El objetivo de la contabilidad es registrar las variaciones para medir el resultado por periodos y determinar el patrimonio en una fecha dada. Debe proporcionar información útil para facilitar la toma de decisiones. El código de comercio establece dos libros de comercio obligatorios: el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Balances.

Libro Diario

Es obligatorio. Se registran cronológicamente las operaciones realizadas en una empresa; cada una se denomina asiento contable.

Libro de Inventario y Balances

Es obligatorio. Muestra la situación patrimonial en una fecha dada y demuestra las ganancias y pérdidas del periodo.

Requisitos Comunes en Ambos Libros de Comercio Obligatorios

• No se pueden dejar espacios en blanco.
• No se puede borrar.
• Los errores se corrigen con contraasientos.
• Deben estar encuadernados.
• Deben presentarse en el Registro Público de Comercio.

Libro Mayor

No es obligatorio. Es un libro auxiliar en el que se pasan los débitos, créditos y saldos de cada cuenta según los registros del Libro Diario. Brinda una información completa que permite conocer el movimiento de cada una de las cuentas y el saldo de las mismas.

Mayor Americano

Es un conjunto de hojas movibles y fichas. Tiene la ventaja de que permite llevar en forma permanente el saldo de cada cuenta.

Diario General y Subdiarios

Diario General: Se anotan cronológicamente las operaciones con fecha, número de asiento y las cuentas.

Subdiarios: Registros auxiliares del diario, no obligatorios, para las operaciones que se repiten varias veces.

Mayores y Submayores

Mayores: Se registran las operaciones del ejercicio agrupándolas por cuentas, fecha y saldo del momento dado.

Submayores: Son mayores para cada uno de los componentes de las cuentas que brindan un mayor detalle.

Balance de Saldos

Es un listado de todos los saldos de las cuentas.

El Sistema de Información de la Empresa

Factores que influyen:

• Los negocios son más complejos.
• La economía es inestable.
• Avance tecnológico constante.

El sistema de información de una empresa abarca personas, recursos y procedimientos que se relacionan con el fin de brindar información para las decisiones. El SDI (Sistema de Información) es una red que comunica todas las áreas de la empresa a los efectos de lograr una capacitación de los datos para la toma de decisiones.

• Entradas: Elementos que se incorporan al sistema.
• Proceso: Transformación de los elementos ingresados en información útil.
• Salidas: Información útil para los niveles de la organización.

Flujo de Información: Secuencia de pasos que recorre la información para llegar a sus usuarios y se puede presentar por medio de diagramas.

Diagrama de Flujos: Representa una secuencia de actividades, transición de la información.

Sistema de Información: Prevé la información a cada situación y lo hace económicamente usando recursos.

Información Generada por el Sistema Contable

Aporta información que permite apreciar la eficiencia de la empresa. El objetivo está relacionado con la medición de la actividad de la empresa. Produce información para:

• Conocer la composición del patrimonio.
• Apreciar las variaciones que se producen.
• Controlar el desarrollo de la actividad de una empresa.

Contribuye a orientar la actividad presente y futura de la empresa.

Información Generada por los Sistemas No Contables

Se desarrollan dentro de la empresa y no surgen del sistema contable.

Empresa Comercial:

Conocer:

• Producto del agrado del consumidor.
• Envase adecuado de productos.
• Atención al cliente.

Preguntas:

• ¿Cómo se puede mejorar la calidad de un producto?
• ¿Por qué hay diferencias entre cifras propuestas y reales?

El Sistema de Información Contable (SIC)

Conjunto coordinado de procedimientos y técnicas que permiten captar los datos relativos a hechos económicos y operaciones relacionados con la empresa. Tienen por finalidad brindar información sobre la composición del patrimonio de un ente en un momento dado, lo que permitirá tomar decisiones y ejercer la función de control. Su objeto principal es la medición de la actividad de un ente en cuestión.

Sistema de Control Interno

Conjunto de normas y procedimientos tendientes a asegurar que la información de la empresa sea confiable. Logra un cuidado del patrimonio y una gestión eficiente con respecto a los objetivos deseados.

Aportes al Sistema de Información Contable (SIC) a los Procesos de la Empresa

• Planeamiento: Consiste en pronosticar acciones futuras que conducen al cumplimiento de objetivos fijados por las empresas. Incluye:
  • Diagnóstico de la situación inicial.
  • Formulación de los escenarios futuros.
  • Establecimiento de estrategias.
• Ejecución: Consiste en implementar lo planeado en cada sección de la empresa para lograr el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
• Control: Comparación del desempeño obtenido con lo planificado y la propuesta de medidas correctivas.

El Informe Contable

Salida del sistema que permite disponer de un conjunto de datos organizados para producir información y obtener conclusiones.

Usuarios de la Información Contable

Destinatarios de informes que constituyen la salida del sistema. Usuarios: personas físicas o jurídicas que utilizan la información que brinda la contabilidad de una empresa para tomar decisiones.

Objetivo: Proveer información sobre el patrimonio del ente emisor en una fecha dada y su evolución en el tiempo para facilitar decisiones.

Usuarios Internos

Utilizan información que pertenece a la empresa, que suele ser un poco más detallada que la que se prepara para uso externo.

• Empleados: Interesados en conocer la estabilidad de la empresa.
• Directivos: Gerentes o jefes de cada área; analizan los resultados de la gerencia.
• Socios o accionistas: Evalúan la rentabilidad o rendimiento de su inversión.

Usuarios Externos

No pertenecen a la organización y utilizan la información que esta brinda.

• Acreedores: Quienes prestaron dinero a la empresa.
• Proveedores: Quieren saber si la empresa puede pagar el saldo que adeuda.
• Clientes: Evalúan la continuidad de la empresa en el tiempo.
• Estado: Necesitará información para poder determinar los impuestos.
• Posibles inversores o futuros dueños: Deciden invertir o no en la empresa para que genere ganancias en el futuro.

Informes de Uso Interno y Externo

• Informes de Uso Interno: Brindan datos a quienes están dentro de la organización y necesitan conocer la evolución a los efectos de control y toma de decisiones.
• Informes de Uso Externo: Se preparan para uso de terceros ajenos a la organización. Se encuentran los estados contables; los básicos son un tipo de informe externo que surge de la contabilidad y su emisión es obligatoria.