Control de Gestión

Concepto de Control

El control de gestión es el proceso que consiste en aprovechar de forma eficaz, eficiente y permanente los recursos de la empresa para el logro de los objetivos definidos por la estrategia. El control es un proceso continuo y dinámico, que debe estar alineado con la estrategia empresarial.

• Debe ser eficaz, que cumpla los objetivos.
• Debe ser eficiente, que sirva para la mejora continua.

Tipos de Control

Control Familiar

Empresa de pequeña dimensión, escasa formalización y estilo de dirección personalista e informal. Entorno estable y/o local. Estructura normalmente funcional y centralizada.

Control Burocrático

Empresa de gran dimensión, elevada formalización y estilo de dirección impersonal y formal, en entorno estable y/o local con estructura centralizada.

Control por Resultados

Gran dimensión, elevada formalización, estilo de dirección impersonal y formal. Entorno competitivo internacional. Estructura descentralizada.

Control Ad Hoc

Pequeña dimensión, escasa formalización, estilo de dirección personalista e informal. Entorno competitivo y/o internacional. Estructura descentralizada.

Elementos Clave del Sistema de Control

Sistema de Planificación

• Planificación estratégica (a largo plazo)
• Planificación presupuestaria (a corto plazo)
• Planificación operativa (a muy corto plazo)

Sistema de Información

Definición de la información necesaria para transmitirse a los órganos de control, que la procesarán y evaluarán.

Organización

El sistema de control debe referirse a una estructura organizativa determinada, la más adecuada para implementar la estrategia.

Cultura

Adecuar el sistema de control a la estrategia y a la cultura.

La Función y el Perfil del Controller

El Controller debe:

• Proporcionar la información que los demás directivos necesitan para gestionar y tomar decisiones.
• Coordinar la planificación y la presupuestación, aunque él no sea el responsable de la misma.
• Asegurar la utilización del sistema de información de gestión de forma continua y adecuada.
• Controlar los resultados y aconsejar posibles medidas correctoras.

Tipos de Planificación Presupuestaria

Planificación Estratégica

• Para más de un año.
• La realiza la Alta Dirección.
• Sus objetivos son estratégicos (globales y cualitativos).
• La información manejada es externa e interna.
• El control es estratégico.
• Con una formalización baja.

Planificación Presupuestaria

• Para un año.
• La realiza tanto la Alta Dirección como los departamentos.
• Sus objetivos son a corto plazo (específicos y cuantitativos).
• La información manejada es principalmente interna.
• El control es presupuestario.
• Con una formalización alta.

Planificación Operativa

• Puede ser mensual, semanal o diaria.
• La realizan los departamentos y el staff operativo.
• Sus objetivos son muy operativos y totalmente cuantitativos.
• La información manejada es interna.
• El control es operativo.
• Con una formalización muy alta.

El Balanced Scorecard

¿Por qué el Balanced Scorecard?

La estrategia es el proceso de alinear y desplegar los recursos, tanto humanos como de capital, de manera que permita a la organización alcanzar sus objetivos.

Barreras para la Implementación de la Estrategia

Barreras del Personal

Las metas personales, la capacitación y las aptitudes no van ligadas a la ejecución de la estrategia.

Barreras Operativas

Los procesos claves no están diseñados para apoyar a las estrategias.

Barreras de la Visión

Las personas que llevan la estrategia a la práctica, no la entienden y no la traducen a objetivos.

Barreras Administrativas

Los sistemas administrativos están diseñados para un control operativo y están ligados al presupuesto, no a la estrategia.

¿Qué es el Balanced Scorecard?

El Balanced Scorecard es la herramienta que traduce la visión y estrategia de una organización en un arreglo comprensible de objetivos para los cuales define medidores de desempeño, transformándolos en un marco de trabajo para un sistema de administración y medición estratégica.

Definición de Cuadro de Mando Integral

“Soporte de información periódica para la dirección de la empresa, capaz de facilitar la toma de decisiones oportuna y alineada con la estrategia, conociendo el nivel de cumplimiento de los objetivos definidos a través del sistema de indicadores de gestión”.

Los Centros de Responsabilidad

Centro de Ingresos

Controla los ingresos.

Centro de Costes

Controla los costes operativos, comprometidos y distribuidos.

Centro de Beneficios

Controla los ingresos y costes de los centros anteriores.

Centro de Inversión

Como centro de beneficios más control de inversión a largo plazo.

Presupuesto

Expresión en unidades físicas y monetarias de las diferentes líneas de actuación que componen el plan de empresa. Es una herramienta de cuantificación, homogeneización y seguimiento de todos los objetivos.

Sistema de Información

• La información obtenida debe ser pertinente y adecuada.
• El sistema de información debe estar centralizado.
• La información debe ser retrospectiva y prospectiva.
• El sistema de información debe ser acorde con la estrategia.

Ciclo Presupuestario

• El presupuesto se elabora entre 3 y 6 meses antes del inicio del ejercicio.
• El proceso de elaboración puede ser top-bottom y/o bottom-up, hasta obtener el presupuesto final.
• Se suele revisar cada 3 meses o antes, si es necesario.
• Se parte del presupuesto modificado para la previsión de cierre (forecast: Proyección de tendencias (variables) en el tiempo), que suele elaborarse a mitad de ejercicio.
• Revisión mensual de las variables más relevantes, comparando los datos reales con los presupuestados.

Los Sistemas ERP

Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventarios, envíos, facturas y contabilidad de la compañía de forma modular. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como: ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.

Los Cuadros de Mando Tradicionales

Inconvenientes

• Controlan sólo el corto plazo, no los objetivos estratégicos.
• Se centran demasiado en indicadores financieros.
• No tienen en cuenta ni a los clientes ni al entorno.

Filosofía del Cuadro de Mando Integral

• Alinear el sistema de control con la estrategia.
• Proporcionar información del entorno.
• Ofrecer una visión completa sobre los objetivos.
• Establecer responsabilidades y evaluarlas.

Componentes del Cuadro de Mando Integral

• Misión y visión de la empresa
• Objetivos
• Estrategia de la empresa