Internet ha revolucionado la forma en que las empresas tradicionales diseñan sus procesos e incluso ha llegado a influir en el diseño de la distribución física. Este capítulo se centra en la planificación de la distribución, la cual incluye decisiones sobre la disposición física de los centros de actividad económica. El objetivo de la planificación de la distribución es permitir que los clientes, empleados y el equipo operen de la manera más eficaz posible.

Tipos de Distribución

Existen cuatro tipos básicos de distribución: cada una de estas distribuciones afecta tanto al flujo de trabajo como a la cadena de valor, es por esto que la elección del tipo de distribución se deberá hacer según los efectos que esta produzca en toda la cadena de valor.

Administración de la Distribución de Procesos en la Organización

La distribución se encuentra en todas las áreas de la empresa. Una buena distribución mejora la coordinación entre las líneas departamentales. Cada proceso de una instalación tiene una distribución que debe diseñarse cuidadosamente, ya que, si no, la empresa puede ver afectadas sus ventas y/o incluso la productividad de sus trabajadores. En el caso de no escoger la distribución óptima, la empresa deberá incurrir en una gran inversión de capital (rediseño).

Planificación para la Distribución

Los planes de distribución traducen las decisiones generales sobre las prioridades competitivas, estrategias de procesos, calidad, etc. Para que el gerente pueda tomar decisiones relativas a la distribución física, se debe responder a cuatro preguntas:

1. ¿Qué centros deberán incluirse en la distribución? Ejemplo: Un área de información cerca de la entrada de un hotel o un banco, lo cual guiará de mejor forma a los clientes con respecto a los servicios deseados.
2. ¿Cuánto espacio y capacidad necesita cada centro? Cuando el espacio no es el suficiente, puede disminuir la productividad, afectar la seguridad, etc. Sin embargo, el espacio excesivo puede ser costoso.
3. ¿Cómo se debe configurar el espacio? El tamaño, la forma y los elementos que contenga están relacionados entre sí.
4. ¿Cómo debe localizarse cada centro? Los trabajadores que interactúan con frecuencia deben estar cerca para ahorrar tiempo. La localización puede afectar la productividad.

La modificación de la distribución puede afectar a la organización y la forma en cómo se satisfacen las prioridades competitivas:

• Puede aumentar la satisfacción de los clientes y aumentar las ventas.
• Puede facilitar el flujo de materiales e información.
• Puede disminuir riesgos para los trabajadores.
• Puede aumentar la utilización eficiente de mano de obra y equipo.

Tipos de Distribución (Detallado)

1. Flujo Flexible: Esta distribución consiste en que los recursos (empleados y equipo) se organizan por función. Es común utilizarlo cuando en la misma operación se debe fabricar muchos productos o partes o atender a muchos clientes de forma intermitente. Existe una demanda baja o impredecible (por lo cual la gerencia no reserva recursos humanos o capital).
   • Ventajas:
     • La supervisión de los empleados es más especializada.
     • La utilización del equipo es más alta.
     • La intensidad de capital disminuye.
2. Flujo en Línea: Las estaciones de trabajo o departamentos están dispuestos en una trayectoria lineal (forma de L, O, S, U). El objetivo es agrupar las actividades en estaciones de trabajo y alcanzar la producción deseada con la menor cantidad de recursos. Ejemplo: Servicio de lavado de un auto (el auto se desplaza por las distintas etapas). Esta distribución depende generalmente de los recursos especializados. La utilización del capital es intensiva. Se produce a grandes volúmenes. En este caso, resulta fácil decidir dónde deben localizarse los centros, ya que las operaciones tienen que llevarse a cabo en un orden prescrito.
3. Distribución Física (Híbridas): Consta en que algunas partes de la organización tienen distribución de flujo flexible y otras distribución de flujo en línea. Dos técnicas para crear diseños híbridos, creando distribuciones por productos en algunas secciones cuando los volúmenes son bajos son:
   • Células: Conjunto de dos o más estaciones de trabajo diferentes, localizadas una junto a la otra a través de las cuales se produce un número ilimitado de partes o modelos con flujo en línea.
   • FMS (Flexible Manufacturing System): Corresponde a un grupo de estaciones controladas por una computadora en la que se manejan los materiales. Esta tecnología ayuda a conseguir repetitividad aun cuando los volúmenes de producción sean bajos.
4. Disposición Fija: Consiste en que el sitio donde se presta el servicio o se fabrica el producto es fijo, por lo cual el empleado, junto con sus herramientas y equipo, acceden al lugar para realizar el trabajo. Ejemplo: Producto grande o difícil de movilizar.

Criterios de Desempeño

Corresponde a una de las decisiones importantes que deben tomar las personas encargadas de planificar la distribución. Este criterio puede incluir algunos factores como:

• Satisfacción del cliente: Este punto será importante cuando el contacto con el cliente (interno-externo) es alto, está presente y participa activamente. La distribución puede influir en aspectos como la lealtad, la conexión emocional, la comodidad del cliente y las ventas.
• Inversión de Capital:
• Manejo de materiales: Los centros que requieren interacción frecuente deberían situarse cerca, ya que así disminuyen los costos de manejo de materiales. Cuando la distribución no es la óptima, se pueden causar tiempos improductivos mientras se espera la llegada de los materiales.
  • En almacenes: Se deben tener cerca los productos que se necesitan para un mismo producto.
  • Oficinas: Se debe tener cerca a los departamentos que interactúan frecuentemente, mejorando con esto la comunicación y cooperación entre ellos.
• Flexibilidad: Una distribución flexible permite que se adapte con rapidez a las necesidades y preferencias cambiantes de los clientes y es más conveniente.
• Otros:
  • Flexibilidad de distribución: Corresponde a la propiedad que tiene la instalación de seguir siendo atractiva después de ser sometida a cambios significativos o de poder adaptarse con facilidad y a bajo costo en respuesta a estos cambios.

Diseño de Distribución de Flujo Flexible

Este tipo de distribución comprende tres pasos básicos, independientemente de si la distribución es nueva o la modificación de una ya existente.

1. Reunir información de:
   1. Requisito de espacio por centro: Se debe determinar las necesidades de equipo y espacio para cada centro y se debe dejar espacio suficiente para la circulación (pasillos o accesos similares).
   2. Espacio Disponible: Corresponde a un plano de bloque en donde se indica la posición fija de cada departamento y el espacio.
   3. Factores de cercanía: Se debe saber qué centros deben estar al lado del otro. Se puede usar la ayuda de la Matriz de cercanía: muestra la importancia relativa de cada par de centros que se localiza cerca uno de otro (se asigna una ponderación 1-10 según importancia, ejemplo: finanzas con marketing = 8).
2. Crear un plano de bloques: Se realiza según los criterios de desempeño y de requisitos de área. Otro método es a través de prueba y error. Este método no garantiza la selección de la mejor opción.

• Aplicación del método de distancia ponderada: Se utiliza para comparar los distintos planes de bloques. Método de distancia ponderada: Modelo matemático que se usa para evaluar distribuciones de flujo flexible con base en factores de proximidad. (O uno parecido al método carga-distancia, el cual se utiliza para evaluar localizaciones de instalaciones de manera de minimizar las distancias ponderadas totales).

Diseñar una distribución detallada: Luego de haber encontrado el plano de bloques adecuado, el diseñador de la distribución debe traducirlo en una representación detallada que muestre la forma y el tamaño exacto de cada centro y la disposición de sus elementos (dibujos tridimensionales). Este paso ayuda a tomar decisiones y para analizar propuestas o problemas que son posibles de encontrar. Esta representación es importante cuando se evalúan procesos con un alto grado de contacto con el cliente.

Otras herramientas auxiliares:

• Programa de automatizado para diseño de distribución física (ALDEP): proporciona buenas soluciones, pero no necesariamente la mejor.
• Técnica computarizada para la asignación relativa de recursos (CRAFT): evalúa todos los posibles intercambios de pares de departamentos. El intercambio que disminuye de mayor forma el puntaje total se deja como una opción. Se realiza las veces necesarias hasta no ser posible reducir más el puntaje.

Distribución de Almacenes de Flujo Flexible

El almacén recibe un artículo en la plataforma de descarga y los lleva a un área de almacenamiento, luego los operarios retiran unidades de inventario para surtir cada uno de los pedidos que hacen los clientes. Hay varias opciones para la distribución de almacenes.

• Forma y tamaño del almacén: Ejemplo: Un almacén de 7.8 metros cuadrados y 10 metros cuadrados de altura puede lograr una capacidad equivalente a un almacén de 9.9 metros cuadrados, pero con techo bajo.
• Otro diseño para ahorrar espacio: Se asigna a todos los materiales que entran al espacio desocupado más cercano en lugar de enviarlos a un área predeterminada donde se acumulan los artículos similares. En donde una computadora lleva el control de la localización de cada artículo, entonces cuando se necesita algún producto, el sistema imprime la localización en la nota de embarque y le muestra la ruta más corta al encargado de ir a recogerlo.

Existen patrones de distribución que ofrecen más opciones:

• Patrón afuera y atrás: los artículos se recogen de uno en uno y el estibador va y viene de la plataforma de descarga al área de almacenamiento.
• Sistema de recolección por ruta: El operario selecciona los diversos artículos que habrán de enviarse al cliente.
• Sistema de recolección por lote: El empleado recoge la cantidad necesaria de un artículo para atender a un grupo de pedidos de los clientes que se enviarán en el mismo camión o furgón ferrocarril.
• Sistema de zonas: El empleado a cargo de recoger la mercancía reúne todos los artículos necesarios en su zona asignada y los coloca en una banda transportadora autorizada. Ventaja: los operarios que recogen la mercancía son solo responsables de sus respectivos pedidos.

Distribución de Oficinas

(Está en torno a los flujos de trabajo y patrones de comunicación). Esta distribución puede afectar la productividad como el clima laboral.

Ventajas y desventajas:

• Proximidad: El hecho de tener a los compañeros y supervisores con acceso rápido mejora la comunicación y el interés mutuo:
  • A medida que los individuos se encuentran a mayor distancia, las conversaciones tienden a ser más formales.
  • Se debe maximizar la proximidad para aquellos empleados cuyo empleo requiere interacción frecuente (este método puede complementarse con el método de distancia ponderada).
  • Estudios confirman que la proximidad con otros puede ayudar al empleado a percibir con claridad lo que se espera de él en el trabajo y en otros aspectos.
• Privacidad: La interrupción externa y el hacinamiento puede afectar negativamente el desempeño del trabajo. Existe una gran relación entre la privacidad y la satisfacción del empleado con respecto al supervisor.

Opciones para la Distribución de Oficinas

El objetivo de proporcionar proximidad y privacidad se convierte en un dilema para la gerencia, ya que la proximidad se consigue abriendo espacios de trabajo y la privacidad requiere muros, alfombras gruesas (para disminuir ruidos), características caras que reducen la flexibilidad de la distribución. Se debe entender que ningún tipo de espacio se ajusta a lo que todos quieren. La distribución de oficinas dependerá del trabajo a realizar. Ejemplo: publicidad requiere mayor privacidad.

Existen cuatro enfoques diferentes para la distribución de oficinas:

1. Distribuciones tradicionales: Requiere oficinas cerradas para la gerencia y para aquellos trabajadores que requieren privacidad y áreas abiertas para todos los demás. Se puede encontrar largos pasillos con puertas cerradas, lo cual produce aislamiento y las áreas abiertas compuestas por escritorios en línea. En este tipo de distribución, cada persona tiene asignado un sitio con sus elementos correspondientes (baño, mobiliario, localización), estos muestran la jerarquía de las personas.
2. Ambiente de oficina: Corresponde a poner a todos, incluyendo a la gerencia, en un área abierta. La idea es favorecer la cooperación entre los empleados de todas las áreas.

• Se debe tener plantas atractivas, pantallas, divisiones portátiles, etc.
• Las estaciones de trabajo y los accesorios móviles ayudan a mantener la flexibilidad.
• Los cubículos o estaciones de trabajo son semiprivadas, en donde es posible que le cueste un poco más a los empleados concentrarse o se sientan incómodos cuando se deba discutir un tema delicado.

En este tipo de distribución, los costos de construcción son hasta un 40% más bajos que los de la distribución tradicional.

Escenario de Actividades: Todas las necesidades laborales quedan cubiertas con múltiples centros de trabajo, los cuales incluyen bibliotecas, salas de teleconferencia, áreas de recepción, etc.

• Los empleados pasan de un centro de actividades al siguiente según su trabajo en el transcurso del día.
• Cada persona cuenta con una oficina personal.

Teletransportación o cabañas (cottages) electrónicas: Corresponde a trabajar desde la casa o de oficinas de barrio, manteniéndose conectados con la oficina principal a través de un computador:

• Se ahorra tiempo de desplazamiento (flexibilidad de horario de trabajo).
• Se genera exceso de interrupciones por parte de la familia.
• Existe falta de equipo.
• Pocas oportunidades de interacción.

Diseño de Distribuciones de Flujo en Línea

• Balanceo de línea: asignación del trabajo a estaciones integradas a una línea para alcanzar la tasa de producción deseada con el menor número posible de estaciones de trabajo.
  • Un trabajador a cada estación.
  • Más eficiente:
    • Se produce al tiempo deseado.
    • Con el menor número de trabajadores.
    • Aceptar nuevos pedidos para aprovechar cuellos de botella.
    • Programar su producción para conservar los cuellos de botella.
  • Se aplica solo a procesos lineales:
    • Trabajo de ensamblaje.
    • O al trabajo que puede combinarse de muchas maneras para crear proyectos para cada estación que integra la línea.
  • Se separan las tareas en elementos de trabajo.
• Diagrama de procedencia: diagrama que permite visualizar mejor los procesos, es inmediato.
• Tasa de producción deseada:
  • Ajusta la tasa al personal o plan de producción.
  • Cuando se ajusta a la demanda, reduce inventarios y retrasos con los clientes.
• Tiempo de ciclo: tiempo máximo permitido para trabajar en la elaboración de una unidad en cada estación. Si el tiempo requerido para los elementos de trabajo en una estación es mayor al tiempo de ciclo, será un cuello de botella que impedirá que la línea alcance la tasa de producción deseada. C=1/r; C= tiempo de ciclo en horas por unidad, r= tasas de producción deseada en unidades por hora.
• Máximo teórico: parámetro de referencia o meta que indica cuál es el menor número posible de estaciones, donde el tiempo total requerido para ensamblar cada unidad se divide entre el tiempo del ciclo. TM = Σt / c; Σt = tiempo total requerido para ensamblar cada unidad; c = tiempo de ciclo.
• Tiempo ocioso, eficiencia y retraso del balanceo: al minimizar automáticamente n, se garantiza:
  • Tiempo ocioso mínimo.
  • Eficiencia mínima.
  • Retraso mínimo del balanceo.

Tiempo ocioso: nc – Σt; n = número de estaciones; c = tiempo de ciclo; Σt = total tiempo estándar requerido para ensamblar cada unidad.

Retraso del balanceo: es la cantidad que falta para alcanzar el 100%; el retraso (%) = 100 – eficiencia.

La meta es agrupar los elementos de trabajo en estaciones de trabajo para:

• Minimizar el número de estaciones de trabajo requeridos.
• No infringir los requisitos de procedencia y tiempo de ciclo.

Otras Consideraciones

• Movimiento de paso: movimiento del producto de una estación a otra en cuanto transcurre el tiempo del ciclo.
• Factores de comportamiento:
  • Número de modelos producidos: línea de modelos mixtos produce varios artículos pertenecientes a una misma familia.
  • Tiempo de ciclo: conviene explorar un rango completo de tiempo de ciclo.