Definición de Administración General
Es una ciencia social que estudia y enseña la organización de las empresas y la manera de gestionar los recursos (humanos, económicos o tecnológicos) a su disposición mediante los procesos administrativos: planificar, organizar, dirigir, controlar; con el propósito de lograr los objetivos y metas de la organización de manera eficiente y eficaz.
Definición de Administrador
Es un profesional con experiencia y capacidad, que gestiona recursos para obtener los objetivos y metas de la empresa a través de decisiones y procesos organizacionales, de planeación, organización, dirección y control empresarial. Cualquier persona con sentido común, capacidad, algo de conocimientos y experiencia puede iniciar en el mundo de la administración.
Definiciones de Administración
- Chiavenato: «Planear, Organizar, Dirigir y Controlar» (PODC)
- Fayol: «Prever, Organizar, Mandar, Coordinar y Controlar» (POMCC)
- Robbins y Coulter: «Coordinación de Actividades de Trabajo» (CAT)
- Fernández Arenas: «Satisfacción de Objetivos Institucionales por Estructura y Esfuerzo Humano» (SOIEEH)
- Reinaldo O. Da Silva: «Aprovechar Recursos para Alcanzar Objetivos» (ARAO)
- Koontz y Weihrich: «Diseñar y Mantener un Entorno para Cumplir Objetivos» (DMECO)
- Hitt, Black y Porter: «Estructurar y Utilizar Recursos para Lograr Metas» (EULM)
- Münch Galindo y García Martínez: «Coordinación Eficiente y Eficiente de Recursos para Productividad» (CEEERP)
Tipos de Administración
- Pública: aquella que se identifica con el ámbito político-gubernamental e institucional, que se realizan dentro de las instituciones públicas, ya sean locales, regionales o nacionales, cuyo objetivo es ofrecer servicios públicos de calidad y eficientes con transparencia.
- Privada: se encarga de la planeación y gestión de los distintos recursos en aquellas organizaciones del sector privado; o sea, aquella administración propia de negocios, empresas, fábricas, comercios y otros tipos de actividades no gubernamentales cuyo objetivo principal es maximizar utilidades.
- Mixta: aquella que se realiza en empresas concesionadas al sector privado con participación accionaria del sector público cuyo objetivo principal es maximizar utilidades.
Origen de la Administración
El ser humano aplicó la administración básica desde la época primitiva. Sin embargo, la administración como ciencia se empieza a utilizar en el siglo XX.
5 Funciones Administrativas según Henry Fayol
- Planificación: establecer los objetivos y fijar las estrategias a seguir para alcanzarlos
- Organización: definen las actividades, la estructura y los procesos para alcanzar los objetivos organizacionales
- Dirección: ejercicio del liderazgo en la organización para coordinar y alinear todas las actividades
- Coordinación: enlazar los procedimientos con las actividades
- Control: evaluación e inspección de las actividades
Administración en la Época Actual
Fenómeno universal, «disciplina nueva».
Cada organización requiere tomar decisiones para:
- Coordinación de múltiples actividades
- Relaciones interpersonales
- Evaluación de desempeño
- Obtención y colocación de los recursos.
El administrador puede ser un profesional o un no profesional. Las empresas, dependiendo de sus objetivos, requieren de un equipo de administradores en varios niveles y en las diversas áreas. La administración no es un fin. Es un medio de hacer que las cosas se realicen de la mejor forma posible, con el menor costo y con la mayor eficiencia y eficacia.
Administración de los Servicios de Salud
Consiste en:
- Capacidad de gestionar, administrar y financiar las empresas e instituciones de salud
- Adecuarlas a las exigencias dadas por los nuevos sistemas de prestación de servicios
- Actualizar su infraestructura
- Ajustarse a los procesos de descentralización y modernización
- Mejorar la prevención, promoción, diagnóstico y atención en salud
- Mejorar la calidad, eficiencia y coberturas
En la planificación de los servicios de salud, debe contarse con la participación ciudadana; y el control de la ejecución debe ser efectuado con participación ciudadana, rendición de cuentas y control social de la gestión.
Administradores de la Salud
Factor clave: mercado asociado a empresas de seguros de salud.
Los futuros administradores públicos de servicios médicos y de salud deben estar preparados para ocuparse de:
- Innovación tecnológica de los sistemas
- Salud preventiva.
Tipos de Administración de Salud
- Grandes Instalaciones de Salud: Administradores principales con varios asistentes para decisiones operativas en áreas clínicas como Enfermería, Cirugía, Terapia, Historias clínicas e Información de la salud.
- Instalaciones Pequeñas: Administradores principales se enfocan en detalles de operaciones diarias.
- Consultorios Colectivos: Administradores colaboran estrechamente con médicos.
- Pequeños Grupos Médicos: Administradores manejan el negocio, dejando decisiones de políticas a facultativos.
- Grupos Grandes: Emplean un administrador de tiempo completo para estrategia y coordinación diaria.
- Grupos de Tamaño Mediano: Contratan un administrador para gestionar personal, facturación, presupuesto, inversiones, y flujo de pacientes.
- Consultorio Grande: Un administrador principal y varios asistentes se encargan de áreas específicas.
Salud y Gestión de la Información
Los administradores de información de salud deben mantenerse al día respecto de la tecnología informática, así como de los requisitos legales. Además, a medida que los datos de los pacientes se utilizan con mayor frecuencia para la gestión de la calidad y la investigación médica, los administradores de información de salud deben garantizar que las bases de datos sean completas, precisas y estén disponibles sólo al personal autorizado.
Avances Tecnológicos en Salud
Cada vez se aplican técnicas y estrategias gerenciales más sofisticadas en todas las organizaciones con el fin de:
- Manejar más eficientemente los recursos financieros,
- Retener y motivar al mejor talento humano disponible
- Mejorar los niveles de seguridad de los procesos de atención al paciente
- Mantener una cultura de servicio con altos estándares de calidad, entre otros desafíos.
Antecedentes Históricos de los Sistemas
La Teoría General de Sistemas (TGS) tiene su origen en los mismos orígenes de la filosofía y la ciencia. La palabra Sistema proviene de la palabra systêma, que a su vez procede de synistanai (reunir) y de synistêmi (mantenerse juntos).
Específicamente se le atribuyen a George Wilhem Friedrich Hegel (1770 –1831) el planteamiento de las siguientes ideas:
- El todo es más que la suma de las partes
- El todo determina la naturaleza de las partes
- Las partes no pueden comprenderse si se consideran en forma aislada del todo
- Las partes están dinámicamente interrelacionadas.
Durante el siglo XX la TGS no está ligada solamente a la Filosofía, aparecen otras disciplinas que se apoyan en ella: Psicología de la Gestalt, Comunicaciones, Cibernética, Sociología, Fisiología, Bioquímica, Teoría de autómatas, Economía, Ecología y Administración.
Ludwig von Bertalanffy (19 de sept. 1901 – 12 junio 1972)
SISTEMA: un sistema es un conjunto de elementos ordenados jerárquicamente que interaccionan entre sí.
Definición de Sistema
Es un conjunto de elementos relacionados entre sí que funciona como un todo. Si bien cada uno de los elementos de un sistema puede funcionar de manera independiente, siempre formará parte de una estructura mayor. Del mismo modo, un sistema puede ser, a su vez, un componente de otro sistema.
Clasificación de Sistemas
Existen dos grandes tipos de sistemas:
- Sistemas conceptuales o abstractos
- Sistemas reales o materiales
- Sistema conceptual: son todas las ideas, conceptos, signos, hipótesis, teorías o símbolos que se utilizan para crear un constructo, es decir, una entidad hipotética. Ejemplo: la matemática, que a su vez está formada por varios componentes abstractos (álgebra, cálculo, etc.).
- Sistemas reales o materiales: Son estructuras compuestas por elementos tangibles, sean de origen natural o artificial.
Características de los Sistemas
Administración en salud o administración sanitaria es la ciencia social y técnica relacionada con la planificación, organización, dirección y control de las empresas públicas y privadas del sector salud, mediante la optimización de recursos financieros, tecnológicos y humanos.
Principios Básicos de TGS
Tres premisas básicas: los sistemas existen dentro de los sistemas, los sistemas son abiertos y las funciones de un sistema dependen de su estructura
Definición de Sistema de Información Hospitalario
Sistema que usa equipos de cómputo y comunicaciones para recolectar, almacenar, procesar, recuperar y comunicar información administrativa y de atención del paciente todas las actividades relacionadas con el hospital y para satisfacer los requerimientos funcionales de los usuarios autorizados
Grandes Grupos de Sistemas
- Front office: Son los sistemas que apoyan a prestar el servicio de salud enfocados al exterior de la institución
- Back office: Son los que soportan el funcionamiento de las áreas del hospital, enfocados al interior de la institución.
- Sistemas clínicos: auxiliares de diagnóstico y tratamiento. Son los que automáticamente recaban la información y datos clínicos del paciente.
Además de estos, existen varios servicios especializados dentro de un hospital, ellos incluyen: laboratorio clínico, anatomía patológica, farmacia, etc
Requerimientos para Implementar un Sistema HIS
- Red de comunicaciones intranet e internet.
- Equipo de hardware
- Software
- Capacitación al personal
- Financiamiento
Tipos de Sistemas HIS
- HIS administrativo. Gestionan todos los recursos hospitalarios, recursos humanos, materiales y monetarios.
- HIS médico-administrativo. Administra la relación con los pacientes y los datos que genera el mismo como usuario de los servicios en un hospital.
- HIS clínico. Estado de salud o de enfermedad del paciente
Funciones de un Sistema HIS
La función principal de un HIS es gestionar la información referente a los servicios de un hospital y hacerla accesible para todo el personal autorizado.
Otras funciones de los sistemas HIS incluyen:
- Llevar un control de todos los servicios prestados a los pacientes.
- Obtener estadísticas generales
- Datos epidemiológicos.
- Costo de la atención prestada.
- Expediente clínico en forma electrónica.
- Acceso a la información en tiempo y forma oportuna.
- Darle la posibilidad de actualizar esa información y ejercer su derecho de corrección de datos.
- Mejorar la práctica clínica mediante el soporte de decisiones.
- Apoyar a las actividades de docencia e investigación.
- Tornar más eficientes los planes específicos de la institución.
- Armonizar la información científico-técnica con la administrativo-contable.
Ventajas de los Sistemas HIS
- Recuperación de la información de los pacientes y procesos hospitalarios
- Manejar mayor volumen de información
- Toda la información se puede manejar en tiempo real.
- Reducción del uso de papel
- Mejor monitoreo de materiales, inventario y medicamentos
- La disponibilidad de la información en la toma de decisiones
- Minimiza el tiempo de respuesta a pacientes, clientes y proveedores
Proceso Administrativo
Conjunto de etapas (planificación, organización, dirección y control) cuya finalidad es conseguir los objetivos de una empresa u organización de la forma más eficiente posible. El proceso administrativo es continuo. No se trata de realizar cada una de las etapas y todo termina ahí. Cuando termina un ciclo, se pasa al siguiente. Normalmente se utiliza para lograr:
- El objetivo general de la empresa
- Objetivos particulares
- Proyectos menores.
Componentes del Proceso Administrativo según Fayol
- Planificar.
- Organizar.
- Dirigir.
- Controlar.
POSDCORB
Luther Gulick 1937. Cada letra corresponde a una inicial de un término, que sirve para describir las funciones principales de un Director de Empresa: Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting y Budgeting, es decir, planificar, organizar, crear equipos de estudio y asesoramiento, dirigir, coordinar, informar y presupuestar.
Componentes del POSDCORB
- Planificación: trazar las líneas generales de lo que debe hacerse y de los métodos para hacerlo
- Organización: establecimiento de la estructura formal de autoridad, a través de la cual las subdivisiones de trabajo son integradas, definidas y coordinadas hacia el objeto buscado.
- Staffing (Asesoría): es la función de preparar y entrenar al personal y mantener condiciones favorables de trabajo.
- Dirección: tomar decisiones e incorporarlas en ordenes e instrucciones específicas y generales; y además, asumir el liderazgo de la empresa.
- Coordinación: es el proceso de establecer relaciones entre las varias partes del trabajo.
- Información: mantener informados de lo que pasa a aquellas instancias ante quienes el jefe es responsable (JD) y a los sus subalternos.
- Presupuestar: es la función que incluye todo lo relacionado con la elaboración, ejecución y fiscalización presupuestales, o sea, el plan fiscal, la contabilidad y el control.
Planificación de los Servicios de Salud
Planificación es un modelo o plan que se utiliza como guía para implementar diversos proyectos y objetivos. Es un listado que detalla de forma ordenada:
- Los procesos
- Los recursos
- Y el tiempo
Para qué sirve la Planificación
Permite coordinar múltiples procesos y tareas de forma ordenada para alcanzar los objetivos en el tiempo estipulado.
Pasos de la Planificación
- Analizar la situación. Comprender la situación actual, las necesidades y detectar los posibles problemas.
- Definir objetivos. Motivo o la razón del proyecto para el que vamos a realizar la planificación.
- Desarrollar el plan de acción. Efectuar las acciones concretas que son necesarias para alcanzar el objetivo y que deben ser delegadas a cada responsable o equipo, según corresponda.
- Detallar recursos necesarios. Enumerar todos los recursos (materiales y humanos) que serán necesarios para desarrollar el plan de acción.
- Determinar las fases del proyectos.
- Definir los tiempos de cada fase y el tiempo total.
- Ejecutar el plan. Consiste en el trabajo propiamente dicho, del personal, los proveedores y los responsables involucrados a los que les fueron asignadas las tareas del plan de acción.
- Controlar y evaluar. Consiste en controlar y analizar si el plan está avanzando según lo estipulado.
Tipos de Planificación
- Planificación estratégica. Consiste en un plan integral de negocio que permite el funcionamiento de una organización. Su ejecución depende de la toma de decisiones de la gerencia
- Planificación táctica. Consiste en repasar las metas generales para definir objetivos específicos. Su ejecución depende de cada responsable
- Planificación operativa se centra en los recursos disponibles, la manera en que se hará uso de los recursos y en las tareas necesarias para alcanzar los objetivos. Depende de los directores o responsables de área
- Planificación normativa. Serie de reglas y normas que la gerencia de una organización establece durante un período determinado para alcanzar sus objetivos.
Objetivos de la Planificación
- Objetivos de tiempo
- Objetivos a largo plazo: expresan cuáles son, a grandes rasgos, los rumbos generales que quiere tomar un equipo, empresa o proyecto. Periodo de tiempo largo, que puede ser de meses o incluso años.
- Objetivos a corto plazo: sirven para dividir objetivos a largo plazo en partes más asequibles
- Objetivos de rendimiento: se marcan a corto plazo con respecto a responsabilidades o tareas concretas. También están claramente definidos y son fáciles de medir o evaluar.
- Objetivos cuantitativos y cualitativos
Las Condiciones Previas Necesarias para Formular el Plan Estratégico para el Desarrollo Local son:
- Voluntad política
- Base mínima de recursos económicos
- Existencia de actores representativos del Municipio
- Lograr consensos a través de relaciones de cooperación y colaboración.
- Municipio debe disponer de un claro liderazgo en el proceso.
Fases de un Plan Estratégico para el Desarrollo Local
Organización del proceso de planificación. 2. Análisis del entorno. 3. Validación social de los resultados del análisis anterior. 4. Diagnóstico para la propuesta de Desarrollo Local 5. Definición de la misión, visión, análisis FODA. Objetivos, líneas estratégicas, ámbitos de intervención. 6. Análisis de los problemas, alternativas de solución, resultados esperados e indicadores. 7. Definición del plan operativo. 8. Validación de la matriz de plan operativo. 9. Priorización de proyectos 10. Priorizar subproyectos para presentar a las fuentes de financiamiento.
Etapas de la Planeación Estratégica: FODA
Plan Estratégico de Gobierno – Artículo 16
“Al inicio de cada administración, dentro de los seis primeros meses de instalada, el Órgano Ejecutivo adoptará un plan estratégico de Gobierno, el cual debe incluir una estrategia económica y social, la programación financiera a cinco años y un plan de inversiones públicas indicativo a cinco años
Plan Estratégico de Gobierno – Salud
- Crear la “Secretaría para la Atención Integral a la Primera Infancia”,
- Programa “Panameño Sano, Panameño Feliz”
- Programa para adolescentes “Juventud, Somos la fuerza”
- Programa “Mi Salud, Mi Decisión, Mi Futuro”, portal web ciudadano
- Implementar, en los primeros 3 años, el programa “Salud Digital”, sistemas electrónicos homologados MINSA-CSS, que permitan reducir al mínimo la espera en la atención de servicios de salud.
- Crear el “Sistema Nacional de Atención al Paciente Oncológico”
- Incrementar las estrategias de prevención y promoción de salud, para reducir los casos de VIH/SIDA y una mayor cobertura de atención, en colaboración con PROBIDSIDA.
- Programa “RESCATE” para ejecutar los proyectos sin concluir de infraestructura hospitalaria, remodelar los hospitales Nicolás Solano de La Chorrera y el Joaquín Pablo Franco Sayas de Las Tablas, entre otros.
- Construir el Hospital de Panamá Norte de segundo nivel.
- Crear el Instituto de Autismo en San Miguelito.
- Construir el Hospital de La Palma en Darién.
- Crear el Centro de Geriatría moderno
- Construir las nuevas Facultades de Medicina y Enfermería