Concepto de Organización y Estructura Orgánica
Concepto de Organización
Función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las funciones que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad.
Objetivo de la Organización
Ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa.
Etapas de la Organización
- Determinar los niveles de organización (jerarquía de mandos, quién controla y quién ejecuta las tareas).
- Funciones y objetivos destinados a cada nivel de mando y a cada persona, claros y concretos.
- Los canales de autoridad y de responsabilidad bien delimitados para que cada persona sepa a quien tiene que obedecer.
- Establecer las vías de comunicación interior y exterior necesarias (orden de mando y de relación comercial por ejemplo).
Evolución Histórica de la Organización del Trabajo
Las empresas comenzaron a tener necesidad de organizar su trabajo a partir de la Revolución Industrial que se produce en el siglo XIX. La finalidad de esta organización siempre es la misma: incrementar la productividad de la empresa.
Las primeras escuelas de organización del trabajo se crean en Estados Unidos a partir de este siglo:
Escuela de la Organización Científica del Trabajo o Taylorismo
El principal representante de esta escuela es Frederick W. Taylor, nacido en Pennsylvania en 1856. Su objetivo era racionalizar el trabajo eliminando los tiempos muertos y señalando los movimientos necesarios de cada trabajador para incrementar la productividad.
Esta escuela planteaba la existencia de una Oficina Técnica que organizaba las tareas de los trabajadores que debían cumplir las tareas asignadas sin ningún lugar a la creatividad o la improvisación. Los salarios de los trabajadores iban en función del rendimiento del trabajador.
Los principios fundamentales para disminuir los costes de producción eran los siguientes:
- Diseño de las tareas propuestas
- Especialización de funciones
- Descentralización de responsabilidades
- Racionalización del trabajo eliminado los tiempos ociosos
- Incentivos salariales basados en la productividad
Al comienzo el sistema fue bien acogido por los trabajadores y empresarios porque ambos tenían algún beneficio, pero las críticas se sucedieron posteriormente debido a que se considera un sistema de trabajo dañino para el trabajador ya que se basaba en tareas monótonas y repetitivas sin ningún tipo de creatividad. Esto producía fatiga y, al final, peor productividad.
Dentro de esta escuela, en Francia, Fayol (otro autor) suavizaba las tesis de Taylor otorgando un perfil más humanista al sistema de organización del trabajo.
Conclusiones de Mayo
En consecuencia Mayo estableció las siguientes conclusiones:
- Existe otro tipo de incentivo para el trabajador y el empresario distintos del de maximizar el beneficio como pueden ser el de “realizarse en el trabajo”.
- Es esencial la atención al trabajador por parte de la empresa, atender a las necesidades y motivaciones del trabajador hace que éste se vincule emocionalmente con la empresa y repercuta en la productividad de la empresa.
- El hombre no es una máquina y no se puede programar como tal, comete errores, no realiza el mismo trabajo en el mismo tiempo y necesita de incentivos personales que le satisfagan.
Teoría de Maslow o basada en la motivación de los trabajadores
Abraham H. Maslow y Herzberg consideran que el único elemento que puede producir un aumento en la productividad de la empresa es la motivación de los trabajadores, por ello recomienda al empresario motivar a los trabajadores.
Maslow hizo una clasificación de las motivaciones psicológicas de las personas divididas en cinco niveles, del más básico (necesidades fisiológicas) que son las que primero tiende a satisfacer hasta el último escalón que son las necesidades que, una vez satisfechas las anteriores, va a buscar satisfacer el ser humano (necesidades de autorrealización).
Maslow no entiende estas necesidades como compartimentos estancos sino que existe entre ellos cierta dosis de permeabilidad, de manera que se pueden buscar simultáneamente necesidades de seguridad y de autorrealización, por ejemplo.
Las cinco necesidades establecidas por Maslow (aplicadas a muchas disciplinas, no sólo a la organización del trabajo) son:
- Necesidades fisiológicas: comer, dormir, beber, protegerse del frío. Si un individuo está en este nivel considera que al cubrir estas necesidades será feliz.
- Necesidades de seguridad: Una vez satisfechas las necesidades anteriores pretende asegurar que siempre las cubrirá, para ello realizará los seguros que considera necesitar, se asegurará la pensión de jubilación o buscará un contrato indefinido que le cubra todo el año.
- Necesidades sociales: las personas necesitan ser aceptados por los demás, necesitan sentirse integrados y aceptados, esta necesidad se empezará a satisfacer cuando las dos anteriores estén cubiertas en gran medida.
- Necesidades de autoestima: el trabajador buscará una cierta consideración en el trabajo, fama de ser responsables, trabajador, “alguien en la empresa” cuando transcurrido el tiempo conveniente haya cubierto las necesidades señaladas antes.
- Necesidades de autorrealización:
Organización Formal e Informal
Por organización formal entendemos: la estructura intencional definida e identificada en que la empresa sitúa cada uno de los elementos que la configuran en su lugar más conveniente. Es una estructura en la que se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir los objetivos señalados.
Por organización informal entendemos al conjunto de relaciones personales y sociales no establecidas previamente por la dirección y que se forman y consolidan dentro de la empresa pero que surgen espontáneamente cuando las personas se reúnen y asocian entre sí. Estas organizaciones surgen de forma natural fuera del organigrama, cuando aparecen líderes naturales y espontáneos no establecidos por la empresa o cuando hay problemas en la empresa y se reivindican. Estas organizaciones surgen de la forma menos determinista como grupos de café, personas con afinidades, asociaciones para el tiempo libre etc.
Organigrama
Son la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada, y dan a conocer las características principales de la estructura de la empresa.
Tipos de Organigramas
Por su forma
Distinguimos entre organigramas verticales y organigramas horizontales. Los primeros pretenden señalar las distintas jerarquías y las relaciones de subordinación directas o indirectas. Los segundos pretenden desarrollar la importancia de las funciones según la jerarquía de mando. También se puede hablar de organigramas radiales, los cuales tienen una menor importancia y lo que pretenden es destacar los niveles de dirección más altos.
Por su finalidad
Distinguimos entre organigramas informativos y de análisis, donde los primeros aportan una visión o información global de la empresa mientras que los de análisis pretenden dar una información detallada parcial o total de la empresa aportando alguna información que se necesita (funciones, grado de jerarquía, etc.)
Por su extensión
Generales y detallados. Los primeros reflejan la estructura de la empresa con todos sus departamentos mientras que los segundos dan una información de detalle de un departamento, por ejemplo, o una vicepresidencia haciendo hincapié en las funciones que ejercen y sus límites.
Por su contenido
Estructurales, de personal o funcionales. Los estructurales representan las unidades de la empresa y sus relaciones, los de personal representan nombres y cargo que ocupan en las diferentes unidades y los funcionales destacan la función que ejerce cada persona o unidad en que se forma el organigrama.
Tipos de Estructuras Orgánicas
Vamos a distinguir entre la estructura organizativa de una empresa y los modelos de estructura organizativa, los cuales tendrán reflejo en el organigrama pero no son el organigrama sino que este se limita al modelo establecido para cada empresa:
Estructura organizativa de una empresa
Consiste en la organización formal de la empresa que se encuentre bien definida y comprensible adaptada a la organización del trabajo y desempeño de las distintas funciones:
- División en departamento por funciones
- División en departamento por zonas geográficas
- División en departamentos por producto final
- División en departamentos por procesos de elaboración del producto (fases de la producción, etc)
Las relaciones entre los trabajadores se organizan de las distintas maneras que tienen de relacionarse, así se pueden clasificar en:
- Relaciones lineales cuando la relación es de mando: una persona manda otra obedece.
- Relaciones de staff o grupo asesor: cuando la relación es de asesoramiento a un mando de la empresa en la materia correspondiente (asesoría jurídica, económica o técnica)
- Relaciones de carácter funcional: se trata de un conjunto de especialistas que tienen responsabilidad sobre el asunto que le compete y únicamente en este asunto al que llamamos función. El Responsable contable únicamente ejercerá sus relaciones lineales o de staff sobre la función financiera contable sin salirse de esta función en cuanto a sus relaciones de mando y responsabilidad.
Modelos de estructura organizativa
En función de los modelos de comunicación se puede establecer distintos tipos de estructura organizativa según cual sea el tipo de empresa y sus necesidades:
Modelo jerárquico
Todos los trabajadores dependen de un superior que les da las órdenes y asignan funciones, es un modelo válido para empresas pequeñas y medianas o grandes de estructura muy simple.
Modelo funcional
En este modelo existen especialistas para cada rama de actividad de la empresa y los empleados dependen de muchos de estos especialistas por lo que pueden recibir órdenes de varios de ellos.
Modelo de asesoramiento o staff
Es un modelo lineal o jerárquico corregido a partir de una serie de departamentos de asesoramiento o staff al Consejo de Administración o Jefe (Director General por ejemplo).