Administración de Empresas y Gestión de la Innovación

Estructura Organizativa Funcional

La estructura organizativa funcional es un tipo de estructura jerárquica en la que los individuos se agrupan según sus conocimientos y especialidades, mediante un sistema de departamentos y equipos de trabajo. Cada departamento y equipo lleva a cabo tareas específicas, asignadas por un encargado (sea el jefe de departamento o del grupo de trabajo). Esta estructura permite a la empresa una mayor eficiencia en el desarrollo de las operaciones, ya que cada componente de la empresa tiene claramente definidos sus roles.

Características principales:

Autoridad funcional o dividida: La autoridad en la organización funcional se establece en base al conocimiento (supone que ningún superior tiene autoridad total sobre sus subordinados; sino que está limitada al cometido asignado).
Línea directa de comunicación: La comunicación es directa y sin intermediarios (permite que haya una mayor fluidez y velocidad en la comunicación).
Decisiones descentralizadas: La toma de decisiones se hace en base a la especialización (esto conlleva que las decisiones se delegan a los responsables de cada departamento).

Otros Modelos de Estructuras Organizativas

El modelo lineal o jerárquico.
El modelo por producto o mercadeo.
El modelo por matriz.
El modelo por procesos.

Organización Informal

La organización informal en la empresa hace referencia a todas aquellas relaciones que surjan en la misma pero que sean al margen de las relaciones laborales (por ejemplo, el desarrollo de amistades dentro de la empresa).

Organización Formal

La organización formal se refiere a todas las relaciones que vienen establecidas por la dirección de la empresa. Se caracterizan porque siempre están reflejadas en los organigramas de la empresa, mostrando con ello las relaciones jerárquicas.

Función de Dirección

La función de dirección consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados. Después de planificar y tener una estructura organizativa clara de los recursos disponibles, se debe intentar cumplir los objetivos previstos, para ello, la empresa ha de estar bien gestionada. Además, consiste en coordinar e integrar los recursos materiales y humanos que forman parte de la empresa otorgándoles valores y objetivos comunes.

Niveles de dirección:

Alta dirección: altos cargos de la empresa, son los responsables de guíar la empresa, establecer los objetivos, las líneas estratégicas y garantizar que funcionen de forma coordinada. Ejemplos: Presidente, Vicepresidente, Director General, Consejero Delegado, CEO, etc.
Nivel intermedio (dirección intermedia o directivos de línea media): se encargan directamente de la ejecución y el control de la planificación general y realizan planes más concretos. Ejemplos: jefes de departamento, directores de fábrica.
Nivel de gestión (dirección operativa): estos directivos tienen la responsabilidad directa sobre la ejecución de los planes y, por consiguiente, son los que asignan las tareas a los trabajadores. Es decir, ejecutan y controlan todos los procedimientos que se han de seguir. Ejemplo: capataces, supervisores.

Función Comercial

La función comercial incluye el conjunto de actividades necesarias para hacer llegar al consumidor los bienes y servicios producidos por la empresa, así como para averiguar las necesidades y preferencias de los consumidores.

Dirección y Liderazgo

En una empresa, la persona encargada de la dirección no es lo mismo que un líder. El líder es una persona que inspira y motiva a otros a trabajar hacia un objetivo común, mientras que el director es responsable de planificar, organizar y controlar las actividades de la empresa.

Función de Planificación

La función de planificación en una empresa consiste en definir los objetivos a alcanzar y los medios y estrategias para alcanzarlos, teniendo en cuenta los criterios de decisión y el análisis interno y externo de la compañía.

Fases o etapas del proceso de planificación:

Diagnóstico o análisis de la situación de partida: se analiza la situación actual de la empresa y de su entorno para conocer las alternativas existentes y poder aprovecharlas. Por ejemplo, las necesidades del mercado donde se actúa o la situación de los recursos que se necesitarán.
Elaboración de previsiones: previsión de la evolución futura de todos los factores que son importantes para la empresa.
Decisión de la misión y visión de la empresa, es decir, razón de ser de la empresa y los valores que guían el propósito de la empresa en la sociedad.
Decisión de los objetivos/metas concretando la misión de manera más operativa.
Elección de la estrategia como modo de alcanzar los objetivos (herramientas, medios, etc).
Implantación de la estrategia: puesta en práctica mediante planes parciales para las distintas áreas funcionales de la empresa. Para ello, se deben reflejar los recursos disponibles (presupuestos) y las responsabilidades asignadas (reparto de funciones).
Control del grado de consecución de los objetivos.

Teoría X y Teoría Y

Teoría X:

Consideran el trabajo una fuente de satisfacción.
Tienen poca ambición.
Les gusta asumir responsabilidades.
Se resisten a los cambios.

Teoría Y:

Consideran el trabajo una fuente de satisfacción.
Tienen poca ambición.
Les gusta asumir responsabilidades.
Se resisten a los cambios.

Organización Formal e Informal

Organización formal:

Las relaciones entre los miembros de la empresa están determinadas por la jerarquía en la organización formal y por intereses comunes o de amistad en la organización informal.
Los canales de comunicación son oficiales versus informales.
En la organización formal el mando lo ejerce la dirección, mientras que en la organización informal lo ejerce la figura del líder reconocido por los miembros, integrantes o trabajadores.
El objetivo de la organización formal es el beneficio de la empresa, mientras que en la informal se incorporan objetivos propios del grupo.
La organización formal se define por el sistema de dirección de manera oficial, mientras que la organización informal se forma de manera espontánea y a voluntad de las personas.

Modelo Funcional de Estructura Organizativa

Una estructura organizativa funcional es una manera de organizar una empresa donde los trabajadores se agrupan por sus conocimientos en departamentos especializados, en las diferentes áreas funcionales de la empresa (producción, marketing, finanzas, recursos humanos, etc.). En esta estructura la alta dirección se encarga de planificar y tomar decisiones al más alto nivel. Esta forma de organización clarifica las relaciones que existen entre los diferentes departamentos, siendo la especialidad la que promueve las decisiones en lugar de la jerarquía.

Departamentalización

La departamentalización es la creación de unidades organizativas básicas en la empresa. Se produce como consecuencia de la aplicación de la división del trabajo, de forma que se crean departamentos donde se realizan actividades que tienen alguna relación entre sí, consiguiendo así una mejor coordinación.

Criterios de departamentalización:

Departamentalización funcional o por funciones: las actividades se agrupan según las funciones básicas de la empresa o áreas funcionales (producción, marketing, recursos humanos, finanzas…).
Departamentalización geográfica o por zonas geográficas: las actividades se agrupan en función del área geográfica en la que se llevan a cabo; muy común en empresas que llevan a cabo sus actividades en diversas localizaciones geográficas.
Departamentalización por productos: las actividades se agrupan en torno a los productos que fabrica o distribuye la empresa; muy común en las empresas que fabrican productos muy distintos; por ejemplo, en un supermercado, productos de estética o de alimentación.
Departamentalización por procesos: agrupación de las actividades en base a las etapas del proceso productivo; por ejemplo, en un taller mecánico, aprovisionamiento de piezas, chapa, mecánica, pintura.
Departamentalización por clientes: las actividades se agrupan en torno a los clientes a los que atiende la empresa; suele basarse en criterios de segmentación de mercados y es muy común si los clientes son muy diferentes entre sí; por ejemplo, en una empresa de ropa, niños, caballeros y señoras.

Funciones de la Dirección

Planificación: consiste en determinar por anticipado qué quiere conseguirse en el futuro, cómo se va a lograr y qué recursos se van a utilizar para lograrlo.
Organización: consiste en definir las actividades y tareas que se desarrollarán, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que las llevarán a cabo y determinar las relaciones de autoridad que deben existir entre ellas, con la intención de cumplir los objetivos previstos de la forma más eficiente.
Dirección o gestión de recursos humanos: se ocupa de la selección, formación y asignación de personas a los distintos puestos de trabajo, así como del diseño de sistemas de recompensas e incentivos que sirvan de motivación.
Control: consiste en comparar los resultados previstos con los reales, identificar desviaciones si las hubiera y establecer la forma de corregirlas.

Estilos de Liderazgo

clásico son: – Liderazgo democrático: se caracteriza por concentrar el poder y centralizar la toma de decisiones. – Liderazgo autocrático: se caracteriza por buscar el consenso y la participación de los trabajadores en la toma de decisiones. – Liderazgo liberal: se caracteriza por dejar total libertad de actuación a los subordinados, favoreciendo que éstos tomen las decisiones que consideren más adecuadas.

a) El director general de una empresa de muebles y accesorios del hogar decide reducir la plantilla de la empresa en un 20% : Liderazgo autocrático

b) El director de marketing de una empresa de servicios de Internet hace una consulta a sus trabajadores sobre las características de un nuevo producto antes de lanzarlo al mercado : Liderazgo democrátio

c) El director financiero de una empresa de energías renovables comunica a sus trabajadores que serán ellos los que decidan cómo repartir un 10% de sus beneficios entre dichos trabajadores : Liderazgo liberal

(2018) Señale la diferencia existente entre la división en departamentos por productos y la división en departamentos por procesos (0,5 puntos). Defina brevemente los dos siguientes modelos de estructura organizativa: modelo lineal o jerárquico (0,25 puntos) y modelo matricial (0,25 puntos).

Mientras que la división en departamentos por productos se refiere a la agrupación de los trabajadores según el producto final que se obtiene (por ejemplo, departamento de prendas de vestir, departamento de perfumes), en la división por procesos de trabajo se organiza según las fases que componen la cadena de producción (por ejemplo, departamento de planchado). Modelo lineal o jerárquico: este modelo de estructura organizativa se basa en el principio de mando, es decir, todos los miembros de la empresa dependen de un superior, que es quien da las órdenes, y sólo se pueden recibir de él (cada persona está subordinada a un superior inmediato). Modelo matricial: este modelo de estructura organizativa consiste en combinar como mínimo dos variables organizativas (por ejemplo funciones y proyectos), que se enlazan por medio de unas relaciones de autoridad, rompiendo el principio de unidad de mando.

(2018) Dentro de una empresa existen diferentes áreas de actividad, cada una de ellas con unas funciones asignadas. En base a ello, responda a las siguientes cuestiones :

a) Dentro de la función de dirección de la empresa, defina en qué consiste la función de planificación (0,5 puntos) y la función de organización de una empresa (0,5 puntos).

a) Función de planificación: estudio y fijación de los objetivos referentes a la empresa y a cada uno de sus subsistemas (departamentos o funciones). Marca estrategias para conseguir dichos objetivos, define las políticas de la empresa y establece criterios de decisión. Función de organización: tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Además, tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que pueda surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa. b) Algunas funciones del departamento de recursos humanos son: -Organización y planificación de personal. – Selección y contratación de personal. – Administración de personal. – Formación de recursos humanos. – Relaciones laborales. -Control de personal. c) Función de producción: elaboración de bienes y servicios a partir de unos recursos productivos básicos, añadiendo valor a los bienes y aportando valor añadido. La función de producción relaciona los recursos utilizados en la producción (unidades de factores productivos) con el producto total conseguido por el sistema productivo.

(2018) Identifique al menos cuatro de las funciones asignadas al departamento de recursos humanos de una empresa (0,5 puntos).

-Organización y planificación de personal. – Selección y contratación de personal. -Administración de personal. -Formación de recursos humanos. -Relaciones laborales. – Control de personal.

(2017) Defina qué es la organización formal de una empresa (0,75 puntos) e indique un modelo de estructura organizativa (0,25 puntos). ).

La organización formal es la que está establecida por la dirección y reflejada en su organigrama. En ella están definidas las actividades de las personas (puestos de trabajo), las unidades o departamentos, la autoridad de los distintos responsables, así como las relaciones de coordinación y comunicación entre los miembros y unidades de la organización. Es, por tanto, oficial y conocida por todos sus miembros, que están obligados a aceptarla. Un modelo de estructura organizativa sería por ejemplo la estructura lineal o jerárquica que se basa en la autoridad del jefe sobre los subordinados, y por tanto, cada trabajador es responsable ante un solo jefe

(2017) Defina las funciones del proceso de dirección (1 punto). Explique qué es la motivación en el trabajo (0,25 puntos) y la teoría de la jerarquía de las necesidades o de Maslow (0,75 puntos)Las funciones del proceso de dirección son: – Planificación: consiste en determinar por anticipado qué quiere conseguirse en el futuro, cómo se va a lograr y cuáles son los recursos que se van a utilizar para lograrlo. – Organización: definir las actividades y tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que las van a realizar y determinar las relaciones de autoridad que deben existir entre ellas, con la intención de cumplirlos objetivos previstos de la forma más eficiente. – Dirección o gestión de recursos humanos: selección, formación y asignación de personas a los distintos puestos de trabajo, así como de diseñar sistemas de recompensas e incentivos que sirvan de motivación de las personas en el ejercicio de sus funciones. – Control: comparar los resultados previstos con los reales, identificar desviaciones si las hubiera y establecer las formas de corregirlas. Teoría de jerarquía de las necesidades (MASLOW) Para Maslow (1943) la motivación depende de cómo estén satisfechos los cinco tipos de necesidades que tienen las personas. Estas necesidades están jerarquizadas en función de su capacidad para motivar y se puede representar en forma de pirámide. Solo cuando se satisfacen las necesidades inferiores surgen gradualmente las necesidades más elevadas como factor de motivación. En otras palabras, los niveles más altos de necesidades sólo actúan como factor de motivación cuando los niveles inferiores de necesidades están cubiertos.- Fisiológicas: en principio, el individuo estará solamente motivado por sus necesidades más primarias. -De seguridad: una vez satisfechas las necesidades básicas comenzar a sentirse motivado por la seguridad en el empleo. -Sociales posteriormente la persona buscará el afecto de sus compañeros y la integración en el grupo. -Estima: luego querrá reconocimiento y respeto de compañeros y jefes. -Autorrealización: Finalmente pasará a buscar la realización de sí mismo y el desarrollo de todo su potencial.

(2016) Defina las funciones de planificación y control en la empresa (1,5 puntos) y explique cómo influyen entre sí (0,5 puntos).

Las funciones de planificación y control se incluyen dentro de las funciones de dirección. La planificación consiste en determinar por anticipado qué quiere conseguirse en el futuro. Para ello, también hay que indicar cómo se va a lograr y cuáles son los recursos que se van a utilizar para lograrlo. El control consiste en comparar los resultados previstos con los reales, identificar desviaciones si las hubiera y establecer la forma de corregirlas. Pretende verificar en el día a día que la empresa se mantiene en la dirección prevista, y en caso necesario, adoptar medidas correctivas. Por tanto, el control sería el complemento de la planificación ya que pretende garantizar que aquello que se quería conseguir realmente se está cumpliendo y, en caso contrario, tomar las medidas correctoras para hacer que los hechos se adecuen a los planes.

(2016) Organización formal e informal en la empresa (1 punto). Diferencias entre una y otra (1 punto).

La organización formal de una empresa es la que está establecida por la dirección y reflejada en su organigrama. En ella, están definidas las actividades de las personas (puestos de trabajo), las unidades o departamentos, la autoridad de los distintos responsables, así como las relaciones de coordinación y comunicación entre miembros y unidades de la organización. Es oficial y conocida por todos sus miembros, los cuales están obligados a aceptarla. La organización informal es una estructura de relaciones de comunicación, liderazgo e influencia, que no depende de la dirección y que, por ello, no es oficial. Depende voluntariamente de los miembros que la componen y de los líderes que surgen espontáneamente. Surgen de la amistad, de intereses comunes, o de reivindicaciones que se comparten, y dan lugar a relaciones que no tienen porqué coincidir con las establecidas en la organización formal.

(2016) Defina qué es un organigrama (0,5 puntos) y su utilidad para representar la estructura organizativa de una empresa (0,5 puntos).

Organigrama: representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa, que muestra las distintas unidades organizativas y las relaciones que existen entre ellas, permitiendo conocer a simple vista y rápidamente las relaciones y dependencias jerárquicas que existen entre los distintos departamentos y grupos de actividades de la empresa. Su representación consta de exactitud, actualización, claridad y sencillez.

(2016) Compare los modelos de liderazgo democrático y autocrático (1 punto). Exponga un ejemplo de acción democrática y otra autocrática (1 punto). El líder autocrático es el que asume la responsabilidad en la toma de decisiones, es el que inicia y dirige las acciones además de controlar al trabajador, mientras que el liderazgo democrático es aquel que fomenta la participación de la comunidad, dejando que los empleados decidan más sobre sus funciones y tengan las suficientes competencias para tomar decisiones. En una acción democrática, el líder reúne a su equipo, ofrece varias soluciones y el equipo, entre todos, decide cual realizar. En el caso de una acción autocrática, el líder da la orden, sin contar con las opiniones de su equipo y este la acata.

(2016) Defina las estrategias de bajo coste o liderazgo en costes (0,5 puntos) y de diferenciación (0,5 puntos).

-Estrategia de liderazgo en costes: Una empresa tiene una ventaja competitiva cuando, basándose en su eficiencia, produce con unos costes inferiores a los de sus competidores manteniendo una calidad aceptable. Permite a la empresa rebajar los precios y aumentar su cuota de mercado, al mismo tiempo que pone en dificultades a sus competidores. -Estrategia de diferenciación: Pretende lograr que el bien o servicio ofrecido se perciba en el mercado como único o exclusivo. Así los clientes están dispuestos a pagar incluso algo más para obtener este producto diferenciado. Puede estar basada en características del propio producto (diseño, marca, calidad, etc.) o en aspectos complementarios (atención al cliente, servicio posventa, etc.).