó el contrato y su notificación.
• La orden de compra o pedido al exterior que se emita, debiendo contener las condiciones básicas del contrato, incluyendo la descripción completa y detallada del bien o servicio, su precio, forma de pago, lugar, forma y plazo de entrega y cualquier otro dato que se estime necesario.
• Las garantías de cumplimiento del contrato de calidad de los bienes o servicios, en su caso.

Esquema del procedimiento de concurso

• Autorización para contratar.
• Identificación de la fuente de financiamiento.
• Elaboración de los términos de referencia.
• Elaboración del presupuesto estimado de Costos o Presupuesto-Base.
• Precalificación.
• Emisión de opinión legal y ordenar publicación de avisos de concurso público o invitación de concurso privado.
• Aviso de publicación o invitación.
• Presentación de ofertas.
• Audiencia pública de apertura de ofertas.
• Evaluación de las ofertas.
• Recomendación de adjudicación.
• Proyecto de resolución de adjudicación.
• Adjudicación.
• Notificación.
• Negociación del contrato.
• Formalización y firma de contrato.

Contratación Directa

La contratación directa es un procedimiento excepcional por medio del cual el Estado y sus entidades pueden contratar directamente, en los casos previstos expresamente en la ley, la prestación de un servicio, la adquisición o venta de un bien o la ejecución de una obra, sin someterse a licitación o concurso.

Procederá la contratación directa en los siguientes casos:

• Cuando tenga por objeto proveer a las necesidades ocasionadas por una situación de emergencia.
• Cuando se trate de adquisición de repuestos u otros bienes o servicios especializados cuya fabricación o venta sea exclusiva de quienes tengan patente o marca de fábrica registrada, siempre que no hubiere sustituto conveniente.
• Cuando se trate de obras, suministros o servicios de consultoría cuyo valor no exceda de los montos establecidos en las Disposiciones Generales del Presupuesto, en cuyo caso podrán solicitarse cotizaciones a los posibles oferentes sin las formalidades de la licitación privada.
• Cuando las circunstancias exijan que las operaciones del Gobierno se mantengan secretas.
• Cuando se trate de la acuñación de moneda y la impresión de papel moneda.
• Cuando se trate de trabajos científicos, técnicos o artísticos especializados.
• Cuando se hubiere programado un estudio o diseño por etapas, se podrá contratar el diseño o la supervisión de las que faltaren, con el mismo consultor que haya realizado las anteriores en forma satisfactoria.

Requisito indispensable para proceder con la contratación directa es la autorización del órgano competente. Será el Presidente de la República en Consejo de Ministros, por medio de la Secretaría de Estado en los Despachos de Justicia y Derechos Humanos, quien tendrá a su cargo elaborar el Acuerdo o Decreto. Dicha autorización revestirá la forma de Acuerdo o Decreto y deberá ir precedida de una exposición clara y precisa de la causa que la genera.

Esquema del procedimiento de licitación privada

• Autorización para contratar
• Planificación
• Elaboración de los Pliegos de Condiciones
• Emisión de opinión legal y ordenar se realice la invitación a oferentes a participar en el proceso
• Invitación
• Presentación de ofertas
• Audiencia pública de apertura de ofertas
• Evaluación de las ofertas
• Recomendación de adjudicación
• Proyecto de resolución de adjudicación
• Adjudicación mediante Resolución
• Notificación
• Negociación del contrato
• Formalización y firma de contrato