Importancia de la Organización en un Proyecto
Una organización eficiente es crucial para el éxito de cualquier proyecto. Permite a los gerentes:
- Minimizar las debilidades que impactan negativamente en los recursos financieros.
- Evitar la duplicación de esfuerzos y la creación innecesaria de puestos de trabajo.
- Fomentar el crecimiento profesional de los miembros del equipo al ofrecer oportunidades para adquirir diversas habilidades.
El Proceso de Organización en Proyectos
- Este proceso busca el uso ordenado y eficiente de los recursos del proyecto para alcanzar sus objetivos.
- Implica establecer una comunicación efectiva, creando y manteniendo relaciones entre todos los elementos involucrados.
- Fomenta el compromiso de los principales interesados con los requisitos del proyecto.
«El proyecto requiere de la toma de decisiones organizativas que identifiquen las fuerzas del medio ambiente, las opciones estratégicas, los factores tecnológicos, la ubicación, la función de cada unidad de recursos dentro del grupo, las responsabilidades y competencias» (Maxmiano, 2002).
Beneficios de un Buen Diseño Organizacional
Un diseño organizacional sólido facilita:
- El flujo de información y la toma de decisiones.
- La visualización de canales de mando y redes de comunicación formales.
- La coordinación entre departamentos.
- La delegación y la cooperación.
Principios Clave de la Organización
- Principio de unidad de mando: Cada miembro de la organización debe responder a un solo gerente.
- Autoridad y responsabilidad: La persona responsable de una tarea debe tener la autoridad para realizarla o delegarla.
- Jerarquía: Se requiere una estructura jerárquica para dirigir las operaciones y establecer niveles de autoridad.
- Flexibilidad: La organización debe ser adaptable a nuevas situaciones. Los gerentes deben revisarla periódicamente.
- División del trabajo: Asignar partes del proyecto a los miembros del equipo según sus capacidades, habilidades y conocimientos.
- División por departamento: Agrupar funciones y tareas en unidades semi-autónomas.
- Formalización: Grado en que las políticas, procedimientos, reglas y funciones están documentadas y guían el comportamiento.
- Cadena escalar o cadena de mando: Una línea de mando clara desde la cima hasta la base de la organización, asegurando una comunicación adecuada.
- Amplitud en la gestión: El número de subordinados que un supervisor puede manejar eficazmente.
- Centralización: Grado de autoridad en los distintos niveles jerárquicos. Depende de la madurez de los participantes, la confianza en el equipo y el estilo de gestión.
- Complejidad: Cantidad y tipo de trabajo y los distintos departamentos. Proyectos con muchos departamentos son más complejos en términos de integración y comunicación.
- Delegación: Transferencia de autoridad y responsabilidad a niveles inferiores.
- Responsabilidad: Obligación de realizar la tarea asignada.
- Especialización: Dividir tareas complejas en partes más simples para que los individuos o equipos se enfoquen en áreas concretas.
Tipos de Estructuras Organizativas
Existen tres tipos clásicos de estructuras organizativas:
- Estructuras funcionales (o jerárquicas): Comunes y basadas en la especialización funcional. Líneas de mando claras y estrictas. Cada individuo reporta a un solo superior. Bajo compromiso con los proyectos.
- Estructuras por proyecto o grupo de trabajo: Organización vertical dedicada exclusivamente a los proyectos. Cada equipo es independiente. El director del proyecto tiene autoridad y responsabilidad, incluyendo la adquisición de recursos.
- Estructuras matriciales: Combinan las estructuras funcionales y por proyecto. Establecen una estructura horizontal para apoyar proyectos. Diseñadas para múltiples proyectos simultáneos con recursos limitados. Los recursos humanos se asignan temporalmente a los proyectos.
Tipos de Estructuras Matriciales
- Matrices débiles: Los responsables del proyecto tienen poca autoridad formal sobre los recursos. Suelen ser gerentes técnicos. Pueden existir coordinadores de proyecto con mayor influencia.
- Matrices equilibradas: Los gerentes de proyecto negocian en igualdad de condiciones con los gerentes funcionales. Trabajan a tiempo completo en el proyecto.
- Matrices fuertes: Los gerentes de proyecto tienen plena autoridad y preferencia en la elección de recursos.