La Función de la Planificación en la Administración
La planificación es la función administrativa primordial. Implica decidir anticipadamente: qué hacer, cómo hacerlo, dónde, quién lo hará, cuándo y para qué.
La planificación responde a estas preguntas, considerando las cuatro áreas funcionales clave de la empresa:
- Producción
- Mercadeo
- Finanzas
- Recursos Humanos
La planificación es un proceso proactivo que define cada acción a realizar.
Proceso Detallado de la Planificación
El proceso de planificación implica una secuencia lógica de pasos para alcanzar los objetivos. Estos pasos son:
Paso 1: Establecimiento de Metas
La planificación comienza con la identificación de una o varias metas. Es crucial definir claramente lo que la empresa necesita lograr.
Paso 2: Definición de la Situación Actual
Se debe evaluar la posición actual de la empresa respecto a sus metas. Es fundamental determinar los recursos disponibles para alcanzarlas.
Este análisis permite trazar planes realistas para el futuro.
Paso 3: Identificación de Ayudas y Obstáculos
Se deben identificar los factores internos y externos que pueden favorecer o dificultar el logro de las metas. Un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) es esencial en esta etapa.
Paso 4: Desarrollo y Evaluación de Planes de Acción
Este paso implica:
- Generar diversas opciones para alcanzar las metas.
- Evaluar cada opción.
- Seleccionar la opción más adecuada (o la más satisfactoria).
Paso 5: Secuenciación de Actividades
El plan seleccionado se traduce en una serie de actividades, ya sean secuenciales o paralelas. Para cada actividad, se debe especificar:
- Tiempo de inicio y duración.
- Responsable y equipo de trabajo.
- Recursos necesarios.
Paso 6: Establecimiento de un Sistema de Control
Se debe definir un sistema para evaluar y controlar el progreso hacia los objetivos y los resultados concretos previstos en la planificación.
Tipos de Planes Empresariales
Existen diversos tipos de planes:
- Planificación física: Relacionada con equipos, maquinaria, edificios, etc.
- Planificación de ciudades: Considera las zonas geográficas para el establecimiento de la empresa.
- Planificación funcional: Se enfoca en áreas específicas de la empresa (Recursos Humanos, Mercadeo, Finanzas, etc.).
- Planificación general: Abarca todas las actividades de una pequeña empresa.
- Planificación correctiva: Se utiliza para acciones de corrección y ajustes en la ejecución del plan.
Componentes Clave de los Planes
Objetivos
Son los resultados que la empresa desea alcanzar. Sirven como base para la planificación de actividades futuras. Los objetivos pueden jerarquizarse según su importancia.
Propósito
Define la actividad concreta a la que se dedicará la empresa (transformación, comercialización o servicio).
Misión
Representa el compromiso de la empresa con las necesidades de la sociedad y el cumplimiento de su propósito.
Estándar
Es una unidad de medida que sirve como criterio o nivel de referencia. Facilita la medición, la uniformidad y el logro de los propósitos.
Políticas
Son guías amplias (verbales o escritas) que orientan la interpretación y aplicación de acciones o normas. Pueden ser generales o específicas. Las políticas son establecidas por los propietarios de la empresa.
- Políticas internas: Afectan al personal de la empresa (horarios, uniformes, seguridad, etc.).
- Políticas externas: Afectan a personas ajenas a la empresa (descuentos, créditos a clientes, etc.).
Estrategia
Son las acciones o interpretaciones de los planes, considerando la competencia y el campo de acción de la empresa. Ejemplos: aumentar la participación en el mercado, adquirir nuevo equipo, lanzar un nuevo producto.
Presupuesto
Es un documento que detalla los recursos financieros necesarios o disponibles para una actividad. Permite controlar las actividades de la empresa. Es un plan de gastos y asignaciones (rubros).
Pronóstico
Son predicciones de desempeños futuros. Cada plan tiene un pronóstico asociado. El pronóstico se relaciona con la capacidad de riesgo del empresario y las condiciones del entorno.
Reglas
Son normas inflexibles que indican lo que se debe o no se debe hacer (ej: no fumar en el trabajo).
Procedimiento
Es una secuencia ordenada de actividades relacionadas cronológicamente, considerando tiempo, esfuerzo y costo. Determina cómo se realizarán las actividades.
Métodos
Es la forma de ejecutar el trabajo. Busca simplificarlo; siempre hay un método mejor para realizar una tarea.
Programas
Son planes de actividades ordenadas por un período determinado, con el objetivo de alcanzar resultados.
Proyectos
Son programas más concretos y específicos, generalmente relacionados con remodelaciones o ampliaciones.
Áreas Principales de la Planificación
La planificación se puede dividir en cuatro áreas principales:
Mercado-Producto
Se refiere a la estrategia para servir al mercado con el producto o servicio.
Utilidades
Busca la combinación óptima de recursos para maximizar los beneficios.
Crecimiento
Define el índice de expansión o concentración deseado, los objetivos a alcanzar y el plazo.
Recursos Humanos
Planifica la cantidad y características del personal necesario.
Toma de Decisiones: Proceso y Fundamentos
La toma de decisiones implica seleccionar la mejor opción entre varias alternativas. Requiere bases cualitativas y cuantitativas.
Proceso de Toma de Decisiones
El conocimiento del empresario sobre su empresa y el entorno es crucial para tomar decisiones coherentes y rentables. Los pasos básicos son:
- Diagnosticar y definir el problema: Identificar la causa raíz del problema.
- Obtener y analizar los hechos relevantes: Recopilar y analizar la información relacionada con el problema.
- Desarrollar opciones: Generar todas las posibles soluciones (la lluvia de ideas es útil).
- Evaluar opciones: Analizar la efectividad de cada opción en términos de:
- Realismo (metas y recursos de la empresa).
- Contribución a la solución del problema.