¿Qué es un mailing?
Es una carta circular enviada por correo ordinario junto con folletos o catálogos.¿Qué es un e-mail?
Son cartas o mensajes enviados por correo electrónico.¿Qué es una carta circular?
La carta circular se utiliza en las comunicaciones colectivas y en la publicidad directa. Conviene restringir su uso para los casos de contenido meramente informativo.¿Qué es una carta de presentación?
La carta de presentación se envía para darse a conocer, con ella la empresa trata de introducirse en el mercado. Otras veces se utiliza para comunicar una ampliación o modificación de la gama de productos o servicios, cambio de domicilio, apertura de una sucursal…¿Qué es una carta de oferta?
La carta de oferta pertenece al grupo de “cartas publicitarias” y se recurre a ella para presentar un nuevo producto o servicio y realizar alguna oferta especial a los clientes habituales.Aspectos a tener en cuenta en la elaboración de cartas de oferta-venta. ¿Qué se pretende conseguir?
Los aspectos a tener en cuenta en su elaboración son:
- Atraer la atención: Captar la atención del destinatario en la introducción y conseguir que siga leyendo.
- Mantener el interés durante toda la fase de desarrollo y convencer al lector de las ventajas que ofrece nuestro producto o servicio.
- Ganar la confianza del destinatario, para que éste haga lo que le estamos proponiendo: Comprar, pedir más información, etc.Cuando se utiliza la carta de venta por correo tenemos que conseguir que la oferta resulte atractiva, pero manteniendo siempre la veracidad.
- Queremos comunicar la apertura de un nuevo local o nuevo producto, ¿Qué enviaremos, una invitación, un saluda, o una carta?
Un saluda. Ejemplos de cartas personalizadas anteriores al pedido:
- Carta circular
- Carta de presentación.
- Carta de oferta.
- Carta de oferta-venta.
- Cartas de solicitud de información, catálogos, presupuestos…
- Respuesta a las solicitudes anteriores.
9. ¿Qué hay que especificar en un presupuesto?
El presupuesto debe reflejar todas las conclusiones acordadas, entre ambas empresas, en los contactos mantenidos y para ser completo debe especificar:
Características técnicas y componentes del producto objeto del presupuesto. También se deben incluir los planos y las características constructivas cuando se trate de artículos complejos.
– Importe total, matizando si este incluye transporte, instalación o montaje, impuestos, etc.
– Forma de pago, si debe efectuarse al contado, a plazo, o mediante una entrega inicial y varios plazos.
– Tiempo de validez del presupuesto, el plazo máximo para que sea aceptado. Pasado este plazo se procederá a actualizar el precio y confeccionar un nuevo presupuesto.
10. Ejemplo de cartas de compra-venta
Cartas de compraventa
– Carta-
pedido
– Pedido anexo a la carta
– Comunicación envío de mercancías
– Aceptación de pedido
– Denegación de pedido
– Modificación y anulación de pedido
– Reclamación del pedido
11. Detalles de la carta-pedido
Cuando el pedido se formaliza en la propia carta, es necesario que en ella se reflejen todos los detalles sobre la mercancía que se solicita:
– Cantidad y clase de artículos.
– Características técnicas, de calidad y distintivas (colores, tallas, referencias, etc.)
– Precio, importe total, forma de pago.
– Forma de envío y plazos de entrega.
– Dirección donde ha de efectuarse el envío.
12. Cuando el tiempo transcurrido entre la expedición de artículos y la recepción por parte del comprador es muy corto, ¿cómo se acredita la entrega?
Recepción por parte del comprador es muy corto, la entrega se acredita con el albarán que acompaña a la mercancía y debe firmar el destinatario al recibir los géneros.
13. Las cartas de reclamaciones, modificación de un pedido, aceptación de pedido, ¿hay que conservarlas igual que las facturas?
Una carta pedido tiene los mismos efectos que un pedido en firme y compromete al emisor a pagar el pedido solicitado.
14. La anulación de un pedido, ¿es una situación grave? ¿Qué requieren?
Debido a distintas circunstancias, el comprador puede verse en la necesidad de proceder a la modificación de un pedido ya aceptado. Cuando esto ocurre, debe ponerse inmediatamente en contacto con el proveedor o fabricante y tratar de llegar a un acuerdo, ya que un retraso en la comunicación de los hechos pude causar graves perjuicios si el producto se encuentra en pleno proceso de fabricación o en camino.
La anulación, normalmente, es una situación grave, más aún cuando se trata de productos de fabricación específica y cuyo proceso ya se ha iniciado. Tanto la modificación como la anulación requieren la petición por parte del comprador y la aceptación por el vendedor. Es obligado llegar a un acuerdo entre ambos, pudiendo el vendedor exigir el pago de cierta cantidad en concepto de daños y perjuicios.
15. Al recibir una factura, ¿qué debemos comprobar inmediatamente?
– Si la cantidad de la factura coincide con el pedido y lo realmente recibido.
– Si el precio facturado se ajusta al acordado, cuando se estableció de forma definitiva.
– Si la forma de pago y penalización no se ajustan a las condiciones pactadas.
16. En las reclamaciones de pago podemos encontrarnos con morosos, despreocupados, con mala fe e insolventes. ¿Qué es un moroso despreocupado?
Un moroso despreocupado, la demora tiene lugar por indiferencia u olvido. Tan pronto como reciba el aviso pagará.
1.- ¿Quién es el responsable de dar fé en los escritos? ¿Cómo lo hace?El secretario. Por medio de su firma
2.- ¿Cuál es el lugar de colocación de los avisos y anuncios?El tablón de anuncios
3.- ¿Cuál es la finalidad de la nota interna?Que los diferentes departamentos, secciones o negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí las incidencias, peticiones etc., que surjan entre ellos
4.- ¿Para que se utiliza la instancia?Es el escrito que se utiliza para solicitar algo de la Administración Publica y también aunque con menor frecuencia, se utiliza en el ámbito privado cuando la petición se dirige de un particular a una empresa.
5.- En líneas generales, ¿para que sirven los textos de organización interna?Para garantizar la coordinación y el buen funcionamiento de la empresa, así como documentar sus relaciones internas.
6.- ¿Para qué sirve un informe?Sirve para recoger la descripción de los datos, hechos o acontecimientos relacionados con un determinado asunto. También puede incluir propuestas de actuación.
7.- Explica teóricamente cómo debe ser la estructura de una convocatoria
- El título, en el que debe constar el tipo de reunión (consejo, asamblea, junta,..) y el nombre del organismo, asociación o grupo que se reúne.
- La convocatoria propiamente dicha, en la que se pide a los destinatarios que acudan a la reunión, se comunica el motivo de la misma y se precisa la fecha, la hora y el lugar donde se celebrará.
- El orden del día, normalmente comienza con la “Lectura y aprobación del acta de la sesión anterior” y termina con “Ruegos y preguntas”.
- El cierre, que suele comprender estos elementos:
- La fecha y el lugar desde el que se convoca.
- Antefirma del presidente.
- Firma del presidente.
8.- ¿Qué es un acta?Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea. Así como la convocatoria es imprescindible para que la reunión se desarrolle conforme al orden del día establecido, el acta es necesaria para que recoja todas las decisiones acordadas.
9.- ¿Qué utilidad tiene un certificado?Es un documento que sirve para constatar un determinado hecho
10.- ¿Son obligatorias las notas de recepción de llamadas telefónicas?Son notas breves que se utilizan por la persona que atiende el teléfono o atiende una visita para transmitir un mensaje al destinatario correspondiente. No son obligatorias pero si ayudan a no olvidar transmitir informaciones.
11.- ¿Qué objetivo tiene una portada de fax?La portada de fax es una hoja que acompaña y presenta a un fax y que contiene los datos del emisor y del destinatario. El objetivo de una carátula de fax es que éste llegue a su destinatario concreto y no se produzca confusión cuando el fax se reciba.
12.- ¿Cuándo se utiliza el saluda?Documento externo para comunicar alguna información breve, de manera cortés, a personas con quien se mantiene o se quiere mantener una relación.
13.- ¿Por qué los regalos deben llevar una nota?Es una nota escrita a mano, generalmente en una tarjeta, que acompaña a un regalo que no se entrega personalmente y cuyo fin es informar de la procedencia del regalo.
14.- ¿Cuándo se suele usar el telegrama como documento de comunicación?Normalmente, el telegrama se utiliza en caso de urgencia.
15.- ¿Cuándo se utiliza la Solicitud?Contiene una o varias peticiones dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que se dirige, para satisfacer una o varias pretensiones con fundamento en un derecho subjetivo o interés legítimo. Es decir, la solicitud debe estar fundamentada e inicia un procedimiento en la Administración en el cual el solicitante está interesado.
16.- ¿Qué se intenta con las alegaciones?A través del documento de alegaciones el interesado en un procedimiento aporta a los órganos responsables de éste datos o valoraciones para su consideración. A través de las alegaciones se intenta que el órgano administrativo dé la razón al interesado.
17.- ¿Para que sirven los recursos?Es el documento que se dirige a un órgano de la Administración Pública que ha dictado una resolución con la que el interesado firmante no está de acuerdo. Por medio del recurso se solicita a la autoridad correspondiente que modifique el acto o resolución inicial.
18.- ¿Son necesarias las convocatorias para todas las reuniones?Son necesarias para reuniones en las que participen varias personas con un orden del día concreto, pero evidentemente, para reuniones entre dos o tres personas, que no suponga algo importante que tratar, no tiene por qué ser necesario, puede comunicarse la convocatoria de reunión mediante una llamada telefónica o de viva voz.
19.- ¿Es necesaria la firma de un certificado?Si, deben firmarse los certificados
20.- ¿Cómo afectan los textos protocolarios a la imagen de la empresa?Con los textos protocolarios, la empresa fomenta la unión de grupo, ya que participa en asuntos que superan lo estrictamente profesional.