El aprovisionamiento es la función que se encarga de adquirir los materiales necesarios para la actividad de la empresa y almacenarlos hasta que se inicie el proceso de producción o comercialización. Se compone de tres aspectos clave:

• Compras: Adquisición de materiales y productos.
• Almacenamiento: Gestión del espacio y organización de los materiales.
• Gestión de Inventarios: Determinación de la cantidad de existencias necesarias y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa.

Ciclo de Aprovisionamiento

El ciclo de aprovisionamiento es el período que transcurre entre la compra y el momento en que se entregan los productos vendidos a los clientes.

Tipos:

• Empresa Industrial: Ciclo más largo (compras -> existencias -> producción -> existencias -> ventas).
• Empresa Comercial: Ciclo más corto (compras -> existencias -> ventas).

Existencias

Las existencias son todos los materiales que una empresa tiene en sus almacenes. También se les llama stocks o inventarios.

Tipos:

• Materias Primas: Existencias que, mediante la transformación, forman parte de los productos fabricados.
• Productos Semielaborados: Productos elaborados por la empresa pero no destinados a la venta porque les falta otra transformación.
• Productos Acabados: Productos fabricados por una empresa y destinados al consumo final.
• Mercaderías: Materiales comprados por la empresa para venderlos sin transformación.
• Otros Aprovisionamientos: Elementos que se incorporan al producto pero que no ha fabricado la empresa.
• Subproductos, Residuos y Materiales Recuperables.

Inventarios

Los inventarios son un instrumento que facilita la gestión de aprovisionamiento. Motivos por los que se necesitan almacenar recursos:

• Para evitar la ruptura de stocks (no quedarse sin productos si hay un aumento inesperado de la demanda).
• Por la diferencia en el ritmo de producción y distribución según la época del año.
• Para obtener descuentos por la compra de materiales en cantidad.

Costes de Gestión de Existencias

1. Costes de Pedido: Costes administrativos de gestionar y realizar pedidos a proveedores.
2. Costes de Adquisición: Cantidad de producto comprado por el precio.
3. Costes de Mantenimiento de Inventario: El coste por mantener un volumen de existencias en almacenes.
   • Administrativos
   • Operativos: Personal de almacén.
   • Espacio Físico: Alquileres de naves o impuestos.
   • Costes Económicos: De obsolescencia y depreciación.
   • Financieros: Los intereses por la financiación por los capitales invertidos. Si la financiación es propia se incurre en costes de oportunidad.
4. Costes de Ruptura de Stocks: Coste cuando la empresa se queda sin existencias.

Administración de Inventarios

Indicadores:

1. Stock Máximo: Cantidad máxima de existencias de un material que se puede tener en el almacén.
2. Stock Mínimo o de Seguridad: Cantidad mínima de existencias de un material que se puede tener en el almacén.
3. Punto de Pedido: Nivel de existencias en el que se tiene que realizar el pedido para reaprovisionar el almacén.

Modelos de Gestión de Inventarios

Modelo de Pedido Óptimo o de Wilson

Determina la cantidad de pedido que se quiere realizar para que optimice el sistema de gestión de inventarios. Determina que el pedido óptimo es el que minimiza los costes de gestión de inventarios. Se utiliza cuando:

• La empresa se aprovisiona por lotes de producto de cantidad constante.
• La demanda del producto sea constante y conocida.
• El precio del producto y el plazo de aprovisionamiento sean constantes y conocidos.

Punto de Pedido Óptimo

Volumen de pedido para el que el coste total de inventario es mínimo y el coste de pedido es igual al coste de almacenamiento.

Modelo ABC

Se basa en clasificar las existencias por importancia cuando hay inventarios con mucha variedad de productos.

Tipos:

1. Existencias A: Artículos más importantes (aprox. 20%) y entre el 60% o 80% del valor total de las existencias.
2. Existencias B: Menos importantes, son el 30% de los artículos en almacén y entre el 10% y 20% del valor.
3. Existencias C: Muy poco importantes, son el 50% de los artículos en almacén y entre el 5% y 10% del valor.

Cada tipo de existencias requiere un nivel de control diferente: cuanto mayor sea el valor invertido en los artículos almacenados, mayor será el control.

Sistema Just-in-Time (JIT)

Es un sistema integrado de gestión de producción y gestión de aprovisionamiento. Consiste en que la empresa no fabrica ningún producto hasta que no haya un pedido de clientes o una orden de fabricación.

Objetivos:

• Reducir las existencias en inventario.
• Destinar el mínimo de recursos al mantenimiento.
• Reducir los plazos de producción y de entrega.
• Tener un sistema integrado de calidad.

Requisitos:

• Gran participación del personal para identificar problemas.
• Disponer de aplicaciones de ingeniería.
• Aplicar un sistema de calidad total.

Valoración de Existencias

Las existencias tienen una valoración económica que la empresa debe cuantificar.

Normas:

• Precio de Adquisición: Si las existencias son productos comprados, se valoran así: Precio de adquisición = Importe de factura del proveedor (sin IVA) + Gastos de la operación.
• Coste de Producción: Si son productos fabricados: Costes de producción = Materia Prima (precio) + Otros consumos + Otros costes directos de fabricación + Costes indirectos de la empresa.

Si los productos entran en el almacén en grandes cantidades y a precios de adquisición o costes de producción iguales, utilizamos dos métodos de valoración de las salidas del almacén.

Tipos:

• Criterio PMP (Precio Medio Ponderado): Consiste en calcular el valor medio de las existencias iniciales y de las entradas ponderadas según sus cantidades.
• Criterio FIFO (First-In, First-Out): El valor de salida de los productos del almacén es el precio de las primeras unidades físicas que entraron. Las existencias se registran según su valor de entrada respetando el orden cronológico.

Ficha de Control de Existencias

Se utiliza para registrar los movimientos de las existencias. Es un documento que registra individualmente todos los productos en existencias, su valoración y las entradas y salidas.

Contenido:

• Artículo, referencia y proveedor.
• Referencia a la gestión de inventarios.
• Criterio de valoración: PMP o FIFO.
• Registro cronológico de los movimientos.