Contabilidad para Pymes: Principios, Normas y Cuentas Anuales

Principios y Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados

Se considerarán principios y normas de contabilidad generalmente aceptados los establecidos en:

El Código de Comercio y la restante legislación mercantil.
El Plan General de Contabilidad de PYMES.
El Plan General de Contabilidad y sus adaptaciones sectoriales.
Las normas de desarrollo que, en materia contable, establezca en su caso el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.
El resto de legislación española que sea específicamente aplicable.

Normas de Registro y Valoración para Pymes

La segunda parte del Plan General de Contabilidad de PYMES contiene las normas de registro y valoración de los distintos elementos patrimoniales y transacciones, particularizadas en las más comunes realizadas por las pymes.

Se entiende por pyme toda empresa, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria, que durante dos ejercicios consecutivos reúna, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las tres circunstancias siguientes (y, por tanto, podrá utilizar esta versión del PGC):

Que el total de las partidas del activo no supere los 2.850.000 €.
Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 €.
Que el número medio de sus empleados durante el ejercicio sea igual o inferior a 50 trabajadores.

Dicha elección se mantendrá como mínimo durante un período de tres años, a no ser que durante dicho período se superen dos de los límites anteriores a la fecha de cierre durante dos ejercicios consecutivos o se dieran las circunstancias previstas para la utilización obligatoria del Plan General.

A efectos del cálculo de estos límites y en el supuesto de que la empresa formara parte de un grupo de sociedades, se tendrá en cuenta la suma de los tres importes (activo, facturación y número medio de empleados) para todas las sociedades del grupo.

Cuentas Anuales

La tercera parte del Plan General de Contabilidad de PYMES recoge tanto las normas de elaboración de las cuentas anuales como los modelos de las cuentas anuales de las pymes.

Las cuentas anuales de las pymes comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria. Estos documentos forman una unidad. Además, de forma voluntaria las empresas podrán incorporar en sus cuentas anuales el estado de flujos de efectivo, que se elaborará y presentará de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad.

Las cuentas anuales son unos estados financieros que tienen la misión de informar sobre los resultados de la empresa y sobre su situación patrimonial y financiera. El contenido y estructura de estos estados financieros se halla normalizado para dar respuesta a las necesidades informativas de personas interesadas en la marcha de la empresa; para ello, deben ser depositadas en el Registro Mercantil de la provincia domiciliada.

Normas de Elaboración y Modelos Oficiales para las Cuentas Anuales

Normas de elaboración. Las cuentas anuales son obligatorias y tienen que ser elaboradas por el empresario o por los administradores de la empresa en un período máximo de tres meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio.
En las cuentas anuales tiene que figurar la fecha de su formulación y deben estar firmadas por el empresario, por todos los socios responsables en el caso de una sociedad colectiva o comanditaria, o por los administradores en el caso de las sociedades anónimas o sociedades de responsabilidad limitada. En cada uno de los documentos tiene que constar la identificación de la empresa, el nombre y el ejercicio a que se refieren.
Modelos oficiales. Para la confección de las cuentas anuales existen unos modelos oficiales y comunes para las pymes, de manera que se normaliza la forma y el contenido de los documentos que la empresa tiene que facilitar a terceros. Más adelante estudiaremos cómo redactarlos.

Definiciones y Relaciones Contables

Cada uno de los grupos, subgrupos y cuentas que la integran son objeto de una definición y de la explicación de los movimientos de cada una de las cuentas. Se trata de 7 grupos donde se engloban las masas patrimoniales de la empresa y sus elementos.

Grupo 1: Financiación básica. Comprende los recursos propios (neto patrimonial) de la empresa y la financiación ajena a largo plazo (exigible a largo plazo), destinados en general a financiar el activo permanente y a cubrir un margen razonable del activo circulante.
Grupo 2: Inmovilizado. Se compone de los elementos del patrimonio de la empresa destinados a servir de forma perdurable, a largo plazo. También incluye los gastos de establecimiento y los gastos a distribuir en varios ejercicios.
Grupo 3: Existencias. Son mercaderías, materias primas y otros aprovisionamientos, productos en curso de fabricación, productos semiterminados, productos terminados y subproductos, residuos y materiales recuperados que están almacenados en la empresa.
Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones de tráfico. Son cuentas personales y efectos comerciales activos y pasivos (realizable y exigible a corto plazo) que tienen su origen en el tráfico de la empresa (actividad habitual), y también las cuentas deudoras o acreedoras con las administraciones públicas.
Grupo 5: Cuentas financieras. Se compone de las deudas y créditos por operaciones ajenas al tráfico (realizable y exigible a corto plazo), es decir, que no provienen de la actividad a la que se dedica la empresa, con vencimiento no superior a un año, y además de los medios líquidos disponibles.

Elementos de las Cuentas Anuales

Los elementos que forman parte del balance son los siguientes:

Activos. Son aquellos bienes, derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa, resultantes de sucesos pasados, de los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos económicos en el futuro.
Pasivos. Son aquellas obligaciones actuales surgidas como consecuencia de sucesos pasados, para cuya extinción la empresa espera desprenderse de recursos que puedan reducir beneficios o rendimientos económicos en el futuro. A estos efectos, se entienden incluidas las provisiones.
Patrimonio neto. Constituye la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Incluye las aportaciones realizadas, ya sea en el momento de su constitución o en otros posteriores, por sus socios o propietarios, que no tengan la consideración de pasivos, así como los resultados acumulados u otras variaciones que le afecten.

Los elementos que se registran en la cuenta de pérdidas y ganancias son:

Ingresos. Incrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, a raíz de entradas o aumentos en el valor de los activos, o de disminución de los pasivos, siempre que no tengan su origen en aportaciones, monetarias o no, de los socios o propietarios.
Gastos. Decrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, ya sea en forma de salidas o disminuciones en el valor de los activos, o de reconocimiento o aumento del valor de los pasivos, siempre que no tengan su origen en distribuciones, monetarias o no, a los socios o propietarios, en su condición de tales.

Los ingresos y gastos del ejercicio se imputarán a la cuenta de pérdidas y ganancias y formarán parte del resultado, excepto cuando sea necesaria su imputación directa al patrimonio neto, en cuyo caso se presentarán en el estado que muestre los cambios en el patrimonio neto, que es uno de los tipos de cuentas anuales.

Criterios de Registro o Reconocimiento Contable de los Elementos de las Cuentas Anuales

El registro contable es el proceso por el que los diferentes elementos se incorporan al balance, a pérdidas y ganancias o al estado de cambios en el patrimonio neto.

Los activos deben reconocerse en el balance cuando sea probable la obtención a partir de los mismos de beneficios o rendimientos económicos para la empresa en el futuro, y siempre que se puedan valorar con fiabilidad.
Los pasivos, en cambio, deben reconocerse cuando sea probable que, a su vencimiento y para liquidar la obligación, deban entregarse o cederse recursos que incorporen beneficios o rendimientos económicos futuros, y siempre que se puedan valorar con fiabilidad.
En cuanto al reconocimiento de un ingreso (o un gasto) tendrá lugar como consecuencia de un incremento (o una disminución) de los recursos de la empresa, y siempre que su cuantía pueda determinarse con fiabilidad.

Criterios de Valoración

En los criterios de valoración se hace uso frecuente de criterios financieros como el Valor Actual Neto de flujos de efectivo (VAN) y la Tasa Interna de Rentabilidad (TIR) o la Tasa de Interés Efectivo.

A todos los elementos de las cuentas anuales se les asignará un valor monetario, teniendo en cuenta las normas de valoración incluidas en la segunda parte de este Plan General de Contabilidad de PYMES. Para reconocer un elemento, este debe ser susceptible de ser expresado en unidades. Para ello se tendrán en cuenta las siguientes definiciones y criterios:

Coste histórico. Es el precio de adquisición o coste de producción de un activo.
Valor razonable. Es el importe por el que puede ser adquirido un activo o liquidado un pasivo entre partes interesadas y debidamente informadas que realicen una transacción en condiciones de independencia mutua. Con carácter general, se calculará con referencia a un valor de mercado activo (se intercambian bienes homogéneos, existen compradores y vendedores en todo momento, los precios son conocidos, reales y actuales) y fiable.
Valor neto de realización. Es el importe que se puede obtener por la venta de un activo en el mercado, una vez deducidos los costes que se estiman necesarios para llevarla a cabo.
Valor en uso y valor actual. El valor en uso de un activo o de una unidad generadora de efectivo es el valor actual de los flujos de efectivo futuros esperados. El valor actual es el importe de los flujos de efectivo que se van a recibir o que se deben pagar, según se trate de un activo o de un pasivo, actualizados a un tipo de descuento adecuado.
Coste amortizado. Es el importe por el que inicialmente fue valorado un activo financiero o un pasivo financiero, menos los reembolsos de principal, más o menos la parte imputada en la cuenta de pérdidas y ganancias de la diferencia entre el importe inicial y el valor de reembolso, y menos cualquier reducción de valor por deterioro que hubiese sido reconocida.
Valor contable o en libros. Es el importe por el que un activo o un pasivo se encuentra registrado en el balance de la empresa, una vez deducida su amortización acumulada y cualquier corrección valorativa.
Valor residual. Es el importe que una empresa estima que podría obtener en el momento actual por la venta de un activo, una vez deducidos los costes estimados para llevarla a término, y teniendo en consideración las condiciones del activo al final de su vida útil.
Tipo de interés efectivo: es el tipo de actualización que iguala el valor en libros de un instrumento financiero con los flujos efectivos estimados a lo largo de su vida.