T4. Dirección y Organización de la empresa

El proceso administrativo es el conjunto de funciones y actividades que efectúa la administración de la empresa, orientadas al logro de sus fines y objetivos.

La administración de una empresa requiere de ciertas responsabilidades directivas constantes, denominadas funciones de la administración. Y son las siguientes: 

• Planificación

  
  Se plantea lo que se va a hacer

• Organización

  
  Se analiza cómo se va a hacer.

• Gestión

  
  Consiste en determinar con qué y de qué manera se va a realizar.

• Control

  
  Se determina cómo se ha realizado.

Y a su vez, están organizadas en dos fases durante el proceso: 

• La Fase Mecánica es la parte teórica de la administración, en la que se establece lo qué debe hacerse. Dentro de ella se encuentran: la Planificación y la Organización.

• La Fase dinámica se refiere a cómo poner en práctica todo lo que se ha planeado y organizado previamente. Dentro de ella se encuentran: la Gestión y Control.

Función de Planificación

La Planificación consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa.

Para llevar a cabo una buena planificación hay que seguir estos pasos:

1.° Analizar la situación de partida: Se estudiará la situación actual de la empresa y de su

entorno con intención de detectar las oportunidades existentes.

2° Marcar el objetivo al cual se quiere llegar y definir diversas alternativas para conseguirlo.

3.° Analizar los puntos fuertes y débiles de cada una: se evaluarán los costes, los riesgos, etc. Y se escogerá aquella que se adapte mejor a las necesidades.

4.° Controlar y determinar las desviaciones que se produzcan:
Aunque se haya escogido una alternativa con la seguridad de que es la mejor, es posible que la realidad evolucione de forma diferente y esta alternativa no funcione como se esperaba, de modo que deba corregirse o cambiarse. El proceso de control del plan debe realizarse periódicamente.

Para hacer una buena clasificación de planes, las empresas clasifican los planes de la siguiente manera:

Clasificación de los planes:

Según alcance o amplitud:

Según ámbito temporal:

Según funcionalidad:

Área comercial, Área de producción, Área de inversión o financiación, Área de RRHH.

Función de Organización

La Organización tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa.

Además, tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa. 
Para diseñar un buen sistema de organización se deben considerar los siguientes aspectos:

A) Hay que determinar los niveles de organización

B) Las funciones o los objetivos destinados a cada nivel de mando y a cada persona han de ser claros y concretos

C) Son necesarios canales de autoridad y de responsabilidad

bien delimitados.

D) Debe haber vías de comunicación en todos los sentidos, es decir, entre departamentos

La organización del trabajo

Conjunto de normas que tienen como finalidad coordinar todos los medios, con los mínimos costes y el mínimo esfuerzo, se obtengan los objetivos previamente marcados.

Taylorismo

El creador de este movimiento fue Frederick W.Taylor.  Taylor pretendía racionalizar el trabajo, es decir, eliminar los tiempos muertos y marcar los movimientos justos que tenía que hacer cada trabajador, con la finalidad de aumentar la productividad, es decir, a más productividad, más salario. Para incentivar al personal se propónían unos salarios basados en el rendimiento, de manera que el trabajador que tuviera un rendimiento y un ritmo de actividad más altos obtendría una mejor retribución.

En sus inicios, el taylorismo fue bien acogido tanto por los empresarios como por los trabajadores, ya que ambos obténían beneficios. Pero a medida que fue pasando el tiempo, este sistema empezó a resentirse, sobre todo a causa del descontento de los trabajadores, los cuales protestaban por la monotonía del trabajo, que les producía cansancio 

Fayol

Paralelamente el un autor francés Fayol, creaba un sistema de organización del trabajo que no sólo organizaba el trabajo, sino la globalidad de la empresa. De esta forma, daba importancia a las diferentes funciones de la empresa y ofrecía pautas para poder organizarlas. Fayol remarcaba la necesidad de un único mando superior. Para Fayol, la función más importante era la administrativa, ya que consideraba que de ella dependían todas las demás funciones de la empresa.

Elton

Mayo

A partir de los movimientos anteriores, se buscaron algunos métodos para solucionar los puntos débiles de ese sistema (monotonía laboral, fatiga de los trabajadores…). El objetivo era hacer el trabajo más humano. Y Elton Mayo fue la primera persona que demostró la importancia de las relaciones humanas en la empresa. 

Maslow y Herzberg

Estos autores, igual de preocupados por la falta de trato humano, creían que la motivación en la conducta humana es lo único que hace aumentar la productividad en el trabajo. Por tanto, lo principal era la motivación. 

División del trabajo

La división del trabajo es un concepto fundamental que se desprende de las teorías sobre la organización del trabajo. Cuanto más se especialicen las personas, mayor será la eficiencia con que desempeñarán una tarea determinada. 

La desventaja de la división del trabajo es que el trabajador no será polivalente y no podrá desarrollar más de una tarea igual de bien. Además, las personas no tardarían mucho en cansarse si realizaran siempre la misma tarea.

La organización Formal

La organización formal se determina como la estructura intencional definida e identificada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente.

Es una estructura a la cual se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados. 

Elton

Mayo

A partir de los movimientos anteriores, se buscaron algunos métodos para solucionar los puntos débiles de ese sistema (monotonía laboral, fatiga de los trabajadores…). El objetivo era hacer el trabajo más humano. Y Elton Mayo fue la primera persona que demostró la importancia de las relaciones humanas en la empresa. 

Maslow y Herzberg

Estos autores, igual de preocupados por la falta de trato humano, creían que la motivación en la conducta humana es lo único que hace aumentar la productividad en el trabajo. Por tanto, lo principal era la motivación. 

División del trabajo

La división del trabajo es un concepto fundamental que se desprende de las teorías sobre la organización del trabajo. Cuanto más se especialicen las personas, mayor será la eficiencia con que desempeñarán una tarea determinada. 

La desventaja de la división del trabajo es que el trabajador no será polivalente y no podrá desarrollar más de una tarea igual de bien. Además, las personas no tardarían mucho en cansarse si realizaran siempre la misma tarea.

La organización Formal

La organización formal se determina como la estructura intencional definida e identificada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente.

Es una estructura a la cual se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados. 

Hay distintas formas de organizar la empresa: 

• Por funciones: El personal se organiza según su especialización. Se concentran en departamentos ( departamento de finanzas, departamento de recursos humanos, etc.)

• Por zonas geográficas:  La plantilla se organiza por zonas en la que se vende o relaciona el producto, para que los clientes estén mejor atendidos. Esta organización puede surgir en el departamento de ventas, márketing. Producción, etc.

• Por productos: Se utiliza en empresas que fabrican más de un producto y se refiere a la agrupación del personal según el producto final que se obtiene. Por ejemplo, Procter and Gamble. 

• Por procesos: El trabajo se organiza según las fases que componen la cadena de producción. Por ejemplo, una fábrica de tejidos tiene el departamento de tinte y el departamento de planchado.

La comunicación es uno de los puntos más importantes a tener en cuenta en la empresa. 

Hay distintos tipos de comunicación:

• Comunicación vertical: 
  • Ascendente: Se origina en la plantilla y finaliza en el equipo directivo. La finalidad de este tipo de comunicación es que quienes ejercen la dirección conozcan deprimera mano los problemas de las personas que trabajan en ella.  ▲
  • Descendente: Tiene su origen en el equipo directivo y su fin en el personal. Es más habitual que la ascendente. Su finalidad es informar a los trabajadores o subordinados de los objetivos de la empresa, así como de las tareas que se deben realizar para conseguirlos. ▼
• Comunicación Horizontal: Es la que se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico.

La comunicación se genera a través de distintas relaciones: 

• Relaciones lineales: se producen a través de órdenes de un mayor cargo a un subordinado. 

• Relaciones de staff: Asesoramiento por parte de los especialistas. 

• Relaciones funcionales: Son un conjunto de especialistas que tienen autoridad y responsabilidad sobre todo lo que se refiere a su especialidad.