Usuarios de la Información Contable

Se consideran usuarios de la información contable a aquellos sujetos económicos cuyos intereses pueden verse afectados de forma positiva o negativa por la actividad de la entidad u organización que emite información. Normalmente, se clasifican en:

• Usuarios internos: Aquellos que toman decisiones relativas a la gestión de la unidad económica.
• Usuarios externos: Aquellos que no participan en decisiones relativas a la gestión.

Estos dos tipos de usuarios van a condicionar el tipo y forma de la información, así como su frecuencia. Los usuarios internos suelen tener un acceso ilimitado a la información y toman decisiones específicas, mientras que los usuarios externos tienen un acceso limitado.

Tipos de Contabilidad y sus Metodologías

Según la American Accounting Association (AAA), la Contabilidad se define como el proceso de captar, identificar, medir, valorar, registrar, agregar y comunicar información económica a los usuarios interesados en la misma, para adoptar decisiones y juicios. La contabilidad se desglosa en diferentes tipologías:

Contabilidad Externa

Se orienta a los fenómenos de circulación ocurridos en el ámbito externo de la entidad.

• Contabilidad Financiera: Procesa información normalizada para usuarios externos y decisiones internas correspondientes al ámbito externo de la empresa.

Contabilidad Interna

Se orienta a los fenómenos de circulación ocurridos en el ámbito interno de la entidad.

• Contabilidad de Costes: Ofrece información sobre costes como valor de inventarios, bienes fabricados por la empresa, coste de productos vendidos, etc.
• Contabilidad de Gestión: Elabora, analiza e interpreta información contable para la adopción de decisiones tácticas, operativas y de control de gestión a corto plazo.
• Contabilidad Directiva: Interviene de forma pluridisciplinar en el diagnóstico de la empresa, en la planificación estratégica, táctica y en el control de la empresa.

El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

El Libro de Inventarios es un documento contable que recoge tanto información cualitativa relativa de los bienes, derechos y obligaciones que componen el patrimonio de la empresa, como a sus correspondientes valoraciones (información cuantitativa). Referido a un momento concreto de tiempo, coincide con carácter general con el inventario final del período, que a su vez será el inicial del período contable siguiente. Su elaboración exige un inventario o recuento físico que conduce a la descripción y valoración de los diferentes componentes del patrimonio de una empresa en un momento dado. Conforme con el Código de Comercio, enumera los estados financieros que normalmente comprende el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales:

• Balance o Inventario Inicial detallado.
• Balances de comprobación de sumas y saldos trimestrales. Se trata de un balance realizado a partir de los datos contenidos en el Libro Mayor para verificar que las sumas y los saldos deudores (DEBE) y acreedores (HABER) coinciden.
• Inventario final del período. Listado de los elementos constitutivos del patrimonio. Se corresponde con el inventario inicial del período siguiente.
• Cuentas Anuales. Formadas por el Balance de Situación Final; la Cuenta de Pérdidas y Ganancias; el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, el Estado de Flujos de Efectivo y la Memoria.

Cuentas Anuales Obligatorias

¿Qué cuentas anuales debe llevar obligatoriamente una sociedad anónima? ¿Y un empresario individual?

• Sociedad Anónima: Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo y Memoria.
• Microempresas y pequeñas empresas (cuentas abreviadas): Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y Memoria.

Libros Principales de Contabilidad

Los libros principales son los que conforman el cuerpo o soporte central de la contabilidad de una empresa, aquellos en los cuales se recogen los hechos contables. Son:

• Libro Diario: Recoge las anotaciones, ordenadas cronológicamente, de los diferentes hechos contables mediante asientos contables:
  • Comienza con el asiento de apertura al inicio del ejercicio contable.
  • Continúa cronológicamente en función de las distintas operaciones.
  • Finaliza con los asientos de regularización y cierre llevados a cabo a 31 de diciembre (o fecha de finalización del ejercicio contable si es irregular).

  Será válida la anotación conjunta por períodos no superiores a un trimestre, siempre que el detalle de las operaciones aparezca en otros libros específicos.

• Libro Mayor: Reproduce sistemáticamente la información contenida en el diario, en relación con cada una de las cuentas.
• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Recoge información correspondiente a diferentes estados de patrimonio y resultados obtenidos:
  • Balance o Inventario Inicial detallado.
  • Balances de comprobación de sumas y saldos trimestrales.
  • Inventario final del período.
  • Cuentas Anuales.

El artículo 34 del Código de Comercio obliga a los empresarios a formular las cuentas anuales de su empresa, que deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

El Método Contable

El método contable actual, basado en el método de la partida doble, se desarrolla en las siguientes fases:

1. Identificación y captación de datos: Análisis de transacciones que constituyen hechos contables. Aplicación del principio de dualidad. Los datos se obtienen a través de documentos como facturas, recibos y albaranes.
2. Medición y valoración: Cuantificación de los flujos económicos. Expresión de las magnitudes en términos económicos, aplicando principios contables y normas de valoración.
3. Registro contable: Representación de los flujos identificados y valorados. Uso de convenios de registro y formas de representación.
4. Agregación y comunicación: Elaboración de documentos de síntesis e informes estandarizados. Comunicación de la información económico-financiera a distintos usuarios, cumpliendo con principios contables y criterios de elaboración.

El método contable conceptualmente es un conjunto de conceptos e instrumentos que permiten captar, cuantificar, registrar y comunicar las operaciones derivadas de la actividad empresarial. Su objetivo es generar información económico-financiera que sea razonable, objetiva y fiable, reflejando la realidad de la empresa.

Evolución de los Métodos Contables

• Método de partida simple (Unigráfico): Se registra cada hecho contable en una sola cuenta, generalmente la relacionada con el elemento patrimonial más importante (como la caja). No considera las relaciones entre los distintos elementos patrimoniales involucrados en la transacción.
• Método de partida doble: Identifica y representa los sucesos económicos a través de relaciones causales. Se basa en el principio de dualidad, donde toda transacción implica una causa (origen) y un efecto (destino) que afectan diferentes elementos patrimoniales. Permite observar los incrementos y disminuciones del patrimonio de manera ordenada y precisa.

Actualmente, el método de partida doble es el que prevalece, ya que proporciona una visión más completa y coherente de la situación económico-financiera de la empresa.

Funciones del Sistema de Información Contable

Las funciones del sistema de información contable se estructuran en la elaboración, comunicación, verificación y análisis de la información.

• Elaboración: Define qué sucesos deben captarse y cómo tratarlos, e incluye la identificación y captación de datos relevantes, su medición y valoración en términos económicos, y su registro contable.
• Comunicación: Consiste en resumir y divulgar la información a través de formatos estandarizados para facilitar su comprensión y uso en la toma de decisiones.
• Verificación: Revisa la veracidad y exactitud de la información emitida.
• Análisis e interpretación: Aplica técnicas para evaluar el desempeño de la entidad con base en los datos suministrados.

El proceso contable en sentido estricto abarca las funciones de elaboración y comunicación, mientras que la verificación y el análisis se realizan posteriormente a través de la auditoría y el análisis de estados financieros.

La contabilidad financiera, también conocida como externa o general, se define como un sistema de información que tiene por objeto la preparación de los estados contables que informan respecto a los resultados alcanzados en un periodo de tiempo y respecto a la situación económica y financiera del patrimonio empresarial en una fecha concreta.

Patrimonio Contable

El patrimonio contable es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones controlados económicamente por la empresa, derivados de sucesos pasados y susceptibles de ser descritos y valorados.

• Bienes: Elementos tangibles utilizados en la actividad económica (como edificios y maquinaria) o destinados al intercambio (mercaderías).
• Derechos: Elementos intangibles que representan créditos de la empresa frente a terceros, como dinero, bienes o servicios (clientes, patentes).
• Obligaciones: Compromisos de la empresa frente a terceros, materializables en dinero, bienes o servicios (proveedores, préstamos).

Resultado Contable

El resultado refleja la variación del neto patrimonial de una empresa en un período de tiempo como consecuencia de su actividad, es decir, la corriente de renta generada (positiva o negativa). Se calculan varios resultados parciales:

• Resultado de explotación: Diferencia entre ingresos y gastos derivados de la actividad principal, incluyendo resultados atípicos o excepcionales.
• Resultado financiero: Diferencia entre ingresos y gastos de carácter financiero y las variaciones de instrumentos financieros.
• Resultado antes de impuestos: Suma del resultado de explotación y el financiero.
• Resultado del ejercicio: Se obtiene al deducir del resultado antes de impuestos el gasto por impuesto sobre sociedades.

Gastos e Ingresos

• Gastos: Decrementos del patrimonio neto durante el ejercicio, ya sea por salidas o disminución del valor de activos, o por el aumento de pasivos, sin que provengan de distribuciones a socios o propietarios.
• Ingresos: Incrementos del patrimonio neto, ya sea por entradas o aumento en el valor de activos, o por la disminución de pasivos, siempre que no provengan de aportaciones de socios o propietarios.

Criterios de Valoración

La valoración se corresponde con aquella fase del proceso contable destinada a la asignación de valor monetario a los elementos de las cuentas anuales. El Plan General Contable (PGC) determina los siguientes criterios de valoración:

• Coste histórico o coste
• Valor razonable
• Valor neto realizable
• Valor actual
• Valor en uso
• Costes de venta
• Coste amortizado
• Coste de transacción atribuible a un activo o a un pasivo financiero
• Valor contable o en libros
• Valor residual

Plazos para la Elaboración y Aprobación de Cuentas Anuales

• Elaboración: 3 meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio.
• Aprobación: 6 meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio.

Función de los Auditores de Cuentas

Verificar que la información emitida por las compañías está libre de errores y sesgos, representando correctamente la realidad.

Principios Contables

• Empresa en funcionamiento: Se asume que la empresa seguirá operando en el futuro, por lo que no se considera el valor del patrimonio para liquidación o transmisión. Si no se aplica este principio, se deben usar criterios que reflejen fielmente las operaciones para realizar activos, cancelar deudas y repartir el patrimonio, informando los detalles en la memoria.
• Devengo: Los hechos económicos se registran cuando ocurren, asignando ingresos y gastos al ejercicio correspondiente, independientemente de su pago o cobro.
• Uniformidad: Los criterios contables elegidos deben mantenerse constantes, salvo que cambien las circunstancias que los justificaron. Si se modifican, debe explicarse en la memoria con detalle.
• Prudencia: Las estimaciones deben ser cautelosas, considerando solo beneficios obtenidos hasta el cierre del ejercicio y registrando riesgos conocidos, incluso entre el cierre y la formulación de las cuentas. Si estos afectan significativamente la imagen fiel, las cuentas deben reformularse.
• No compensación: Activos y pasivos, así como gastos e ingresos, no deben compensarse entre sí, salvo que una norma lo permita expresamente.
• Importancia relativa: Se puede flexibilizar la aplicación de principios si las variaciones no son significativas y no afectan la imagen fiel.

En caso de conflicto entre principios, prevalecerá el que mejor garantice la imagen fiel.

Requisitos de Información

Las cuentas anuales deben incluir información:

• Relevante: Útil para tomar decisiones económicas y que refleje adecuadamente los riesgos empresariales.
• Fiable: Libre de errores y sesgos, garantizando una representación fiel y completa.
• Comparable: Permitiendo el análisis de la situación y rentabilidad tanto en el tiempo como respecto a otras empresas.
• Clara: De modo que los usuarios puedan comprender la información con un conocimiento razonable y utilizarla para tomar decisiones informadas.

Plan General Contable (PGC)

Partes del PGC

1. Marco Conceptual de la Contabilidad
2. Normas de Registro y Valoración
3. Cuentas Anuales
4. Cuadro de Cuentas
5. Definiciones y relaciones contables

Requisitos para Aplicar el PGC de PYMES

Las empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias:

1. Que el total de las partidas del activo no supere los 4.000.000 €.
2. Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 8.000.000 €.
3. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

Grupos del PGC y Tipos de Cuentas

• Grupo 1: Financiación básica
• Grupo 2: Activo no corriente
• Grupo 3: Existencias
• Grupo 4: Deudores y acreedores por operaciones comerciales
• Grupo 5: Cuentas financieras
• Grupo 6: Compras y gastos
• Grupo 7: Ventas e ingresos
• Grupo 8: Gastos imputados directamente al Patrimonio Neto
• Grupo 9: Ingresos imputados directamente al Patrimonio Neto