Capítulo 2: El Análisis de Puestos

Definición del Análisis de Puestos

Es el procedimiento para determinar las obligaciones correspondientes a los puestos y las características de las personas que se contratarán para ocuparlos.

El análisis de puestos provee información para elaborar:

• Descripciones de los puestos: una lista de las tareas del puesto.
• Especificaciones del puesto: una lista de los requisitos humanos para el puesto o el tipo de personas que se habrán de contratar para el mismo.

Información Recabada a Través del Análisis de Puestos

• Actividades laborales: Ejemplo: limpiar, vender, enseñar, pintar, etc. Podría señalar también el cómo, por qué y cuándo desempeñará el trabajador cada actividad.
• Conductas humanas: Pulsar, comunicar, decidir, redactar. Se puede incluir información acerca de las exigencias del trabajo.
• Máquinas, herramientas, equipo y auxiliares usados para trabajar: Información acerca de los materiales procesados, los conocimientos aplicados, los productos fabricados y los servicios prestados.
• Estándares de desempeño: Definidos en términos de cantidad o los grados de calidad para cada tarea del puesto. Servirán para evaluar al trabajador.
• Contexto del puesto: Condiciones materiales para trabajar, el horario laboral, incentivos a recibir, el contexto social (con cuántas personas se deberá relacionar el ocupante del puesto).
• Requisitos humanos: Conocimientos o habilidades y atributos personales requeridos (aptitudes, características físicas, personalidad, etc.).

Usos de la Información del Análisis de Puestos

• Reclutamiento y selección: En base a las funciones a desempeñar y los requisitos para cumplirlas, se puede determinar qué personas reclutar y contratar.
• Compensación: Con la información del análisis de puestos, se puede estimar el valor de cada puesto y la compensación correspondiente. La remuneración suele depender de aspectos como el grado de estudios y de habilidades requeridos para el puesto, los peligros para la seguridad y el grado de responsabilidad, que pueden ser evaluados a través del análisis de puestos.
• Evaluación de desempeño: Compara el desempeño real de cada trabajador con los estándares para su desempeño.
• Capacitación: El análisis y la resultante descripción del trabajo muestran las habilidades que se requieren y, por tanto, la capacitación.
• Asegurar la asignación completa de obligaciones: En caso de que se encuentre una tarea que no está asignada a ningún trabajador, gracias al análisis de puestos se sabrá a quién asignarle dicha tarea.

Pasos del Análisis de Puestos

1. Identifique para qué usará la información, pues ello determinará qué datos debe recabar y cómo hacerlo.
2. Repase la información básica importante, como organigramas y gráficas de procesos.
3. Seleccione los puestos representativos que analizará. Esto se hace cuando es preciso analizar muchos puestos similares.
4. Analice el puesto: reúna datos acerca de las actividades laborales, las conductas requeridas de los trabajadores, las condiciones laborales, las características y las capacidades humanas necesarias para desempeñar el trabajo.
5. Repase la información con las personas que ocupan el puesto (trabajador y supervisor inmediato). Esto permitirá confirmar que la información está correcta y completa.
6. Prepare una descripción y una especificación del puesto.

Métodos para Recabar Información para el Análisis de Puestos

Existen algunas maneras de obtener la información contenida en un análisis de puestos; incluso se pueden combinar dos o más métodos.

Por lo general, se requiere del esfuerzo de:

• Un especialista de personal: quien puede observar y analizar el puesto para preparar su descripción y especificación.
• El trabajador y el supervisor: quienes darán la información para el análisis y revisarán las conclusiones obtenidas por el especialista.

Entrevistas

Pueden ser de 3 tipos: individuales con cada trabajador, grupales con trabajadores que desempeñan el mismo puesto y entrevistas individuales o grupales a supervisores que conocen a fondo el puesto que se analiza.

Sea cual fuere la entrevista utilizada, el entrevistado debe entender muy bien el motivo de la misma, para que no la considere una «evaluación de la eficiencia».

Ventajas:

• Es el método más utilizado: rápido y sencillo.
• Permite al especialista explicar la necesidad del análisis de puestos.
• Permite al trabajador indicar actividades y conductas que podrían no observarse.
• Permite al trabajador expresar opiniones y frustraciones.

Desventaja:

• Distorsión de la información: si son consideradas como “evaluaciones de la eficiencia”, el trabajador puede exagerar ciertas responsabilidades y restar importancia a otras.

Entrevistas: Preguntas Típicas

• ¿Cuáles son las actividades que realiza en su puesto de trabajo?
• ¿Con qué frecuencia realiza cada una de ellas?
• ¿Qué materiales y herramientas utiliza para cumplir su trabajo?
• Al cumplir su trabajo, ¿es responsable de algún aspecto como: manejo de personal a cargo, dinero, información confidencial, etc.?
• ¿En qué condiciones desempeña su trabajo? (calor, frío, poca iluminación o ventilación, ruido, de pie, sentado, en la calle, en lugares altos, contacto con polvo o químicos, etc.)
• ¿Qué requisitos físicos y mentales necesita para cumplir con su trabajo? (fuerza, resistencia, concentración visual, destreza manual, etc.)
• ¿Qué nivel de instrucción académica o de capacitación en un área específica requiere para desempeñar su puesto?
• ¿Requiere experiencia previa? Si es así, ¿de cuánto tiempo?

Entrevistas

Las entrevistas más fructíferas siguen un formato estructurado o en forma de lista.

El analista del puesto que reúne información observando personalmente cómo se desempeña el trabajo puede usar una lista así y también la puede manejar como si fuera un cuestionario.

Lineamientos para la Entrevista

1. El analista del puesto y el supervisor deben trabajar juntos: identifique a los trabajadores que saben más del puesto, así como a los más objetivos para describir sus obligaciones y responsabilidades.
2. Establezca enseguida afinidad con el entrevistado, aprendiéndose el nombre de la persona, hablando con palabras fáciles de entender, refiriéndose brevemente al propósito de la entrevista y explicándole a la persona por qué se la eligió para la misma.
3. Siga una guía estructurada o una lista de verificación que enumere las preguntas y contenga espacio para las respuestas. No obstante, asegúrese de que el trabajador tenga libertad para responder las preguntas y hágale también algunas preguntas abiertas.
4. Pídale al trabajador que enumere sus actividades en orden de importancia y de frecuencia. Esto impedirá pasar por alto tareas cruciales, pero de poca frecuencia.
5. Una vez terminada la entrevista, revise la información obtenida, tanto con el trabajador como con su supervisor.

Cuestionarios

Lo más importante es decidir qué tan estructurado o abierto debe estar y qué preguntas habría que incluir.

Un cuestionario típico de análisis de puestos incluye preguntas abiertas (principalmente en relación con las tareas) y preguntas estructuradas (en relación con aspectos como la experiencia requerida).

Ventajas:

• Vía rápida y eficiente para obtener información de muchos trabajadores.
• Es menos caro que entrevistar a cientos de trabajadores.

Desventaja:

• Preparar el cuestionario y comprobarlo puede tomar mucho tiempo y ser muy caro.

Observación

Es un método muy útil cuando los puestos incluyen mucha actividad física observable, pero no cuando el puesto entraña gran actividad mental, que no se puede medir.

• Tampoco sirve cuando el trabajador desempeña actividades importantes que solo se presentan en ocasiones.
• Además, la reacción (el trabajador no hace lo que normalmente haría porque lo están observando) también sería un problema.
• La observación directa y las entrevistas se usan juntas muchas veces.

Diarios o Bitácoras de los Participantes

Cada trabajador lleva una lista de lo que hace durante el día, incluyendo el tiempo que le toma cada tarea.

Permite un panorama muy completo del trabajo, si además se complementa con una entrevista al trabajador y a su supervisor.

El trabajador puede exagerar algunas responsabilidades y restarle importancia a otras, aunque el hacer un detalle cronológico reduce este problema.

Redactar Descripciones de los Puestos

La descripción de un puesto es un texto que explica lo que hace en realidad la persona que ocupa el puesto, cómo lo hace y en qué condiciones desempeña el trabajo.

Esta información se usa para redactar la especificación del puesto, en la que se enumeran los conocimientos, las habilidades y las capacidades que se requieren para desempeñar el puesto en forma correcta.

Identificación del Puesto

Incluye:

• El título del puesto.
• Quién autorizó la descripción.
• Ubicación del puesto en términos de planta o división y departamento o sección.
• A veces se detalla el nombre y cargo del supervisor inmediato.
• Información relativa al sueldo o escala salarial del puesto.

Resumen del Puesto

Debe describir su carácter general, enumerando sólo sus principales funciones o actividades.

Ej.: “Planifica, dirige y coordina la mercadotecnia de los productos y/o servicios de la organización” (Gerente de Mercadotecnia).

Procure evitar descripciones generales que pueden dar mayor flexibilidad a los supervisores para asignar más obligaciones.

Relaciones del Puesto

Relaciones que debe manejar el ocupante del puesto con terceros, dentro y fuera de la organización.

Incluye: a quién se reporta, a quién supervisa, con quiénes trabaja y con quiénes se relaciona externamente a la organización para cumplir con su trabajo.

Responsabilidades y Obligaciones

Las obligaciones principales de cada puesto se deben enumerar por separado, describiéndolas con unas pocas frases.

Ej.: “Recluta, entrevista y selecciona a los trabajadores que ocuparán los puestos vacantes” (Gerente de RRHH).

Esta sección también debe definir los límites de la autoridad de la persona que ocupa el puesto.

Ej.: “Concede tiempo libre o permisos para faltar”.

Estándares de Desempeño

Qué habrá de alcanzar el trabajador en cada una de las obligaciones y responsabilidades principales de la descripción del puesto.

Aunque nunca es fácil establecer estándares, una forma de hacerlo es terminar la afirmación con la frase:

“Me sentiré plenamente satisfecho con su trabajo cuando… todas las facturas sean enviadas a los gerentes de los departamentos correspondientes, para su visto bueno, a más tardar al día siguiente de su recepción.”

Condiciones Laborales y Entorno Físico

Estas podrían incluir aspectos como: nivel de ruido, condiciones peligrosas o calor.

Lineamientos para la Descripción del Puesto

1. Sea claro en la redacción de las obligaciones.
2. Indique el alcance de la autoridad.
3. Sea específico al detallar el grado de responsabilidad del trabajador con una obligación, especialmente para los cargos de los niveles más bajos.
4. Sea breve: las frases más cortas y exactas suelen lograr mejor su propósito.
5. Revise. Pregúntese si el trabajador entenderá cuál es su trabajo cuando lea la descripción de su puesto.

Cómo Redactar las Especificaciones de los Puestos

La especificación del puesto parte de la descripción del puesto y contesta la pregunta:

¿Qué cualidades, características y experiencia humanas se requieren para desempeñar bien este trabajo?

Muestra el tipo de persona que se debe reclutar y las cualidades que se deben medir en esa persona.

Cómo Redactar las Especificaciones de los Puestos

Pueden definirse en base a:

Criterio: Suposiciones de personas informadas como supervisores y gerentes de personal.

¿Qué se requiere, en términos de estudios, inteligencia, capacitación y demás, para realizar bien este trabajo?

Use su sentido común para definir los requisitos más importantes del cargo.

No ignore el hecho de que también hay conductas laborales que se aplican a casi todo puesto imaginable. Ejemplo: diligencia, escrupulosidad, disponibilidad de horario, puntualidad, buenas relaciones interpersonales, etc.

Análisis estadísticos: Es un enfoque más defendible, pero también más difícil.

Tal vez tenga que demostrar que las normas de contratación discriminan en razón del género, etnia, religión, nacionalidad, edad o algunos rasgos de personalidad.