Administración y Planificación

¿Qué es Administrar?

Administrar implica ejercer el control y el mando de algo, especialmente en el aspecto económico. Se refiere a planear, organizar, dirigir y controlar todos los recursos pertenecientes a una organización.

¿Qué es Planificar?

Planificar es el procedimiento mediante el cual se seleccionan, ordenan y diseñan las acciones que deben realizarse para el logro de determinados propósitos, procurando una utilización racional de los recursos disponibles.

Características de la Planificación:

• Consciente: Solo es concebido como tal cuando el ser humano es capaz de idear un futuro intencionadamente.
• Futurista: Solo plantea la intervención en el futuro; es imposible planificar en el pasado.
• Proactiva: La sola concepción de una idea trae implícita la idea de crear, mantener, mejorar y/o sustituir.
• Genérica: No puede ser atribuida a una disciplina en específico, sino que atraviesa cualquier tipo de conocimiento.
• Neutral: Si bien universalmente se acepta la idea que es un acto que permite mirar el futuro positivamente, también ha servido como herramienta para fines destructivos, por lo tanto no tiene un fin en sí mismo.
• Infinita: Si bien las ideas tienen un comienzo y un fin como acto del ser humano, está ligado a su supervivencia.

Niveles de la Planificación:

Política – Planes – Programas – Proyectos – Actividades.

Planificación Estratégica:

Gira en torno a los elementos que se situarían en la cúspide de los niveles de planificación (visión, misión, objetivos generales y estrategias globales de la organización).

Planificación Operativa:

Se ocupa de los niveles inferiores (resultados pretendidos, actividades, responsables, recursos, plazos, costes, planteamientos de largo alcance).

El Proceso Administrativo

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente.

En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como:

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, las mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Cuando se administra cualquier organización o institución, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean.

Planificación:

• Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.
• La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de planes para coordinar las actividades.
• Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?) como de los medios (¿cómo debe hacerse?).
• La planificación define una dirección, se reduce el impacto del cambio, se minimiza el desperdicio y se establecen los criterios utilizados para controlar.
• Da dirección a los gerentes y a toda la organización. Cuando los empleados saben dónde va la organización y en qué deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipos.
• Sin la planificación, los departamentos podrían estar trabajando con propósitos encontrados e impedir que la organización se mueva hacia sus objetivos de manera eficiente.

¿Qué es Planificar? (Según algunos autores)

• Proceso para establecer metas y un curso de acción adecuado para alcanzarlas (Stoner).
• Proceso organizacional que incluye seleccionar misiones y objetivos y las acciones para lograrlos (Koontz).

Planificación es:

• Decidir en el presente lo que se hará en el futuro.
• Es lo opuesto a improvisar.
• Es anticipar el futuro y reflexionar hacia dónde vamos.
• Es determinar el curso de acción futura.
• Orientar y dar sentido a nuestro quehacer.

Entonces, ¿Qué es Planificar?

La planificación es una de las herramientas más importantes con que cuenta un administrador, porque le permite definir la manera como logrará alcanzar los objetivos y metas propuestos para un determinado período de tiempo, siguiendo una lógica en el accionar de sus actividades y teniendo la posibilidad de controlar periódicamente el avance en el logro de los objetivos.

¿Para qué Planificamos?

• Comprender mejor los factores que determinan el funcionamiento de la institución.
• Establecer mecanismos de comunicación que faciliten la toma de decisiones críticas.
• Aunar la voluntad de todos los funcionarios alrededor de proyectos institucionales.
• Preparar a todos los niveles institucionales para anticipar el cambio.

Críticas a la Planificación:

• Poca exactitud en relación con los resultados obtenidos, lo que dependerá de la calidad de los datos considerados en el plan, es decir la información que se posee para formular el plan y reducir el margen de error.
• Retarda la acción y atrofia la iniciativa de las personas involucradas en el plan.

Tipos de Planes:

Programas:

Se asocian al corto plazo, desarrollados al servicio de un objetivo o meta de largo plazo, por lo que un programa se traduce en una secuencia de actividades de un período relativamente breve de tiempo.

Presupuesto:

Habitualmente se los reconoce como la expresión financiera o económica de un plan expresada en dinero. También están asociados a la variable temporal, normalmente el corto o mediano plazo (ej. Proyecto de ley de Presupuesto anual del país).

Políticas:

Se refiere a las fronteras o límites dentro de los cuales deberá desenvolverse una acción, que se traduce en “las reglas del juego o el rayado de cancha”. Existen dos tipos de políticas:

• Las políticas expresas: son orientaciones o lineamientos generales, reglamentos y normas específicas.
• Las políticas implícitas: responden a la “falacia de lo evidente”, son cosas obvias respecto de las cuales se van tomando decisiones “sobre la marcha”, generando incertidumbre y expectativas que al no concretarse se traducen en conflictos, insatisfacción o desmotivación.

Procedimientos:

Describe la secuencia cronológica de las tareas que son necesarias para ejecutar un trabajo o una función específica. Habitualmente se traducen en manuales que describen las tareas más habituales y repetitivas.

ej: qué tengo que hacer en primer lugar, y a continuación…

El Plan:

EL PLAN Hace referencia a las directrices políticas fundamentales, a las prioridades que éstas establecen, a las estrategias de acción y al conjunto de medios e instrumentos que se van a utilizar para alcanzar las metas y objetivos definidos.

El plan engloba programas y proyectos y básicamente se mide por parámetros técnico-político dentro del cual se enmarcan en los programas y proyectos.

Programa:

PROGRAMA Hace referencia, en sentido amplio, a un conjunto organizado, coherente e integrado de servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos relacionados o coordinados entre sí y que son de similar naturaleza. Como señala Ander-Egg (1993), el programa operacionaliza un plan mediante la realización de acciones orientadas a alcanzar metas y objetivos definidos para un período determinado.

Proyecto:

PROYECTO Representa un mayor grado de concreción y agrupa a un conjunto de actividades relacionadas y coordinadas entre sí en relación a la satisfacción de un problema o de una determinada necesidad.

El proyecto es similar al programa, sin embargo, señala, es en general menos complejo y de menor alcance, puede ser parte de un programa más amplio o, también, un plan independiente de un solo uso.

Actividades:

ACTIVIDADES tanto los programas como los proyectos se concretan a través de un conjunto de actividades organizadas y articuladas entre sí para alcanzar las metas y objetivos específicos. Es el medio de intervención sobre la realidad, mediante la realización secuencial e integrada de diversas acciones necesarias para alcanzar las metas y objetivos específicos de un proyecto.

Tareas:

TAREAS Es la acción que tiene el máximo grado de concreción y especificidad. Un conjunto de tareas configuran una actividad. Un conjunto de tareas configuran una actividad entre las muchas que hay que realizar para concretar el proyecto.

Ejemplo:

PLAN: Servicio social

PROGRAMA: Infancia y Familia

PROYECTO: Realizar un campamento

ACTIVIDAD: Realizar una excursión

TAREA: Preparar maleta adecuada