Capítulo 14: Planificación de Ventas y Operaciones (S&OP)

La planificación de ventas y operaciones (S&OP) es el proceso de planear los niveles futuros de recursos agregados para que la oferta esté en equilibrio con la demanda.

Planes Específicos

• Plan de personal: Plan de ventas y operaciones de una empresa de servicios, que se centra en la composición de dicho personal y en otros factores relacionados con los recursos humanos.
• Plan de producción: Plan de ventas y operaciones de una empresa manufacturera, que se centra en las tasas de producción y las existencias en inventarios.

Uso de las Operaciones para Competir

Las operaciones como arma competitiva incluyen la estrategia de operaciones y la administración de proyectos.

Administración de Procesos

La administración de procesos abarca la estrategia de procesos, el análisis de procesos, el desempeño y calidad de los procesos, la administración de restricciones, la distribución de los procesos y los sistemas esbeltos.

Administración de la Cadena de Valor

La administración de la cadena de valor incluye la estrategia de cadena de suministro, la localización, la administración de inventarios, los pronósticos, la planificación de ventas y operaciones, la planificación de recursos y la programación.

Conceptos Clave

• Familia de productos: Un grupo de clientes, servicios o productos que tienen requisitos de demanda similares y requisitos comunes de procesamiento, mano de obra y materiales.
• Plan de negocios: Estado de ingresos, costos y utilidades proyectados.
• Plan anual o plan financiero: Plan para evaluación financiera que usan las organizaciones de servicios sin fines de lucro.

Relación del Plan de Ventas y Operaciones con Otros Planes

Plan de ventas y operaciones (Plan de ventas y plan de operaciones) = Pronósticos; Plan de negocios o plan anual; Estrategia de operaciones; Administración de restricciones.

Planificación de Recursos

• Servicios:
  • Programación de las fuerzas de trabajo.
  • Materiales y recursos de las instalaciones.
  • Programación:
    • Programas de empleados.
    • Programas de instalaciones.
    • Programas de clientes.
• Manufactura:
  • Programa maestro de producción.
  • Planificación de los requisitos de materiales.
  • Programación:
    • Programas de empleados y equipo.
    • Programas de órdenes de producción.
    • Programas de órdenes de compra.

Entrada de Información

Se buscan entradas de información para crear un plan que funcione bien para todos. La figura muestra las entradas de información fundamentales: el plan de negocios o el plan anual, la estrategia de operaciones, las restricciones de capacidad y los pronósticos de la demanda.

Objetivos Típicos

En general, se consideran seis objetivos durante la preparación de un plan:

1. Minimizar los costos y maximizar las utilidades. Si el plan no afecta la demanda del cliente, al minimizar los costos también se maximizan las utilidades.
2. Maximizar el servicio al cliente. Para mejorar el tiempo de entrega y las entregas puntuales pueden requerirse recursos adicionales de personal, capacidad de máquinas o inventario.
3. Minimizar la inversión en inventario. Las acumulaciones de inventario resultan costosas porque ese dinero podría invertirse en otras cosas más productivas.
4. Minimizar los cambios en las tasas de producción. Los cambios frecuentes en las tasas de producción pueden ocasionar dificultades en la coordinación del suministro de materiales y requieren volver a balancear la línea de producción.
5. Minimizar los cambios en los niveles de la fuerza de trabajo. Las fluctuaciones en los niveles de la fuerza de trabajo pueden provocar descensos en la productividad porque es muy común que los empleados de nuevo ingreso necesiten tiempo para llegar a ser plenamente productivos.
6. Maximizar la utilización de planta y equipo. Los procesos intensivos en capital requieren una utilización uniformemente alta de la planta y el equipo.

Alternativas Reactivas

Acciones que pueden emprenderse para hacer frente a los requerimientos de la demanda.

Operaciones

• Capacidad actual de la maquinaria
• Planes sobre capacidad futura
• Capacidades de la fuerza de trabajo
• Nivel actual de personal

Materiales

• Capacidades de los proveedores
• Capacidad de almacenamiento
• Disponibilidad de materiales

Distribución y Marketing

• Necesidades de los clientes
• Pronósticos de la demanda
• Comportamiento de la competencia

Contabilidad y Finanzas

• Datos sobre costos
• Situación financiera de la empresa

Ingeniería

• Nuevos productos
• Cambios en el diseño de los productos
• Normas para las máquinas

Recursos Humanos

• Condiciones del mercado laboral
• Capacidad de capacitación

Términos Clave

• Inventario de previsión: Inventario que se usa para absorber las tasas irregulares de demanda o de oferta.
• Ajuste de la fuerza de trabajo: La gerencia puede ajustar los niveles de la fuerza de trabajo mediante la contratación o el despido de empleados. Esta alternativa resulta atractiva si la fuerza de trabajo es, en su mayoría, no calificada o semicalificada y si la reserva de mano de obra es abundante.
• Utilización de la fuerza de trabajo: Una alternativa al ajuste de la fuerza de trabajo es el cambio en la utilización de dicha fuerza, que incluye el tiempo extra y el tiempo improductivo.
• Tiempo extra: Tiempo que los empleados trabajan además de lo previsto en la jornada o semana laboral normal y por el cual reciben un pago adicional.
• Tiempo inproductivo: Situación que se presenta cuando los empleados no tienen suficiente trabajo para mantenerse ocupados durante todo el tiempo regular de la jornada o semana laboral.
• Programación de vacaciones: Un fabricante puede cerrar su planta durante el receso anual de las ventas, dejando solamente una cuadrilla básica de trabajadores para cubrir las operaciones y realizar tareas de mantenimiento.
• Subcontratista: Los subcontratistas pueden usarse para superar la insuficiencia de capacidad a corto plazo, como ocurre durante los días de mayor demanda de la temporada o del ciclo de negocios.
• Acumulación de pedidos: Un cúmulo de pedidos cuya entrega se ha prometido a los clientes para alguna fecha futura.
• Pedido atrasado: Pedido de un cliente que no puede surtirse de inmediato, pero que será atendido en cuanto sea posible.
• Desabasto: Pedido que se pierde y es causa de que el cliente recurra a otro proveedor.

Alternativas Dinámicas

Acciones con las cuales se intenta modificar la demanda y, en consecuencia, las necesidades de recursos.

• Productos complementarios: Servicios o productos que tienen necesidades similares de recursos, pero cuyos ciclos de demanda son diferentes.

Estrategias de Planificación

• Estrategia de persecución: Estrategia que requiere la contratación y el despido de empleados para acoplarse al pronóstico de la demanda.
• Estrategia al nivel de utilización: Estrategia que consiste en mantener constante la fuerza de trabajo, pero variando su utilización para acoplarse al pronóstico de la demanda.
• Estrategia al nivel de inventario: Estrategia que depende de los inventarios de previsión, pedidos atrasados y desabasto para mantener constantes tanto la tasa de producción como la fuerza de trabajo.
• Estrategia mixta: Estrategia que toma en consideración e implementa una gama más completa de alternativas reactivas que una sola estrategia “pura”.

Costos Asociados

1. Costos del tiempo regular: Estos costos incluyen los salarios pagados a los empleados en el tiempo regular, más las aportaciones destinadas a diversas prestaciones, como seguro médico, servicios dentales, Seguro Social, fondos de jubilación y pagos por concepto de vacaciones, días festivos y algunos otros tipos de ausencias.
2. Costos de tiempo extra: Los salarios por concepto de tiempo extra representan típicamente el 150% de los salarios en tiempo regular, sin contar las prestaciones adicionales.
3. Costos de contratación y despido: Entre los costos de contratación figuran los costos que implican los anuncios de empleo, las entrevistas, los programas de capacitación para nuevos empleados, el material desperdiciado a causa de la inexperiencia de los nuevos empleados, la pérdida de productividad y los trámites iniciales.
4. Costos por mantenimiento de inventario: Entre los costos por mantenimiento de inventario figuran algunos costos que varían según el nivel de la inversión en inventario: los costos del capital inmovilizado en el inventario, los costos variables de almacenamiento y movimiento de almacén, los costos de robos y obsolescencia, los costos de seguros y los impuestos.
5. Costos por concepto de pedidos atrasados y desabasto: Como se mencionó anteriormente, el uso de pedidos atrasados y desabasto ocasiona costos adicionales para agilizar los pedidos vencidos, costos de ventas perdidas y el costo potencial de perder a cliente que se va con un competidor.