Administración y Dirección de Empresas
Definición de Administrar (dirigir)
Administrar o dirigir implica guiar el trabajo de otros, teniendo a cargo subordinados y siendo responsable de diversas actividades. El administrador responde por el desempeño de su equipo, llevando a la práctica las ideas a través de las personas, dando órdenes, influyendo y persuadiendo. La complejidad empresarial exige una dirección que organice eficientemente los recursos.
El Trabajo del Directivo
El directivo combina recursos humanos y técnicos para alcanzar objetivos, dirigiendo los esfuerzos hacia las metas de la empresa.
Funciones de la Administración (Directivo):
- Planificación
- Organización
- Gestión
- Control
Características de la Dirección:
- Proceso de funciones secuenciales.
- Toma de decisiones en diferentes áreas de la empresa.
Administración como Proceso:
Conjunto de fases o actividades secuenciales.
Eficiencia:
Relación entre los resultados obtenidos y los recursos empleados.
Eficacia:
Consecución de los objetivos pretendidos por la organización.
Niveles Directivos
Alta Dirección:
Nivel más elevado, integrado por el presidente y directivos. Toman decisiones estratégicas como el desarrollo de nuevos productos, adquisiciones o expansión internacional, supervisando el funcionamiento general de la empresa.
Dirección Intermedia:
Compuesta por ejecutivos y mandos intermedios. Se encargan de aspectos más específicos, desarrollando planes y procedimientos para implementar las estrategias de la alta dirección.
Dirección Operativa:
Responsables de asignar tareas a los trabajadores, evaluar su desempeño diario y poner en marcha los planes de la dirección intermedia. Están en contacto directo con los empleados.
Cualidades de los Ejecutivos
Cualidades Técnicas:
Conocimientos para comunicarse eficazmente y generar credibilidad.
Cualidades Humanas:
Habilidad para mantener relaciones interpersonales positivas y auténticas con su equipo.
Cualidades Reflexivas:
Capacidad para analizar problemas y soluciones de manera lógica y sistemática.
Planificación
Definición:
Proceso racional de toma de decisiones y selección de acciones a seguir por la empresa y sus unidades. Implica establecer objetivos, estrategias y tareas para alcanzarlos, determinando qué, cómo, dónde, quién y cuándo se hará.
Planificación Estratégica:
Planes globales para toda la empresa, con objetivos generales a largo plazo y bajo nivel de detalle.
Planificación Táctica:
Especifica los detalles para lograr los objetivos generales.
Proceso de Planificación: Fases
- Análisis del entorno y reconocimiento de oportunidades (Análisis DAFO).
- Selección de objetivos.
- Establecimiento de supuestos.
- Evaluación de alternativas.
- Selección de la alternativa más adecuada.
- Seguimiento del plan.
Elementos de los Planes
Objetivos:
Resultados finales que se esperan alcanzar. Los objetivos de alto nivel son más generales que los de departamentos o niveles inferiores.
Requisitos de Objetivos Eficaces:
- Retadores pero realistas.
- Específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo (SMART).
- Apoyados por los superiores.
- Motivadores para los subordinados.
- Comunicados a todos los involucrados.
Políticas:
Enunciados generales que guían la toma de decisiones. Ejemplo:»Tratar a todos por igua».
Procedimientos:
Guías específicas de acción que detallan los pasos para realizar una actividad. Ejemplo:»Seguir el protocolo de atención al client».
Reglas:
Más estrictas que los procedimientos, establecen lo que se debe y no se debe hacer en situaciones específicas. Ejemplo:»Prohibido el uso del teléfono móvil durante la reunió».
Presupuesto:
Cuantificación monetaria de los planes, incluyendo ingresos y gastos.
Organización
Definición:
División del trabajo entre personas y grupos, coordinando sus actividades. Se definen tareas, responsabilidades, jerarquía, comunicación y toma de decisiones.
Objetivos:
- Definir funciones, describir puestos y relaciones laborales.
- Establecer líneas de autoridad y responsabilidad.
- Crear canales de comunicación eficientes.
Gestión
Definición:
Asegurar que los miembros de la organización cumplan sus funciones para alcanzar los objetivos. Implica un enfoque interpersonal, motivando, liderando y comunicándose eficazmente.
Motivación:
Impulsar a las personas a lograr lo esperado.
Liderazgo:
Influir y guiar al equipo hacia el éxito.
Comunicación:
Intercambio de información con significado claro entre los miembros de la organización, satisfaciendo las necesidades de información técnica, de coordinación y motivación.
Control
Definición:
Monitorear las actividades para asegurar que se desarrollen según lo planificado. Permite detectar desviaciones y tomar medidas correctivas, siendo clave para la motivación.
Fases:
- Establecer estándares de resultados para un período específico.
- Medir los resultados reales.
- Comparar resultados reales con los estándares.
- Identificar las causas de las desviaciones.
- Tomar medidas correctivas.
Herramientas de Control
Presupuestos:
Planes numéricos para asignar recursos a actividades específicas, proporcionando estándares para comparar con los datos reales.
Estadísticas:
El análisis de datos históricos ayuda a evaluar el presente y tomar decisiones informadas.
Inconvenientes del Control:
- Costo asociado al proceso de control.
- Riesgo de generar un ambiente represivo.
- Posibilidad de información distorsionada.