Auditoría Administrativa

Es el examen metódico y sistemático que permite evaluar en forma integral o parcial a una organización con el propósito de evaluar el nivel de rendimiento o desempeño de las diferentes áreas o niveles funcionales de ésta, así como su interrelación con el medio ambiente.

Objetivos de la Auditoría Administrativa:

• Evaluar el nivel de desempeño de los recursos de la empresa y los niveles de gestión funcional en la organización.
• Examinar los métodos y procedimientos utilizados en el control y operaciones de la empresa en las diversas áreas, observando el grado de confiabilidad y eficacia.
• Conocer el entorno o medio ambiente de la empresa, su interrelación e interacción con ésta.
• Servir de base o plataforma para elaborar los planes empresariales (tácticos y estratégicos) que pueden ser operativos y corporativos.

Clasificación de la Auditoría

Auditoría Externa

Es el examen crítico, sistemático y detallado hecho por una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento.

Auditoría Interna

La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública.

Tipos de Auditoría Interna

Auditoría Administrativa

Es la que se encarga de verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo que incide en ellos. Es su objetivo también el evaluar la calidad de la administración en su conjunto.

Auditoría Operacional

Es la que se encarga de promover la eficiencia en las operaciones, además de evaluar la calidad de las operaciones.

Auditoría Financiera

Es el examen total o parcial de la información financiera y la correspondiente operacional y administrativa, así como los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa información.

Diferencias entre Auditoría Interna y Externa

Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así:

• En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.
• En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor está destinado para la empresa; en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas, o sea, ajena a la empresa.
• La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.

Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS)

Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los principios fundamentales de auditoria a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor.

Las NAGAS tienen su origen en los boletines (Statement on Auditing Estándar-SAS) emitidos por el comité de Auditoria de Instituto Americano de Contadores públicos de los Estados Unidos de Norteamérica en el año 1948.

El Auditor

Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoria habitualmente con libre ejercicio de una ocupación técnica.

El auditor socio-laboral puede ser interno o externo a la empresa y provenir de las más diversas disciplinas: ingeniería, derecho, sociología, economía, etc. Pero en cualquier caso deberá contar con una serie de características:

• Deberá dominar las técnicas y metodologías del proceso auditor.
• Que sea abierto en sus relaciones personales y que sepa dialogar.
• Que posea diversas actitudes como la independencia, la objetividad, la creatividad, el espíritu crítico, la diplomacia, etc.

Las funciones del auditor son:

• Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.
• Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.
• Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoria.
• Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.
• Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.

Conocimientos que debe poseer el auditor

Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitirá interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo.

Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formación:

Académica

Estudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en administración, informática, comunicación, ciencias políticas, administración pública, relaciones industriales, ingeniería industrial, psicología, pedagogía, ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseño gráfico.

Habilidades y Destrezas del Auditor

• Actitud positiva.
• Estabilidad emocional.
• Objetividad.
• Sentido institucional.
• Saber escuchar.
• Creatividad.

Metodología para la Auditoría Administrativa

Comprende las siguientes fases:

Planeamiento

Ejecución

Informe

Planeamiento

Se refiere a la determinación de los objetivos y alcance de la Auditoria, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la definición de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales.

Etapas de la Fase de Planeamiento:

• Revisión General
• Conocimiento inicial de la entidad a examinar
• Análisis preliminar de la entidad
• Formulación del Plan de Revisión Estratégica
• Revisión Estratégica
• Ejecución del plan
• Formulación del Reporte de Revisión Estratégica
• Elaboración del Plan de Auditoria

Factores externos e internos

Pueden incidir en la entidad y en el logro de sus objetivos y metas.

Factores externos a considerar:

• Proveedores
• Competidores
• Factores de mercado
• Factores de naturaleza política
• Factores psicosociales
• Tecnología
• Factores económicos-financieros

El auditor debe tratar de identificar aquellas situaciones que pueden impactar en forma negativa en el desarrollo de sus actividades.

Factores internos:

• Factores administrativos
• Factores económicos financieros
• Factores tecnológicos
• Factores psicosociales
• Grupos de interés

Ejecución

La fase de ejecución de la auditoria está focalizada en la obtención de evidencias, suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos más importantes aprobados en el Plan de la Auditoria.

Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de planeamiento y ejecución, los cuales sirven como fundamento y respaldo del informe.

Elaboración del Programa de Auditoria

Un programa de auditoría es un plan detallado del trabajo que debe comunicar, tan precisamente como sea posible, el trabajo a ser ejecutado.

Tipos de Evidencia:

• Evidencia Física
• Evidencia testimonial
• Evidencia documental
• Evidencia analítica

Evaluación de la efectividad de los programas

La evaluación consiste en la verificación periódica del resultado de, a la luz del grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía que hayan exhibido en el uso de los recursos públicos, así como del cumplimiento por las entidades de las normas legales y de los alineamientos de políticas y planes de acción.

Evaluación del control interno gerencial

El auditor debe concentrar su esfuerzo de su trabajo en áreas donde el rendimiento no es satisfactorio, así como en aquellos controles gerenciales que no funcionan apropiadamente o simplemente no existen.

El control gerencial se clasifica en:

• Controles sobre actividades del programa
• Controles de cumplimiento
• Controles para la protección de recursos
• Controles de confiabilidad de la información

Elaboración y revisión de los Papeles de Trabajo

El auditor debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes alcanzadas en su resumen, y sirven para:

• Proporcionar el soporte principal del informe del auditor, incluyendo las observaciones, hechos, argumentos, entre otros.
• Ayudar al auditor a ejecutar y supervisar el trabajo.
• Presentarse como evidencia en caso de demanda legal.

Requisitos de los papeles de trabajo

• Completos y exactos.
• Claros, comprensibles y detallados.
• Ilegibles y ordenados.
• Información relevante.

Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditoría son:

• Importancia relativa que amerite ser comunicado.
• Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo.
• Objetivo.
• Convincente para una persona que no ha participado en la auditoría.

Factores que afectan el desarrollo de hallazgos

• Condiciones al momento de ocurrir el hecho.
• Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas.
• Análisis crítico de cada hallazgo importante.
• Integralidad del trabajo de auditoría.
• Autoridad legal.
• Diferencias de opinión.

Elaboración del Informe

El informe de auditoría es el producto final del trabajo del auditor, en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones.

Por esta razón el informe de auditoría cubre dos funciones básicas:

• Comunica los resultados de la auditoría de gestión.
• Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atención, respecto de algunos problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y operaciones.

Contenido del Informe

Define que la estructura del informe de auditoría de gestión es la siguiente:

• Síntesis gerencial.
• Introducción.
• Conclusiones.
• Observaciones y recomendaciones.

Características del informe

• Significación: Los asuntos incluidos en el informe de auditoría de gestión deben ser de la suficiente significación como para justificar que sean informados y, para merecer la atención de aquellos a quienes van dirigidos.
• Utilidad y oportunidad.
• Exactitud y beneficios de la información sustentatoria: La exactitud se sustenta en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe, asegurando a los usuarios del informe que su contenido es digno de crédito.
• Calidad de convincente.
• Objetividad y perspectiva.
• Concisión.
• Claridad y simplicidad.
• Tono constructivo.
• Organización de los contenidos del informe.
• Positivismo.

Redacción y revisión del informe

La responsabilidad de la redacción del informe de auditoría es del auditor encargado aunque también comparten esta responsabilidad, los miembros del equipo de auditoría, la misma que, no sólo se limita a la redacción del informe, sino también se extiende a todos los aspectos relacionados con la sustentación documentaria de los juicios emitidos por el auditor.

Envío del borrador del informe a la entidad auditada

El borrador del informe de auditoría, redactado por el Jefe del equipo de auditoría y revisado por el supervisor asignado debe ser sometido a consideración del nivel gerencial correspondiente para su aprobación y posterior envío a la entidad auditada.