Optimización de Sistemas de Inventarios: Control y Modelos de Gestión

Sistemas de Inventarios: Conceptos Clave y Optimización

Los sistemas de inventarios son fundamentales en la gestión empresarial. Surgen de la necesidad de equilibrar la demanda y el abastecimiento, considerando las diferencias en tiempo y localización. Se definen como un conjunto de normas, métodos y procedimientos aplicados sistemáticamente para planificar y controlar los materiales y productos que una organización utiliza. Estos sistemas pueden ser manuales o automatizados (preferiblemente).

¿Qué es un Inventario?

Un inventario es el conjunto de mercancías o artículos que una empresa tiene para comerciar. Permite la compra, venta o fabricación de productos antes de su venta final. Se clasifica dentro del grupo de activos circulantes y, a menudo, representa uno de los activos más importantes de la empresa. El inventario se refleja tanto en el balance general (como inventario final) como en el estado de resultados. El inventario final se resta del costo de las mercancías disponibles para la venta, determinando así el costo de las mercancías vendidas durante un período.

Características del Inventario

Es crucial realizar un análisis detallado de las partidas que componen el inventario para identificar las etapas del proceso de producción. Las más comunes son:

Materia Prima: Puede ser importada o nacional. La materia prima local puede presentar problemas de abastecimiento, mientras que la importada implica considerar el tiempo de aprovisionamiento.
Productos en Proceso: Artículos en fase de fabricación.
Productos Terminados: Bienes listos para la venta.
Suministros y Repuestos: Materiales necesarios para el mantenimiento y operación.

Otros aspectos importantes a considerar son la obsolescencia (por nueva tecnología o desgaste), el tiempo de rotación, la existencia de seguros contra contingencias y la correcta valorización de la moneda empleada para la contabilización del inventario.

Tipos de Inventario

Inventario de Mercancías: Bienes adquiridos para ser vendidos sin modificaciones. Incluye mercancía en camino, en consignación o pignorada (en garantía).
Inventario de Productos Terminados: Bienes manufacturados listos para la venta.
Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Bienes en proceso de manufactura, cuantificados por materiales, mano de obra y gastos de fabricación.
Inventario de Materias Primas: Materiales base para la elaboración de productos, aún sin procesar.
Inventario de Suministros de Fábrica: Materiales de uso en la producción que no se pueden cuantificar de forma precisa (pintura, lija, clavos, etc.).
Inventario Inicial: Se realiza al inicio de las operaciones de la empresa.
Inventario Final: Se realiza al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, para determinar la situación patrimonial.

Política de Inventario: Clave para la Eficiencia

La elección de una política de inventario adecuada debe ir acompañada de una revisión de los sistemas de registro y control de la empresa. Las nuevas implementaciones deben ser costo-efectivas, fáciles de implementar y no interferir con los procesos normales. Además, deben considerar al personal que las utilizará.

Pasos a seguir para una política de inventario efectiva:

Análisis de escenarios para evaluar el desempeño ante eventualidades (escasez, picos de demanda, pedidos especiales, aumento de precios).
Observación del comportamiento del sistema al variar parámetros (demanda, tiempo de reabastecimiento, capacidad de almacenamiento).
Análisis estadísticos con réplicas del modelo, considerando la naturaleza aleatoria de la demanda. Se pueden usar técnicas de Diseño de Experimentos (DE) para mayor robustez.
Comparación cuantitativa del desempeño de diferentes políticas (actual vs. propuesta, o entre diferentes propuestas como sistemas de revisión continua o periódica, modelos (S, T) o (Q, R)).

Manejo y Control de Inventarios: Un Factor Crítico

El manejo y control de inventarios es un elemento crítico para el correcto funcionamiento de la empresa. Un mal manejo puede generar problemas de abastecimiento o costos elevados. Es fundamental un seguimiento continuo y adaptarse a los cambios del mercado para mantener la competitividad.

Control de Inventario: Responsabilidades y Funciones

El control de inventarios involucra a varios departamentos y abarca diversas funciones:

Planeamiento: Basado en el presupuesto o pronóstico de ventas, desarrollado por el departamento de ventas. Incluye programas de producción, presupuestos de inventarios y detalles de materia prima y mano de obra.
Compra u Obtención: Involucra el control de producción (determinación de tipos y cantidades de materiales) y compras (colocación de órdenes y seguimiento de entregas).
Recepción: Responsable de la aceptación de materiales, verificación de cantidad y calidad, comparación con la orden de compra, generación de informes de recepción y envío a almacenes.
Almacenaje: Custodia de materias primas y productos terminados. Incluye comprobación de cantidades, almacenaje adecuado (protección y control de acceso) y gestión de salidas para producción o embarque.
Producción: Control físico de materiales en proceso. Incluye información sobre movimiento de producción, notificación de desperdicios y materiales dañados, y ajuste de registros de inventario.
Embarques: Preferiblemente basados en órdenes de embarque aprobadas y preparadas independientemente.
Contabilidad: Mantenimiento del control contable sobre los costos de los inventarios a lo largo de los procesos de adquisición, producción y venta.

Teoría de Colas: Aplicación en la Gestión de Inventarios

La teoría de colas es el estudio matemático de las líneas de espera. Es una herramienta valiosa en la investigación operativa, aplicable a diversas situaciones en negocios, industria, ingeniería, transporte y telecomunicaciones. En informática y nuevas tecnologías, las situaciones de espera son frecuentes (procesos en servidores, información en Internet, congestión en redes, etc.).

Campos de aplicación: logística de producción, ingeniería de redes y servicios, ingeniería de sistemas informáticos, proyectos sustentables.

Modelo de Formación de Colas

Las colas se forman por un desequilibrio temporal entre la demanda de servicio y la capacidad del sistema. Los «clientes» (máquinas dañadas, procesos, etc.) pueden esperar debido a instalaciones inadecuadas (cola explosiva) o porque los clientes anteriores están siendo atendidos.

Objetivos de la Teoría de Colas

Identificar el nivel óptimo de capacidad del sistema para minimizar costos.
Evaluar el impacto de modificaciones en la capacidad del sistema.
Establecer un balance entre costos y calidad de servicio.
Analizar el tiempo de permanencia en el sistema o en la cola.

Elementos de la Teoría de Colas

Proceso básico de colas: Clientes generados en una fase de entrada, se unen a una cola, son seleccionados según una disciplina de servicio, reciben el servicio y salen del sistema.
Fuente de entrada o población potencial: Número total de clientes que pueden requerir servicio (finita o infinita).
Cliente: Individuo que solicita servicio.
Capacidad de la cola: Número máximo de clientes en espera (finita o infinita).
Disciplina de la cola: Orden de selección de clientes (FIFO, LIFO, RSS, Processor Sharing).
Mecanismo de servicio: Instalaciones de servicio con uno o más servidores.
Redes de colas: Sistema con varias colas y flujos de trabajos entre ellas (redes de comunicaciones, sistemas operativos multitarea).
Cola: Número máximo de clientes que puede admitir (finita o infinita).
El proceso de servicio: Cómo son atendidos los clientes.