Relación entre Empresa y Proyecto

Para poder describir la relación entre los conceptos de empresa y proyecto, veamos primero una definición de cada uno de ellos:

Una empresa es una unidad productiva dedicada y agrupada para desarrollar una actividad económica y tienen ánimo de lucro. En general, se puede definir como una unidad formada por un grupo de personas, bienes materiales y financieros, con el objetivo de producir algo o prestar un servicio que cubra una necesidad y, por el que se obtengan beneficios.

Un proyecto es la plasmación escrita y ordenada de nuestra idea. La escritura permite realizar una reflexión sobre nuestra idea inicial, estructurando la idea inicial y ajustando el proyecto para reducir al máximo los riesgos.

Por lo tanto, como diferencias principales entre un proyecto y una empresa destacamos las siguientes:

• El objetivo principal de la empresa es ganar dinero, cuanto más, mejor. El proyecto parte de una inversión inicial, por lo que en el inicio es un gasto.
• Un proyecto tiene un principio y un final, y puesto que durante su transcurso va a generar gastos, la idea es que dure lo menos posible. En cambio, la empresa tiene como objetivo tener una duración infinita.

Por otra parte, la empresa y el proyecto también tienen aspectos comunes, ya que ambas se dedican a gestionar recursos.

Una empresa nace de una idea, es decir, con un proyecto, por lo que la relación entre ambas es clara. Una vez que la empresa está consolidada, si quiere crecer y evolucionar, para alcanzar esa duración infinita de la que hablábamos antes, debe nutrirse de nuevas ideas, y por lo tanto, de proyectos.

Fases del Desarrollo de Proyectos

El proyecto se va a desarrollar en cinco partes que describiremos a continuación:

• INICIO – Idea que va a dar lugar al proyecto. Una vez que ha surgido se realiza un estudio de viabilidad para saber si la idea es factible, y si va a reportar los beneficios que esperamos obtener a partir de nuestra inversión. Una vez que sabemos que la idea vale, realizamos una especificación de requisitos, en la que describimos todo aquello que hace falta para que el proyecto pueda llevarse a cabo. Por último en esta fase, se solicitan las ofertas a empresas para decidir cual es la que más nos interesa, en función de la inversión que queramos realizar y la calidad que queramos obtener.

Esta fase puede durar mucho tiempo, podemos dedicarle aproximadamente un 70% del tiempo total del proyecto, junto con la planificación.

• PLANIFICACIÓN – fase en la que se define más profundamente el proyecto a realizar. Suele empezar por un estudio previo, seguido de un anteproyecto, a modo de memoria justificativa. Si fuera necesario pedir licencias administrativas, realizaríamos un Proyecto Básico, en el que quedarían reflejados los aspectos más relevantes del proyecto. Una vez que obtengamos licencias, y la idea final esté totalmente definida, realizamos el Proyecto Ejecutable, que dará paso a la construcción. Todo esto no va a ser posible sin un Planning, imprescindible en cualquier proyecto, ya que es la única manera de llevar un control del dinero y el tiempo empleados.
• EJECUCIÓN – fase en la que se realiza lo descrito en el proyecto. Comienza con el replanteo, seguido de la construcción de cada una de las partes, según está descrito en el Proyecto Ejecutable. En esta fase es clave la comunicación entre la dirección de obra y el proyectista, para que puedan optimizarse tiempo y recursos en la ejecución.
• CONTROL – Esta fase la realiza la dirección facultativa, generando informes de proyecto, y además, puesto que del papel a la realidad pueden surgir cambios, se dejará constancia de ello en el Libro de Incidencias y órdenes, de cara a tener toda la información de lo que ocurre durante la realización de las obras.
• CIERRE – corresponde al final de la ejecución, en la que se debe comprobar que todo está correcto para firmar la Certificación Final. En ese momento la obra deja de ser del constructor y mediante la entrega definitiva pasa a ser del promotor. Con la firma del certificado final de obra se gestiona la obtención de las licencias pertinentes (normalmente actividad y apertura) y se pone en marcha la actividad. El último paso será el cierre de contratos.

En el caso de una administración pública, una vez que hemos realizado el estudio de viabilidad, se produce la demanda de servicio, que tiene tres modalidades:

• Subasta → el objetivo es el precio, son proyectos sencillos y pueden ser abiertas o restringidas.
  • Concurso → el objetivo es la calidad y el precio. Al igual que las anteriores, pueden ser abiertas o restringidas.
  • Negociada → no hay concurso previo, la administración elige a una empresa determinada por ser proyectos muy específicos.

Para poder licitar (presentarse a concurso), se prepara un pliego de condiciones en el que se verán reflejados los siguientes apartados:

• Puntuación de los apartados
  • Requisitos necesarios
  • Presupuesto de licitación

Además, hay que pagar una fianza (3% del presupuesto de licitación), y si finalmente la empresa no resulta elegida, será devuelta.

Una vez elegido el adjudicatario, debe entregar otra fianza, llamada fianza de licitación (7%-14% del presupuesto de licitación) para poder seguir adelante con el procedimiento.

Con este último punto se firma el contrato, en el que ya quedan vinculadas ambas partes, tal y como ocurre con una contratación entre empresas privadas.

El resto de las fases pueden asemejarse a lo redactado anteriormente para empresas privadas.

Actores del Proyecto

Un proyecto tiene tres actores principales, que intervendrán en todas las partes del proyecto anteriormente mencionadas:

• PROMOTORA – Es el cliente, el que encarga la ejecución del proyecto y normalmente abona los costes del mismo.

La idea para que el proyecto comience puede traerla él, o simplemente quiere realizar una inversión y pide a otra persona (normalmente la ingeniería) que le de una serie de ideas para ver cual se adapta mejor a sus posibilidades.

Este cliente puede ser interno o externo. Diremos que es interno cuando el proyecto se realiza dentro de la idea, por la necesidad de un cambio, o adaptación de algo existente.

Si el cliente es externo debe identificarse claramente y abonará en su momento las cantidades económicas pactadas en el contrato.

Entre los clientes externos, debemos diferenciar entre las empresas privadas y la administración pública. Cuando vamos a realizar un proyecto con la administración pública tenemos que tener en cuenta que se rige por la Ley de Contratos de Administraciones Públicas. En este caso particular no se habla de ofertas, se habla de Licitaciones.

• INGENIERÍA – Es la encargada de la gestión del proyecto (recursos y tiempo). Puede entenderse como el “consulting”, informa al promotor tanto a la hora de tener ideas (en los casos en los que el promotor no tenga algo decidido), como para obtener financiación en los casos en los que sea necesario.

Forma parte de casi todas las fases del proyecto, empezando por la realización, en la mayoría de los casos, de un estudio de viabilidad y un estudio previo. En el caso de que se necesiten pedir licencias, también será la encargada de realizar un proyecto básico en el que queden reflejados todos los aspectos relevantes del proyecto. Una vez que obtengamos dichas licencias, también realizará el proyecto ejecutable, y durante la obra, se hará cargo del control por medio del director facultativo.

Será la encargada de asegurar que lo indicado en el proyecto es lo que se está ejecutando, sirviendo de referente al promotor a la hora de realizar los pagos a la constructora.

Finalmente, será la encargada de realizar el certificado final de otra, mediante el cual puede darse por concluida la obra, con las modificaciones que se hayan realizado durante su construcción (aprobadas siempre por ambas partes) y dando lugar a la emisión de las correspondientes licencias de actividad y apertura, en los casos que sea necesario.

• CONSTRUCTORA – es el tercer actor, pero no por ello menos importante. Se encarga de la ejecución de la obra, por lo que estará vinculado con la ingeniería, que será la que le vaya diciendo que hacer, y como. Y por otra parte con la promotora, ya que será la encargada de pagarle los trabajos realizados.

Documentación de las Fases

La documentación correspondiente a cada fase del proyecto la vamos a reflejar en el siguiente cuadro resumen, en el que también pueden verse los actores y las fases a las que corresponde: