Conceptos Clave en la Dirección de Proyectos

Definiciones Fundamentales

• Portafolio: Conjunto de proyectos, programas, portafolios subsidiarios y operaciones, agrupados para alcanzar objetivos estratégicos.
• Programa: Grupo de proyectos relacionados, programas subsidiarios y actividades de programas, coordinados para obtener beneficios que no se obtendrían de forma individual.
• Estructura Organizacional: Factor ambiental que puede afectar la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos.
• Relación Proyecto-Planificación Estratégica: Los proyectos son un medio para alcanzar, directa o indirectamente, las metas y objetivos del plan estratégico. El plan estratégico es el principal factor que guía las inversiones en proyectos.
• Proceso de Dirección de Proyectos (DP): Serie sistemática de actividades dirigidas a producir un resultado final, de tal forma que se actuará sobre una o más entradas para crear una o más salidas.

Fases del Ciclo de Vida del Proyecto

• Inicio: Procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente, al obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase.
• Planificación: Procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos propuestos del proyecto.
• Ejecución: Procesos realizados para complementar el trabajo definido en el plan para la DP, a fin de satisfacer las especificaciones del mismo.
• Monitoreo y Control: Procesos requeridos para hacer seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, identificar áreas en las que el plan requiera cambios e iniciar los cambios correspondientes.
• Cierre: Procesos llevados a cabo para completar o cerrar formalmente un proyecto, fase o contrato.

Éxito del Proyecto

El éxito del proyecto se mide según la calidad del producto y del proyecto, la puntualidad, el cumplimiento del presupuesto y el grado de satisfacción del cliente.

Procesos por Grupo

• Procesos del Grupo de Ejecución (8):
  • Dirigir y gestionar el trabajo.
  • Gestionar el conocimiento.
  • Gestionar la calidad.
  • Adquirir recursos.
  • Desarrollar el equipo.
  • Dirigir el equipo.
  • Gestionar las comunicaciones.
  • Efectuar las adquisiciones.
  • Gestionar la participación de los interesados.
• Procesos del Grupo de Monitoreo y Control (11):
  • Monitorear y controlar el trabajo del proyecto.
  • Realizar el control integrado de cambios.
  • Validar el alcance.
  • Controlar el alcance.
  • Controlar el cronograma.
  • Controlar los costos.
  • Controlar la calidad.
  • Controlar las comunicaciones.
  • Monitorear los riesgos.
  • Efectuar las adquisiciones.
  • Monitorear la participación de los interesados.
• Procesos del Grupo de Inicio (2):
  • Desarrollar el acta de constitución del proyecto.
  • Identificar a los interesados.

Áreas de Conocimiento

• Gestión de la Integración: Procesos y actividades necesarias para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de DP dentro de los grupos de procesos de DP.
• Gestión del Alcance: Garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y únicamente el trabajo necesario, para completarlo con éxito.

Conceptos Relacionados

• Dirección Estratégica: Propósito, expectativas, metas y acciones necesarias para guiar un negocio.
• Alcance del Producto: Características y funciones.
• Alcance del Proyecto: Trabajo realizado para entregar el producto. El alcance del proyecto incluye el alcance del producto.
• Entregable: Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto.
• Habilidades Interpersonales en la DP: Liderazgo, trabajo en equipo, motivación, comunicación, influencia, toma de decisiones, conocimiento político y cultural, generación de confianza, gestión de conflictos, orientación.
• Influencia de los Interesados: Es mayor al inicio, porque recién se configura el proyecto, lo que implica un menor costo de los cambios.
• Grupo de Planificación: Establece el alcance, refina los objetivos y define el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos.
• Herramientas y Técnicas para el Control Integrado de Cambios: Juicio de expertos, reuniones, herramientas de control de cambios, análisis de datos, toma de decisiones.

Procesos de la Gestión del Alcance

• Planificar la Gestión del Alcance: Proceso de crear un plan de gestión del alcance que documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto y del producto.
• Recopilar Requisitos: Proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.
• Definir el Alcance: Proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.
• Crear la EDT/WBS: Proceso de subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.
• Validar el Alcance: Proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado.
• Controlar el Alcance: Proceso de monitorear el estado del proyecto y del alcance del producto, y de gestionar cambios a la línea base del alcance.

Otros Conceptos

• LHD (Load Haul Dump): Cargador frontal de bajo perfil y articulado para operaciones subterráneas, utilizado para carguío y acarreo mínimo o combinado (carga y transporte). Es versátil, puede ser diésel o eléctrico, y representa un alto costo de inversión.
• Éxito de un Programa: Se mide por la capacidad del mismo para entregar sus beneficios previstos a una organización, y por la eficiencia y la efectividad del programa en la obtención de esos beneficios.
• Éxito de un Portafolio: Se mide en términos del desempeño de la inversión en conjunto y la realización de beneficios del portafolio.
• Mina: Instalaciones, infraestructura y excavaciones que se efectúan en un yacimiento para explotarlo económicamente.
• Preacondicionamiento: Intervenir el macizo rocoso antes de su explotación para disponer el material de manera adecuada.

Procesos Clave en la Dirección de Proyectos

• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.
• Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto: Proceso de definir, preparar y coordinar todos los componentes del plan y consolidarlos en un plan integral para la dirección del proyecto.
• Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto: Proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto.
• Gestionar el Conocimiento del Proyecto: Proceso de utilizar el conocimiento existente y crear nuevo conocimiento para alcanzar los objetivos del proyecto y contribuir al aprendizaje organizacional.
• Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto: Proceso de hacer seguimiento, revisar e informar el avance general a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto.
• Realizar el Control Integrado de Cambios: Proceso de revisar todas las solicitudes de cambio, aprobar y gestionar los cambios a entregables, activos de los procesos de la organización, documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto, y comunicar las decisiones.
• Cerrar el Proyecto o Fase: Proceso de finalizar todas las actividades para el proyecto, fase o contrato.