Control Administrativo: Asegurando el Éxito Organizacional
El control administrativo es la función esencial que mide y corrige el desempeño individual y organizacional para asegurar que las acciones se alineen con los planes y objetivos de la empresa. Este proceso implica comparar el desempeño actual con las metas establecidas, identificar desviaciones y tomar medidas correctivas.
El control es crucial para el logro de los planes, aunque la planificación debe precederlo. Los planes no se cumplen automáticamente; requieren que los gerentes utilicen los recursos de manera efectiva y monitoreen las actividades para asegurar que se ajusten a lo planificado.
Fundamentalmente, el control garantiza el éxito de los planes al detectar desviaciones y proporcionar una base para acciones correctivas, ya sean preventivas o reactivas.
Características Clave del Control Administrativo
- Establece medidas correctivas para asegurar el logro de los planes.
- Se aplica a todos los aspectos de la organización: recursos, personas y acciones.
- Identifica y analiza rápidamente las causas de las desviaciones para prevenir su recurrencia.
- Define responsabilidades administrativas desde el establecimiento de medidas correctivas.
- Proporciona información sobre la ejecución de los planes, sirviendo como base para la replanificación.
- Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
La aplicación del control administrativo impacta directamente en la racionalización de la administración y, por ende, en la productividad de todos los recursos de la empresa.
Objetivo del Control Administrativo
El objetivo principal es asegurar que todas las actividades se realicen conforme a lo planeado y organizado, identificando errores o desviaciones para corregirlos y evitar su repetición.
Modelos Básicos de Control
Control Preliminar
Este tipo de control se implementa antes de que comiencen las operaciones. Incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planificadas se ejecuten correctamente. En lugar de esperar resultados para compararlos con los objetivos, se ejerce una influencia controladora limitando las actividades de antemano.
Control Concurrente
Este control se realiza durante la ejecución de los planes. Incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades a medida que ocurren, asegurando que el plan se lleve a cabo en el tiempo y condiciones requeridas.
Control de Retroalimentación
Este control se centra en el uso de la información de resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable.
Características de un Buen Sistema de Control
Oportunidad: Un buen sistema de control debe identificar desviaciones de manera inmediata, idealmente antes de que ocurran. La información debe ser proporcionada en el momento adecuado.
Accesibilidad: Las medidas de control deben ser sencillas y fáciles de interpretar. Los datos e informes deben ser accesibles para las personas a quienes van dirigidos. Las técnicas complicadas generan confusión.
Ubicación Estratégica: No es viable implementar controles para todas las actividades. Es necesario establecerlos en áreas clave según criterios de valor estratégico.
Relación con Otros Procesos Administrativos
El control es parte de un conjunto de fases o pasos para solucionar problemas administrativos. Incluye aspectos de organización, dirección y control, y requiere una buena planificación, estudio previo y objetivos claros para un proceso fluido. El proceso administrativo (planificación, organización, dirección y control) es crucial para la toma de decisiones en la empresa.
Áreas del Control Administrativo
El control se aplica en todas las áreas y niveles de la empresa. Prácticamente todas las actividades están sujetas a alguna forma de control o monitoreo.
Áreas de Producción
En empresas industriales, el área de producción es donde se fabrican los productos. En empresas de servicios, es donde se prestan los servicios. Los controles principales incluyen:
- Control de Producción: Programa, coordina e implementa medidas para optimizar el rendimiento y cumplir con las metas de producción.
- Control de Calidad: Corrige desviaciones de los estándares de calidad.
- Control de Costos: Verifica continuamente los costos de producción.
- Control de Tiempos de Producción: Elimina desperdicios de tiempo y espera.
- Control de Inventarios: Gestiona materias primas, productos en proceso y terminados.
- Control de Operaciones Productivas: Establece rutas, programas y abastecimientos.
- Control de Desperdicios: Define mínimos tolerables y deseables.
- Control de Mantenimiento y Conservación: Monitorea tiempos de máquinas paradas y costos.
Área Comercial
Se encarga de la venta y comercialización de productos o servicios. Los controles principales incluyen:
- Control de Ventas: Monitorea el volumen de ventas por cliente, vendedor, región, producto o servicio.
Se pueden mencionar controles específicos como:
- Volumen total de ventas.
- Tipos de artículos vendidos.
- Volumen de ventas estacionales.
- Precio de artículos vendidos.
- Clientes.
- Territorios.
- Vendedores.
- Utilidades producidas.
- Costos de ventas.
- Control de Propaganda: Verifica el resultado de las campañas publicitarias en las ventas.
- Control de Costos: Monitorea los costos de ventas, comisiones y gastos de propaganda.
Área Financiera
Gestiona los recursos financieros. Los controles principales incluyen:
- Control Presupuestario: Verifica las previsiones de gastos financieros por departamento.
- Control de Costos: Controla todos los costos de la empresa (producción, ventas, administrativos, financieros).
Área de Recursos Humanos
Administra el personal. Los controles principales incluyen:
- Control de Asistencia y Retrasos: Monitorea la puntualidad y asistencia del personal.
- Control de Vacaciones: Gestiona las vacaciones de los empleados.
- Control de Salarios: Verifica los salarios, ajustes y despidos colectivos.