TEMA 12:FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO: PLANIFICACIÓN Y CONTROL

1- LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL

La planificación inicia el proceso administrativo. La podríamos definir como aquella fase donde se definen los objetivos o metas de la organización, estableciendo estrategias para alcanzarlos. Por lo tanto ésta fase se ocupa tanto de los fines (que hay que hacer), como de los medios (cómo debe hacerse).

El principal propósito de ésta primera fase es servir como guía al resto de las funciones-fases que realiza el administrador

La Planificación en una empresa puede ser formal o informal.
La formal es aquella que se refleja por escrito, mientras que la informal es aquella que no se refleja. Evidentemente siempre es recomendable la formal, aunque es muy habitual que en las pequeñas empresas la que impera es la informal.

Cabe destacar que la Planificación debe entenderse como un proceso constando de una serie de etapas que se han de ir cubriendo durante la elaboración de los planes. Estas etapas son:

-Análisis de la situación de partida

-Fijación de los objetivos o metas que se pretenden alcanzar.

-Creación de alternativas que lleven a la empresa a conseguir los objetivos propuestos, evaluando cada una de ellas.

-Elección de la mejor alternativa.

-Control y determinación de desviaciones.

2-TIPOS DE PLANES

Existen varias clasificaciones de planes. Las más importantes son aquellas que se basan en su amplitud, en el marco temporal o en su grado de concreción.
Sin embargo estas clasificaciones no son independientes entre ellas como se verá a continuación.

*Según el marco temporal se diferencian los Planes a Largo, Medio o Corto Plazo, dependiendo del tiempo en el que se pretenden alcanzar los objetivos. Así si éstos se pretenden conseguir en un año ( C/P), si el tiempo está comprendido entre uno y tres años (M / P) y a más de tres años (L / P)

*Según el grado de concreción podemos distinguir entre los Planes Específicos, que son aquellos donde los objetivos están claramente definidos, siendo planes muy concretos y poco flexibles; y los Planes Direccionales, que son aquellos que marcan directrices generales siendo altamente flexibles.

*Según la amplitud, podemos diferenciar entre Planes Estratégicos o Planes Operacionales. Los Estratégicos son planes que se aplican a toda la empresa, conteniendo objetivos muy genéricos que sirven de orientación para toda la organización, siendo por lo tanto planes que para su consecución requieren de un largo plazo. Asimismo suelen establecer directrices generales (Direccionales). Por su parte los Operacionales u Operativos son aquellos que se aplican a un área concreta de la empresa, actuando como medios para lograr otros objetivos más generales. Suelen ser muy concretos (Específicos)

3- EL CONTROL EMPRESARIAL

El Control puede definirse como el proceso de vigilar las actividades para comprobar si éstas se están desarrollando de acuerdo con lo planificado y, en caso contrario, corregir la desviación. Si la fase de planificación inicial el proceso administrativo, la fase de control la cierra, siendo muy importante su realización en la gestión de la empresa.

Las etapas en esta fase de control son las siguientes:

-Medición del desempeño real

-Comparación con los estándares, es decir, unas medidas que se consideren normales que se fijaron en la fase de planificación

-Acción Correctiva. Cuando no se alcanza el objetivo propuesto, es decir cuando hay una desviación entre los resultados y las previsiones se han de analizar las causas de dicha desviación. Ojo a  los motivos que pueden generar ésta desviación, o no se han ejecutado los planes como se habían previsto por falta de recursos, mala organización, etc; o bien estos planes no eran los correctos fijándose objetivos imposibles de conseguir.

4- TIPOS DE CONTROL: PRESUPUESTARIO Y NO PRESUPUESTARIO

4.1- CONTROL PRESUPUESTARIO

Un presupuesto es un plan numérico para asignar recursos. Sirve para controlar, ya que proporciona estándares con los que poder comparar los consumos de recursos.

Tradicionalmente es el tipo de control más extendido en el terreno empresarial.

Existen distintos tipos de presupuestos como los de gastos (asignando cantidades de dinero a cada una de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos), ingresos (proyectando cantidades futuras en base a los objetivos planteados), efectivo (entradas o salidas líquidas) o de inversión de capital (inversiones en propiedad de inmuebles, bienes de equipos…)

4.2- CONTROL NO PRESUPUESTARIO

Suelen ser complementarios al presupuestario. Entre los más habituales destacan:

-La Auditoria:
Verifica la planificación tanto contable como en la gestión global de la empresa. Pueden existir Auditorias internas que se lleva a cabo por miembros de la propia empresa o externa que es realizada por profesionales independientes.

Análisis de ratios

Controles sobre las principales magnitudes económicas y financieras (liquidez, solvencia, rentabilidad…)

Control de Calidad

Suponen procesos de medición sobre las carácterísticas de productos y servicios para comprobar que se ajustan a la norma o a los requerimientos