Administración por Objetivos (APO)

Definición

La administración por objetivos (APO) se refiere a un conjunto formal de procedimientos que comienzan con el establecimiento de metas y prosiguen hasta llegar a la evaluación del desempeño. Los administradores y sus subordinados actúan conjuntamente para fijar metas comunes. Las áreas más importantes de responsabilidad de cada persona se definen claramente en términos de resultados mensuales que cabe esperar o «objetivos» empleados por los subordinados para planear su trabajo, y que tanto los subordinados como los superiores utilizan para supervisar el proceso con su equipo. Las evaluaciones de desempeño se realizan de manera conjunta y continua, e incluyen relaciones periódicas.

Los objetivos (que son la esencia de la APO) señalan las acciones individuales que se necesitan para lograr la estrategia de la unidad, así como los objetivos anuales de esta. De esta forma, la APO ofrece un modo de integrar y concentrar los esfuerzos de todos los miembros de la organización en las metas u objetivos generales de la organización.

Otro factor clave de la APO es su insistencia en la participación activa de los administradores y de los miembros del equipo de trabajo en cada uno de los niveles de la organización. Ellos deben fijar sus propios objetivos; de otro modo, se podrán negar a cooperar o harían solo esfuerzos a medias para implantar los objetivos «de alguna otra persona».

Elementos comunes en los programas APO

Hay cuatro elementos comunes en los programas APO:

1. Especificidad de metas: Los objetivos de la APO deben ser enunciados explícitos de logros esperados. Por ejemplo, no es adecuado solo establecer el deseo de disminuir costos, mejorar el servicio o aumentar la calidad. Tales deseos tienen que ser convertidos en objetivos tangibles que puedan ser medidos y evaluados: reducir los costos departamentales en 7 por ciento; mejorar el servicio asegurando que todas las órdenes telefónicas sean procesadas dentro de las 24 horas siguientes a su recepción; aumentar la calidad manteniendo las devoluciones a un nivel menor del 7 por ciento de las ventas logradas.
2. Toma participativa de decisiones: Los objetivos en la APO no son fijados de manera unilateral por el jefe y después asignados a los subordinados. Esto es característico del establecimiento tradicional de objetivos. La APO reemplaza estas metas impuestas por metas determinadas en forma participativa. El superior y el subordinado escogen las metas y acuerdan cómo serán medidas.
3. Periodo explícito de tiempo: Cada objetivo tiene un periodo definido en el que tiene que alcanzarse. Por lo general, este periodo es de 3 meses, 6 meses o un año. Los administradores y sus subordinados tienen objetivos específicos y, además, tienen un periodo de tiempo estipulado en el cual deben cumplirse.
4. Retroalimentación del desempeño: El ingrediente final en un programa APO es la retroalimentación sobre el desempeño. La APO busca dar una retroalimentación continua sobre el proceso hacia las metas. En teoría, esto se logra a través de una retroalimentación constante a los individuos para que puedan monitorear y corregir sus propias acciones. Esto se complementa con evaluaciones administrativas periódicas en las que se revisa el progreso.

Fases de un proceso tipo APO

1. Se forman los objetivos y las estrategias a nivel global de la organización.
2. Los objetivos principales de la organización se asignan entre las unidades divisionales y departamentales.
3. Los administradores de unidades, junto con sus superiores, establecen los objetivos específicos para sus unidades.
4. Se establecen objetivos en forma conjunta para todos los integrantes de los departamentos.
5. Es necesario establecer planes de acción y definir cómo se van a alcanzar los objetivos; estos se especifican y todos los administradores y subordinados los aceptan.
6. Se implantan los planes de acción.
7. Se revisa en forma periódica el avance hacia el logro de objetivos y se proporciona retroalimentación.
8. El logro con éxito de los objetivos se refuerza por medio de recompensas que se basan en el desempeño.

Principios de la Planeación

Los principios son verdades fundamentales, recomendaciones generales que orientan la política administrativa.

Principios:

• Factibilidad: Lo que se planea debe ser realizable. Adaptado a la realidad y a las condiciones del medio ambiente.
• Objetividad: La planeación debe basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas o especulaciones.
• Flexibilidad: Establecer márgenes de holguras para imprevistos, colchones de seguridad.
• Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y ser congruentes con este.

Tipos de Planeación

• Planeación a corto plazo: Un año o menos, plan operativo anual (POA).
• Planeación a largo plazo: Para realizarse en más de un año.
• Plan estratégico: Plan directriz que puede contener ambos.

PLANEACION A LARGO PLAZO

PLANEACION A CORTO PLAZO.

Planeación Estratégica

Es un proceso muy complejo para identificar y analizar el ambiente en cuanto a las amenazas y oportunidades y confrontarlas con las fuerzas y debilidades de la empresa.

Planeación estratégica: Es el plan general de largo plazo de la empresa para relacionarse con su entorno y existir dentro de él; la estrategia es el camino que la empresa sigue para adaptarse al ambiente y así lograr sus objetivos.

Ambiente y Empresa

La planeación estratégica es un proceso muy complejo para identificar y analizar el ambiente en cuanto a las amenazas y oportunidades y confrontarlas con las fuerzas y debilidades de la empresa.

Empresa Constructora

1. Misión: Construir con calidad, en tiempo y forma, la obra contratada.
2. Objetivos: Trasladar la misión en términos concretos, cuantificables y señalando el tiempo en que deben alcanzarse.

¡Aterrizar la misión!

«CONSTRUIR AL 100% CON CALIDAD, EN TIEMPO Y FORMA, TODAS LAS OBRAS CONTRATADAS, ANUALMENTE»

1. Analizar los recursos y capacidades de la empresa equivale a realizar un diagnóstico de la empresa para determinar sus fuerzas y debilidades.
2. Identificar cambios en lo político-legal, lo económico, lo social-cultural y lo tecnológico que puedan presentar oportunidades y amenazas para la empresa.
3. Pronosticar objetivamente para estar en condiciones de reaccionar a los cambios ambientales.

Matriz de TOWS (FODA)

THREATS: AMENAZAS

OPPORTUNITIES: OPORTUNIDADES

WEAKNESSES: DEBILIDADES

STRENGTHS: FUERZAS

Elementos de la Empresa

Sistema de Control de Costos

DEFINICIÓN: Es una filosofía que requiere una ACTITUD FAVORABLE hacia el TRABAJO ORGANIZADO y CONSTANTE.

Proceso de trabajo

1. Planeación inicial de la obra.
2. Selección de elementos a controlar.
3. Plan de trabajo semanal.
4. Seguimiento diario.
5. Plan / acción.
6. Seguimiento de acciones.

Planeación de la obra

PRESUPUESTO PRO FORMA                    Análisis presupuesto de concurso.

Pronóstico

Programa pro forma

Elementos a controlar

• Costos directos de obra
• Costos indirectos de la obra
• Catálogo de cuentas
• Estructura de trabajo
• Catálogo de cuentas.                       Control de costos

01-0201-0103-0020

01 = Residente

02 = Obra

01 =

• Controles Internos
• Plan Acción
• Lista Semanal de Actividades
• Control de Costos
• Reporte de Control de Costos
• Reporte Generador Estado Económico
• Sistema Control de Costos
• Programa General de barras

1. Número de residente
2. Clave de la partida
3. Descripción de la partida
4. Duración de actividad programada

• Programa general (importe $ )
• Programa Desglosado
• Programa de Insumos
• Plan / Acción
• Lista Semana de Actividades
• Sistema de control de costos
• Balanza de comprobación
• Reporte Generador estado económico
• Informe Mensual de resultados
• Meterse a un paquete para obtener la explosión
• Con costos derivar

Mercadotecnia para Ingenieros

MERCADOTECNIA: Las estrategias de mercadotecnia requieren tanto planeación como un proyecto de ingeniería. Es por ello que su uso implica la realización de una profunda evaluación preliminar y diversos estudios, una planeación detallada y el desarrollo de metas y objetivos específicos, variables y cuantificables. Además, debe practicarse conforme a principios profesionales y éticos. Cuando un plan de mercadotecnia bien diseñado es ejecutado apropiadamente, produce resultados que benefician tanto a la empresa de ingeniería como al público en general.

La mercadotecnia es un proceso continuo y requiere un monitoreo constante de los avances en relación con el logro de los objetivos.

Un proceso de mercadotecnia satisfactorio genera como resultado una creciente cartera de clientes, un gran potencial de expansión y utilidades cada vez mayores.

Participación personal

El desarrollo de una red de contactos es clave para el éxito del proceso de mercadotecnia. Es esencial desarrollar relaciones personales auténticas con individuos que puedan llevar a la empresa a contactar a posibles clientes y que puedan recomendarla a quienes necesitan sus servicios.

Una buena comunicación y un excelente servicio son las claves del éxito de cualquier proyecto.

La mercadotecnia consiste en el conjunto de actividades que establecen el enfoque y la imagen de una empresa y que dan a conocer a los posibles clientes la experiencia y capacidad de la empresa.

De los procesos de mercadotecnia de una empresa, se derivan las oportunidades de realizar una venta.

La única forma de familiarizarse con el concepto y desarrollar métodos satisfactorios es haciendo contactos personalmente. También es prioritario para el cliente y para el público que los ingenieros informen todo lo relativo a su capacidad antes de ser elegidos para ejecutar un determinado proyecto.

Ética

Las normas éticas que rigen la práctica de la ingeniería establecen como requisito que los ingenieros mantengan relaciones honestas y auténticas con los clientes y con la comunidad. Se espera que los ingenieros participen en las actividades de la comunidad que proporcionen asesoría en asuntos de interés público y que sean líderes en la conservación de la seguridad y el bienestar público.

Los objetivos de la mercadotecnia

La meta del programa de mercadotecnia no consiste simplemente en concretar una venta. Implica evaluar las necesidades de los clientes, posicionar a la empresa, crear una imagen corporativa, evaluar a la competencia, dirigir a la empresa hacia la consecución de metas específicas, informar al mercado local, monitorear el índice de éxito y facilitar la retroalimentación del cliente.

Metas de mercadotecnia

• Determinación de las necesidades del cliente.
• Evaluación de la competencia.
• Autoevaluación de la empresa.
• Desarrollo de la declaración de la misión de la empresa.
• Preparación de un plan de mercadotecnia.
• Desarrollo de relaciones positivas con el cliente.
• Desarrollo de una imagen pública positiva.

Beneficios de la mercadotecnia

1. Aprender más de sí misma.
2. Proporcionar un mejor servicio.
3. Fortalecer su posición competitiva.
4. Fortalecer su imagen dentro de la industria y entre sus clientes.
5. Adaptarse mejor a los cambios del mercado y de las condiciones económicas.
6. Aumentar el número de sus contactos para tener cada vez más oportunidades de hacer negocios.
7. Implementar un proceso de mercadotecnia satisfactorio.

La planeación estratégica en la mercadotecnia

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: Es un proceso que consiste en desarrollar objetivos a largo plazo y definir el curso que seguirá el negocio para tener éxito.

ESTRATEGIAS: El propósito de un negocio no es ofrecer los servicios que la empresa desea ofrecer, sino proporcionar los servicios que necesitan los clientes.

La planeación de un negocio debe iniciar con el desarrollo de estrategias que sirvan como fundamento para el crecimiento de la empresa.

PLANEACIÓN: Para que las estrategias sean eficaces, estas deben integrarse en un plan operativo. Cada una debe coordinarse mediante el desarrollo de objetivos, el establecimiento de rutas críticas y la asignación de responsabilidades individuales.

METAS Y OBJETIVOS: Debe establecerse una fecha para la terminación definitiva para cada meta y paso. De no ser así, se aplazarán indefinidamente o se trabajará muy lentamente en ellas sin llegar a concluirlas. Asimismo, debe asignársele a ciertas personas la responsabilidad de concluir cada paso y cada meta.

Tabla 1 Ejemplo: Carta de Metas

RESPONSABILIDAD: Cuando se enfrente algún obstáculo, deberá tratarse inmediatamente antes de que ocasione un retraso irremediable de las actividades.

La responsabilidad no puede delegarse totalmente a una persona. Las responsabilidades deben compartirlas todo el equipo, ya que la eficacia del trabajo de los individuos como equipo aumenta las posibilidades de éxito en el negocio.

Implementación del plan de mercadotecnia

Un plan de mercadotecnia es simplemente un plan de acción que consiste en el establecimiento de metas y objetivos específicos.

El plan de mercadotecnia debe elaborarse cuidadosamente antes de implementarlo y someterse a un monitoreo regular para poder modificarlo según se requiera.

1. DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DEL CLIENTE: El objetivo en este caso consiste en identificar necesidades específicas que actualmente no estén siendo satisfechas. También debe hacerse la proyección de necesidades futuras para el plan de mercadotecnia, abarcando las acciones que la empresa necesitará implementar más adelante. También es útil proyectar las futuras necesidades de productos y servicios. Es necesario obtener la mayor cantidad de información posible de las fuentes que influyen directamente en la futura demanda.