1. Definición de Administración

La administración se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia las metas seleccionadas. La administración se aplica en todo tipo de corporaciones y es aplicable a los administradores en todos los niveles.

2. Comunicación

Es el proceso de intercambio y transmisión entre dos o más personas y constituye el proceso más importante que se produce en cualquier organización empresarial. Tradicionalmente se entendía que la comunicación eficaz es aquella que conseguía transmitir a los empleados el mensaje de la dirección.

Proceso de Comunicación:

• Emisor: Persona que intenta transmitir información.
• Mensaje: Contenido de la información.
• Código: Se utiliza para transmitir el mensaje.
• Canal: Transporta el mensaje desde el emisor al receptor.
• Receptor: Destinatario del mensaje.
• Retroalimentación: El receptor responde al emisor.
• Contexto: Conjunto de condiciones en que se desarrolla la comunicación.

3. Funciones Administrativas

Planificación:

Cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y dependiendo de las consecuencias de una acción administrativa determinada.

La planificación ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo. Existen diversas clasificaciones:

• Planificación estratégica: Diseñada para satisfacer las metas generales de la organización a largo plazo, enfoca a la organización como un todo.
• Planificación operativa: Muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en el quehacer diario, consiste en planes a corto plazo.

Liderazgo:

Los líderes son personas que logran grandes cosas enfocándose siempre en su trabajo, soportando grandes presiones y reuniendo las siguientes características: enfoque, preparación, convicción, perseverancia e innovación, entre otras.

La preparación es estar listo para lo que se viene, preparado en conocimiento, entrenados para dar más y más, y a su vez, capaces de elegir individuos con características similares para conformar su equipo de trabajo. La convicción es creer totalmente que lo que se está haciendo es fundamental para el grupo empresarial y para el beneficio social; esto ayuda a aguantar problemas, críticas, presiones, oposiciones y fracasos. La perseverancia es la habilidad para continuar a pesar de las fluctuaciones y oposiciones.

Dirección:

Coordinar y fiscalizar los recursos de acción necesarios para llevar a cabo la gestión económica y financiera. Organizar y supervisar las operaciones contables, financieras, impositivas, inversiones y liquidaciones de las erogaciones de gastos, haberes, jornales, bonificaciones, retenciones, complementos y demás compensaciones al personal.

Control:

Es una etapa primordial en la administración. Aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Los requisitos de un buen control son la corrección de fallas y errores, y la prevención de fallos y errores futuros. Los elementos son: establecimiento de estándares; evaluación del desempeño; comparación del desempeño con el estándar establecido; acción correctiva. Sus fines son informar, coordinar, evaluar y motivar.

Organización:

Es el agrupamiento de personas que procuran obtener uno o más fines diversos, ya sean económicos, culturales, sanitarios, etc. Estas definen sus propios objetivos que resultan de la agrupación de los objetivos particulares de sus integrantes. Los elementos del contexto varían permanentemente, afectando su accionar. Si las organizaciones tienen muchos integrantes, puede que su manejo no pueda encararse de forma colectiva y los objetivos definidos no satisfagan a todos sus integrantes.

4. Sistemas

Un sistema es un conjunto de partes que actúan con interdependencia para lograr objetivos comunes; es un todo unitario organizado y delineado por límites identificables.

Aspectos estructurales:

• Un límite
• Elementos
• Depósitos de reserva
• Una red de comunicaciones e información

5. Sistemas Abiertos y Cerrados

El sistema cerrado tiene límites rígidos e impenetrables, mientras que el sistema abierto tiene límites penetrables entre sí y un supra sistema más amplio. Intercambian información con su entorno. Ejemplo: un grupo social.

6. Sinergia

La sinergia es una situación donde el todo es mayor que las partes. Todos sabemos que 2 + 2 = 4. Sin embargo, la teoría de sistemas, mediante el concepto de sinergia, sugiere que también puede ser igual a 5, que las partes de un sistema tal vez produzcan más trabajando en conjunto que por sí solas.

7. Hechos Administrativos

La hacienda se mueve por medio de fenómenos que se suceden constantemente unos a otros. Si se produce una modificación, se habla de un hecho.

• Hecho permutativo: Compra al contado de mercados; compras a crédito simple; conforme a un acreedor.
• Hecho modificativo: Cobro de alquileres al contado; pago de gastos al contado; un acreedor factura interés.
• Hecho mixto: Venta al contado con utilidad; compra a crédito con recargo de interés; se firma un conforme a un acreedor que nos recarga interés.

Acto administrativo: Son fenómenos de la hacienda que implican una variación en la especie, en el valor, en la cantidad o en la situación jurídica de sus bienes. Los fenómenos que carecen de alguno de estos caracteres son actos administrativos.

8. Comprobantes

Los comprobantes son la fuente de las registraciones contables. Por cada hecho económico que se realiza en la empresa se emite un comprobante. Los comprobantes son documentos formales y en su confección deben respetar determinadas normas dispuestas por la ley.

9. Funciones y Clasificación de los Comprobantes

Funciones:

• Función contable: Los comprobantes son elementos fundamentales para contabilizar las operaciones y son la fuente de datos para la registración contable.
• Función de control: El comprobante es un elemento para el control posterior de las registraciones efectuadas y para la comprobación de los asientos de contabilidad.
• Función jurídica: Las registraciones deben estar respaldadas por comprobantes y estos, a su vez, servirían como prueba si cumplen con los requisitos formales.
• Función impositiva: Los comprobantes sirven para probar la verdad de las declaraciones juradas y permiten a los fiscalizadores controlar la exactitud de los montos imponibles.

Clasificación:

Documentos probatorios: El documento tiene la función de ser un testimonio, una prueba de la operación ocurrida e indican también quiénes son las partes que intervienen, de qué tipo es la operación, sus condiciones, el precio de la transacción, etc.

10. Unidad de Análisis Financiero (UAF)

Es un servicio público descentralizado, creado el 18 de diciembre de 2003 (Ley 19.913), con personalidad jurídica y patrimonio propio.

Tiene como objetivo prevenir e impedir la utilización del sistema financiero y otros sectores de la actividad económica para la comisión del delito de lavado o blanqueo de activos. Tendrá las siguientes atribuciones y funciones (en cualquier lugar del territorio nacional):

1. Solicitar, verificar, examinar y archivar la información.
2. Disponer exámenes parciales, los que podrá encomendar a instituciones públicas o privadas.
3. Organizar, mantener y administrar archivos y bases de datos.
4. Intercambiar información con sus similares en el extranjero, cerciorándose de que la información no será utilizada para fines diferentes.
5. Analizar, por lo menos una vez al año, la información.
6. Cuando el examen de antecedentes tenga indicios de que se ha cometido algún delito, el director de la UAF deberá disponer su inmediata remisión al Ministerio Público.