Contabilidad para Sociedades

Es una rama de la contabilidad, en la que las técnicas contables se aplican en una empresa que es propiedad de una persona jurídica.

Definiciones Clave

Persona Natural

La personalidad civil de un individuo inicia con el nacimiento y termina con la muerte.

Persona Individual

Una persona individual se identifica con el nombre con que se inscribe en el registro civil.

Persona Jurídica

La persona jurídica forma una entidad civil distinta de sus miembros individualmente considerados; puede ejercitar todos los derechos y contraer las obligaciones que sean necesarios para realizar sus fines y será representada por la persona u órgano que designe la ley.

Ejemplos de Personas Jurídicas:

• El Estado, las municipalidades, las iglesias de todos los cultos, la Universidad de San Carlos y las demás instituciones de derecho público creadas o reconocidas por la ley.
• Las fundaciones y demás entidades de interés público creadas o reconocidas por la ley.
• Las asociaciones sin finalidades lucrativas que se proponen promover, ejercer y proteger sus intereses sindicales, políticos, económicos, religiosos, sociales, culturales, profesionales.
• Las sociedades, consorcios y cualesquiera otras con fines lucrativos que permitan las leyes.

Sociedad

La sociedad es un contrato por el que dos o más personas convienen en poner en común bienes o servicios para ejercer una actividad económica y repartirse las ganancias.

La sociedad debe celebrarse por escritura pública e inscribirse en el Registro respectivo para que pueda actuar como persona jurídica.

Contenido de la Escritura Social:

• Objeto de la sociedad: Actividad a la que se dedicará la sociedad.
• Razón social: Nombre que se le dará a la sociedad.
• Domicilio de la sociedad: Lugar físico donde estará ubicada la sociedad.
• Duración de la sociedad: Plazo durante el cual estará en funcionamiento la sociedad.
• Capital y la parte que aporta cada socio: Monto total del capital, monto que aportará cada socio, cantidad y valor de las acciones.
• Parte de utilidades o pérdidas que se asigne a cada socio, fecha y forma de su distribución: Forma de distribución de las utilidades o pérdidas (partes iguales), fecha en que se pagarán dividendos.
• Casos en que procederá la disolución de la sociedad antes de su vencimiento; y las bases que deberán observarse en su liquidación: Causas de disolución y procedimiento que se llevará a cabo en el momento de la disolución.
• Cantidad que puede tomar periódicamente cada socio para sus gastos personales: En las sociedades de personas es el monto máximo que cada socio podrá disponer para sus gastos y la periodicidad del mismo.
• Modo de resolver las diferencias que surjan entre los socios: Procedimiento para la resolución de conflictos.
• Forma de administración de la sociedad, y los demás pactos que acuerden los socios: Consejo de administración, administrador único y designación del representante legal.

Tipos de Sociedades

• Sociedades de personas: Sociedad colectiva, sociedad en comandita simple, sociedad de responsabilidad limitada.
• Sociedades de capital: Sociedad en comandita por acciones, sociedad anónima.

Comerciantes

Son comerciantes quienes ejercen en nombre propio y con fines de lucro, cualesquiera actividades que se refieren a lo siguiente:

1. La industria dirigida a la producción o transformación de bienes y a la prestación de servicios.
2. La intermediación en la circulación de bienes y a la prestación de servicios.
3. La banca, seguros y fianzas.

Comerciantes Sociales

Las sociedades organizadas bajo forma mercantil tienen la calidad de comerciantes.

Disposiciones Generales

• Personalidad Jurídica: La sociedad mercantil tendrá personalidad jurídica propia y distinta de la de los socios individualmente considerados.
• Legislación aplicable: Las sociedades mercantiles se regirán por su escritura social y por el Código de Comercio.
• Solemnidad de la sociedad: La constitución de la sociedad y todas sus modificaciones, incluyendo prórrogas, aumento o reducción de capital.
• Registro: El testimonio de la escritura constitutiva, el de ampliación y sus modificaciones deberá presentarse al Registro Mercantil, dentro del mes siguiente a la fecha de la escritura.
• Declarados en quiebra: No pueden constituir sociedad los declarados en quiebra, mientras no hayan sido rehabilitados.
• Plazo: El plazo de la sociedad inicia desde la fecha de inscripción de la misma en el Registro Mercantil. Las sociedades mercantiles pueden constituirse para plazo indefinido.
• Derecho a la razón social: La inscripción de una sociedad en el Registro Mercantil, le otorga el derecho al uso exclusivo de su razón social o de su denominación.
• Prórroga: La prórroga de la sociedad debe formalizarse antes de que haya concluido el término de su duración. Sin embargo, dicha prórroga podrá formalizarse después de expirado el plazo, en cuyo caso los acreedores de la sociedad tendrán un plazo de 30 días para protestar la prórroga.
• Aportaciones no dinerarias: Los bienes que no consistan en dinero, aportados por los socios, pasan al dominio de la sociedad, sin necesidad de tradición y se detallarán y justipreciarán en la escritura constitutiva o en el inventario previamente aceptado por los socios. Son admisibles como aportaciones los bienes muebles e inmuebles, las patentes, los costos para la creación de la empresa, entre otros.
• Época y forma de las aportaciones: Los socios deben efectuar sus aportaciones en la época y forma estipuladas en la escritura constitutiva. El retardo o la negativa en la entrega, sea cual fuere la causa, autoriza a los socios para excluir de la sociedad al socio moroso.
• Responsabilidad de los socios: En las sociedades, las obligaciones sociales se garantizan con todos los bienes de la sociedad y únicamente los socios responden con sus bienes en los casos previstos.
• Pérdida de capital: Si hubiere pérdida de capital de una sociedad, éste deberá ser reintegrado o reducido cuando menos en el monto de las pérdidas, antes de hacerse repartición o distribución alguna de utilidades.
• Reserva legal: De las utilidades netas de cada ejercicio de toda sociedad, deberá separarse anualmente el 5% como mínimo para formar la reserva legal.
• Distribución de utilidades y pérdidas: En el reparto de utilidades o pérdidas se observarán las reglas siguientes:
  1. La distribución entre los socios capitalistas se hará en forma proporcional al capital que cada uno aporta.
  2. La distribución de las pérdidas se hará de la misma forma en que se distribuirán las utilidades.
• La reserva legal podrá capitalizarse: La reserva legal no podrá ser distribuida en forma alguna entre los socios, sino hasta la liquidación de la sociedad. Sin embargo, podrá capitalizarse cuando exceda del 15% del capital al cierre del ejercicio inmediato anterior, sin perjuicio de seguir capitalizando el 5% anual indicado en el artículo 36.
• Derechos de los socios: Son derechos de los socios:
  1. Examinar por sí o por medio de los delegados que se designen, la contabilidad y documentos de la sociedad, así como enterarse de la política económico-financiera de la misma. Este derecho es irrenunciable.
  2. Promover judicialmente ante el Juez de Primera Instancia donde tenga su domicilio la sociedad, la convocatoria a junta general o asamblea general anual de la sociedad, si los administradores no lo hubieren hecho.
  3. Exigir a la sociedad el reintegro de los gastos en que incurran por el desempeño de sus obligaciones para con la misma.
• Prohibiciones de los socios: Se prohíbe a los socios:
  1. Usar el patrimonio o la razón social para negocios ajenos a la sociedad.
  2. Si tuvieren la calidad de industriales, ejercer la industria que aportan a la sociedad, salvo en beneficio de ésta.
  3. Ser socios de empresas análogas o competitivas o emprenderlas por su cuenta o por cuenta de terceros, si no es con el consentimiento unánime de los demás socios. No aplica a las sociedades accionadas.
• Sanción de los socios: Los socios que violaren cualesquiera de las prohibiciones, pueden ser excluidos de la sociedad.
• Nuevos socios: Salvo en las sociedades accionadas, no podrán admitirse nuevos socios sin el consentimiento unánime de los demás.
• Responsabilidad de los administradores: El administrador es responsable ilimitadamente por los daños y perjuicios que ocasione a la sociedad por dolo o culpa.
• Libro de actas: Las sociedades mercantiles llevarán un libro o registro de actas de juntas generales de socios o asambleas generales de accionistas.
• Rendición de cuentas: Los administradores están obligados a dar cuenta a los socios cuando menos anualmente, de la situación financiera y contable de la sociedad, incluyendo un informe de sus actividades, el balance general correspondiente y el estado de pérdidas y ganancias, así como un detalle de sus remuneraciones y otros beneficios.