PROCESO DE DIRECCIÓN: CONCEPTO Y FUNCIONES
Se llama proceso administrativo al conjunto de funciones y actividades que llevar a cabo la administración de la empresa, orientadas a conseguir los objetivos y los fines de esta.
El directivo tiene que combinar los factores humanos y materiales de la empresa lo mejor posible atendiendo al entorno, siempre cambiante. Para ello necesita planificar, organizar, gestionar y controlar todos los factores.
Este proceso se compone de 2 fases:
la mecánica(es la parte teórica de la administración en la cual se establece lo que se debe hacer y se divide en 2 funciones: planificación y organización) y la dinámica (se refiere a la manera de como poner en practica todo lo que se ha planteado y organizado previamente y se divide en gestión y control.
FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN
La planificación es la primera función que se realiza. Se trata del estudio y fijación de los objetivos referentes a la empresa y a cada uno de sus departamentos o secciones.
Consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlo, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre buscando conseguir sus fines.
A.Clasificación de los planes
Existen varios tipos de planes que actúan en ámbitos diferentes por lo que deben ser considerados desde diversos puntos de vista y establecer distintas clasificaciones:
1Por su dimensión temporal.
Se refiere al tiempo durante el cual se pueden aplicar. Pueden ser:
-A largo plazo. Planes contemplados en un periodo superior a cinco años. Suelen referirse a aspectos estructurales de la empresa, relativos a una expansión futura, como nuevas inversiones en maquinaria.
-A medio plazo. Entre uno y cinco años. Muestran la actividad que ha de desarrollar la mayor parte de los departamentos de la empresa.
-A corto plazo. Tienen como límite el ejercicio económico, un año. Son planes inmediatos y muy concretos por departamentos, que pueden servir de canal para conseguir otros objetivos.
Generalmente, las empresas hacen una planificación a medio plazo.
1.2.Por la funcionalidad
Se refiere a planes de producción, de ventas, financieros y de inversiones, de personal… El contenido y las características de cada tipo de plan están relacionados con el tipo de función o departamento al que afecta:
-Área comercial:Los que hacen referencia todo aquello relacionado con las vendas.
-Área de producción: Los que se refieren al sistema productivo.
-Área de inversión y financiamiento: Los que se refieren a los fondos necesarios para el funcionamiento de la empresa.
-Área de recursos humanos: Todos los que hacen referencia al factor humano de la emrpesa.
B.Etapas del proceso de planificación
El proceso de planificación consta de una serie de etapas que se han de ir cubriendo durante la elaboración de los planes:
Análisis de la situación de partida. Se analiza la situación actual de la empresa y del entorno, y se toma conciencia de las oportunidades existentes para poder aprovecharlas.
Fijación de los recursos. Se marcan los objetivos, tanto generales como subobjetivos; se concretan las metas a las que se quiere llegar.
Creación de alternativas o determinación de las líneas de actuación. Se marcan los diferentes caminos que lleven a la empresa a sus objetivos.
Evaluación de las alternativas. Consiste en estudiar los puntos fuertes y débiles, y evaluar los costes, riesgos, dificultades, etc.
Elección de una de las alternativas. Se decide qué plan se ejecutará.
Control y determinación de desviaciones. Aunque se haya escogido una alternativa con la seguridad de que es la mejor, posiblemente evolucione de forma diferente y no funcione como se esperaba. Entonces, se debe volver a las alternativas anteriores y modificar lo necesario. Hay que hacer un seguimiento periódico de los planes y corregirlos cuando sea necesario.
2. FUNCION DE ORGANIZACIÓN:
Se define organización como la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las funciones que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Además, la organización tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa.
La comunicación en la empresa
Para que funcione la organización de la empresa es importante la comunicación, para que la comunicación tenga resultados positivos debe estar bien canalizada y debe educar y controlar. La comunicación interna de la empresa puede ser:
1.Comunicación vertical o ascendente:
Es la que se forma verticalmente de abajo hacia arriba, es decir, se origina enlos empleados y finaliza en los directivos, finalidad que los mandos directivos conozcan los problemas de los trabajadores de primera mano ya que estos se sienten parte de la empresa.
2.Comunicación horizontal o descendente:
Es la que se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico, es decir, entre personas de distintos departamentos (x ejemplo: entre el jefe de producción y jefe comercial), es imprescindible para que la empresa funcione como un todo.
A.ORGANIZACION DELTRABAJO:
Cuando hablamos de organización en el trabajo hablamos del conjunto de normas que tienen como finalidad coordinar todos los medios a disposición dela empresa para que, con los mínimos costes y el mínimo esfuerzo, se obtengas los objetivos previamente marcados.
Taylorismo:
Taylor,representante de la escuela de la organización científica del trabajo(esta escuela defendia la existencia de una oficina tecnica dedicada exclusivamente a organizar las tareas de los trabajadores),pretendía racionalizar el trabajo es decir eliminar los tiempos muertos y marcar los movimientos justos que debía hacer cada trabajar con la finalidad de aumentarla productividad, Principios fundamentales: 1.Análisis y diseño de cargos y tareas 2.Especialización de funciones 3. Descentralización de responsabilidad 4.Racionalización del trabajo, eliminando tiempos ociosos 5.incentivos salariales basados en la productividad.
Fayol
Remarcaba la necesidad de una estructura jerarquizada en la cual se admitiera la unidad de comandamiento. Para este autor francés, la función mas importante de la empresa era la administrativa, ya quede ella dependían las demás funciones. Principios de Fayol: 1.División del trabajo 2.Jerarquía bien definida 3.unidad de mando y dirección 4.Remuneración equitativa y satisfactoria 4.Equilibrio entre autoridad y responsabilidad.
Escuela de Relaciones humanas: Objetivo:
Hacer el trabajo más humano. Elton Mayo (1ª persona en demostrar la importancia de las relaciones humanas en la empresa) llegó a estas conclusiones: 1.Existían incentivos distintos a los materiales y objetivos de carácter social. 2Es essencial la atención x parte de la empresa al trabajador con el objetivo de que este se sienta emocionalmente satisfecho y eso repercuta positivamente en su productividad. 3.El hombre no se puede programar como una máquina.
B. Organización formal:
Es la estructura intencional definida e identificada en que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura en la que se tienen que ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir sus objetivos.
Estructura organizativa:
1.División en departamentos por funciones: Los trabajadores se organizan según la especialización. Pj:Finanzas. 2..División en departamentos por zonas geográficas: los trabajadores conocen la zona a que se destina el producto. 3.División en departamentos por producto: los trabajadores se agrupan según el producto final. 4.División en departamentos por procesos: el trabajo se organiza según las fases de la cadena de producción.
Modelo de estructura organizativa
Modelo lineal o jerárquico:
Todos los miembros de la empresa dependen de un superior,quien da las ordenes. Modelo valido para empresas pequeñas y medianas. Ventajas:
Facilidad para entenderse,la autoridad y las áreas de responsabilidad están definidas y la rapidez en la toma de decisiones. Inconvenientes
Falta de motivación por parte de los subordinados./Modelo funcional:
Se caracteriza por la existencia de especialistas que dedican todo su esfuerzo a una tarea concreta de la actividad de la empresa. Puede haber varios jefes o directivos. Ventajas
Empresa puede disponer de especialistas dentro de la misma y los empleados se dedican exclusivamente a su especialidad. Inconvenientes
Los empleados pueden recibir ordenes de mas de un jefe,creándose conflictos de convivencia./Modelo en linea y de asesoramiento(staff):
Intenta solucionar inconvenientes de los anteriores. Se caracteriza por una estructura central de forma jerárquica,que sirven para ayudar y asesorar pero que no tienen ningún tipo de autoridad dentro de la organización.
Ventajas:
permite la intervención de especialistas que asesoran a diversos departamentos,cada persona depende de otra,solamente recibe ordenes de jefe.
Inconvenientes:
Decisiones lentas,conflictos de relaciones entre personal./Modelo de comité:
Se caracteriza por la cooperación de varias personas para asumir autoridad y responsabilidad,la decisión toma conjuntamente los jefes de las distintas áreas, con la finalidad de obtener una visión global de todos los aspectos que pueden afectar a la decisión.
Ventajas:
las decisiones se toman desde varios puntos de vista y esto hace que haya participación general en cada decisión,lo que permite asumirlas mejor.
Inconvenientes
Tarda mucho en tomar las decisiones y a veces se hace por compromiso o amistad./Modelo matricial.
Modelo propio de empresas industriales,consiste en combinar como mínimo dos variables organizativas. Cada persona recibe,instrucciones del director del proyecto(horizontal),del director de departamento funcional(vertical).
Ventajas: Organización flexible,puede variar según los proyectos que se presenten.
Inconvenientes:
es necesario coordinar a todas las personas que intervienen en un proyecto,pueden surgir conflictos entre los distintos directores.
Organigramas
Representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada,dan a conocer características principales de dicha estructura. Requisitos: 1.Diferenciar los elementos que componen la empresa.2.Diferenciar los niveles y posiciones de autoridad.3.Ser de fácil comprensión.4.Ser sencillo.
Tipos de organigrama: –
Según la forma: horizontales (Igual que los verticales pero las unidades de mayor autoridad se sitúan a la izquierda y las subordinadas a la derecha), los verticales (Pretenden destacar la jerarquía de comandamiento. Los de mayor autoridad se sitúan en la parte de arriba) y los radiales (intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección).
C. Organización informal:
Conjunto de relaciones personales y sociales no preestablecidas por la dirección pero que surgen cuando las personas se relacionan. En la mayoría de los casos, es consecuencia de una seria de circunstancias: -Las relaciones naturales entre miembros que no salen en el organigrama.
-La aparición de líderes espontáneos en cuestiones ajenas a la empresa. -La existencia de problemas y la necesidad de reivindicaciones.
Esta organización nace cuando los trabajadores se relacionan con personas que no pertenecen a su departamento i se forman grupos de trabajo que no están predeterminados.
3.FUNCIÓN DE GESTIÓN
Gestión:
consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados. Hay 3 niveles: Alta dirección(Supervisan el funcionamiento global de la empresa), nivel intermedio(controlan la planificación) y nivel de gestión(Ejecutan y controlan todos los procedimientos que hace falta seguir).
Matriz de decisión
Es una tabla que contiene todos los elementos que intervienen en el proceso de decisión. Esta tabla facilita el análisis y sirve de punto de partida para obtener una solución al problema. Formada por estos elementos: –
Estrategias
Formadas por variables controladas y son las alternativas o op cines que se pueden escoger.
-Estados de la naturaleza:
Compuestos por variables no controladas. Representan las situaciones en que esta persona se puede encontrar.
-Desenlaces o resultados esperados:
en cada una de las estrategias.
-Predicciones de la probabilidad que se produce en cada uno de los estados de la naturaleza.
Criterios de decisión:
Se presentan 3 situaciones de decisiones:
-Situación de certeza: Situación en la cual se conoce con seguridad cual es el estado de la naturaleza que se presentará. -Situación de riesgo: Situación en que hay diversos estados de la naturaleza pero se conoce la probabilidad que pase uno o otro. -Situación de incertidumbre: Situación en la cual se desconoce la probabilidad de cada uno de los posibles estados de la naturaleza.
Decisiones según la situación de la certeza:
Se toman decisiones según la situación de certeza cuando se sabe con seguridad el estado de la naturaleza que se presentará. Por tanto, el problema sobre elegir se reduce a valorar cual será al final es más favorable económicamente.
Decisiones según la situación de riesgo:
Se pueden tomar decisiones según la situación de riesgo cuando se conocen todas las probabilidades de los estados de la naturaleza. Para escoger la decisión que aportará más beneficios se ha de calcular el valor monetario esperado de cada alternativa y elegir la mejor.
Decisiones según la situación de incertidumbre
Cuando la empresa es incapaz de hacer una estimación de la probabilidad que se produce en cada uno de los estados de la naturaleza. La determinación se toma de una manera subjetiva, es decir, según la manera de ser de quien tome la decisión o su actitud delante de un riesgo. Criterios: pesimista o de Wald, optimista, Laplace, Hurwicz y Savage.
4.FUNCION DE CONTROL
Controlar:
consiste en verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación, tanto en los objetivos generales como en los subobjetivos. Etapas de control: 1.Se han de marcar unos estándares, unas medidas que se consideren normales;2.Se han de medir las actividades, se debe analizar lo que se a obtenido realmente;3.Se han de corregir las desviaciones obtenidas.
Etapas de control
Para llevar a cabo un buen control se han de seguir varias fases o etapas:
1. Se han de marcar unos estándares, es decir, unas medidas que se consideren normales. Por ejemplo, la cantidad de producción obtenida por una máquina en un tiempo determinado, el coste por unidad de producto, etc.
2. Se han de medir las actividades, es decir, una vez que se han fijado los estándares, se debe medir o analizar lo que se ha obtenido realmente. Para ello, hay que examinar paso a paso las fases de la actividad, para estar constantemente al corriente, sin esperar al final de la misma. Una vez analizadas, Se han de comparar con los estándares marcados y determinar las desviaciones producidas.
3. Se han de corregir las desviaciones obtenidas, es decir, una vez que se han detectado las desviaciones, se han de analizar y determinar los motivos que las han originado. Generalmente, los motivos son dos: o no se han ejecutado los planes como se había previsto, por falta de organización o por poca rentabilidad de los recursos; o estos planes no eran los correctos y se habían marcado unos objetivos que no se podían conseguir. Cualquiera que sea el motivo, hay que intentar resolver la desviación, aprovechando la información obtenida en el control y realizando un planteamiento distinto.
Existen diferentes técnicas de control:
La auditoría
Verifica la planificación tanto en relación a la contabilidad (análisis de los estados financieros) como a la rentabilidad de los recursos o la gestión global de la empresa, haciendo recomendaciones para mejorarla. Hay dos clasificaciones de auditoría:La primera distingue entre auditoría interna, que se lleva a cabo dentro de la empresa como mecanismo propio de control; y la auditoría externa, que realizan personas ajenas a la empresa, profesionales independientes. La segunda clasificación incluye la auditoría de cuentas, que analiza los estados financieros en la empresa; la auditoría operativa, cuya función es analizar la estructura global de la empresa con respecto a los objetivos, políticas o planificaciones; y, por último, la ecoauditoría, que controla el impacto medioambiental de las empresas.