El Control: Definición

El control es un proceso dinámico que consiste en comparar lo realizado con lo programado y detectar las desviaciones o diferencias. Esto puede ser aplicado a cualquier actividad de la empresa y se realiza para luego adoptar las medidas que permitan corregir errores y alcanzar los objetivos perseguidos. El control es, entonces, el elemento retroalimentador de todo el Proceso Administrativo.

Las medidas de control no necesariamente implican acciones punitivas (negativas o de castigo), sino preferentemente actitudes positivas de colaboración para una mejor y más fácil ejecución del plan. La función administrativa de control es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos.

La planificación y el control son dos funciones que no pueden separarse y que pueden concebirse como dos hojas de una misma tijera: la tijera no funciona si no tiene las dos hojas. Esto significa que sin planes y objetivos el control es imposible, dado que el desempeño debe medirse con base en ciertos criterios establecidos.

El control, entonces, se fundamenta en la existencia de la planificación: si no hay plan, no habría nada que controlar. El control es la verificación de lo realizado, y tal verificación adquiere sentido cuando hay algo con que compararlo: ese algo es el plan.

Existe una relación entre Control y Motivación, en la medida que se logre recíproca colaboración entre los trabajadores y entre estos y sus superiores jerárquicos. La esencia del control es corregir el desempeño, acercándolo al plan (retroalimentación negativa), aunque también facilita la revisión y reformulación de los planes (retroalimentación positiva). Esta última ofrece peligros de malformación del control, si se decide que los planes se adapten ciegamente a la realidad.

Tipología de Controles

Desde un punto de vista general, se pueden clasificar los controles en:

• Cuantitativos
• De calidad
• De tiempo
• Monetarios

Tipos Especiales de Controles

Controles Generales

Se aplican a toda la empresa o a una parte de ella que es tomada como base. La mayoría son monetarios o financieros, porque representan un lenguaje común a todas las actividades de la empresa.

Auditorías

Se emplean para controlar las declaraciones financieras, valorar las operaciones contables y financieras y evaluar las prácticas y resultados administrativos (control interno).

Control por Áreas Claves

Se refiere a la medición de resultados y su comparación con las metas preestablecidas en ciertas áreas o campos de acción básicos de la empresa que son considerados puntos críticos.

Por ejemplo:

La participación en el mercado que tiene una empresa, el desarrollo del personal, la responsabilidad pública, el desarrollo de productos, el desarrollo de Investigación + Desarrollo Tecnológico. Pueden representar áreas claves para una determinada empresa donde enfatizar sus mecanismos de control.

Ejemplos de Control en la Empresa

En casi todas las técnicas o herramientas está presente el control, sea este cuantitativo, de calidad, de tiempo, costo o general. El muestreo es un tipo particular de control estadístico, especialmente referido a la calidad, que es dable utilizar cuando no existe sinergia entre los elementos controlados.

Ejemplos de herramientas de control:

• Función Compras: Control de inventarios
• Función Producción: Control de calidad
• Función Finanzas: Análisis Financiero
• Función Costos: Control de Costos
• Función Personal: Evaluación del desempeño

La Auditoría de Estados Financieros o Auditorías Contables, los controles por Áreas claves y el control presupuestario son ejemplos de controles generales, que tienen gran importancia en la administración global de la Empresa.

El Control debe ser económico y concentrarse en las actividades más críticas: por una parte, debe ser realizado en forma sistemática por personas o unidades distintas de quienes ejercen la acción, aunque el autocontrol favorece la motivación y el enriquecimiento de cargo.

Etapas del Control

1. Determinar la Base del Control (Normas de Control)

Las metas a alcanzar deben ser expresadas en unidades cuantificables para que el control pueda realizarse sobre bases objetivas.

2. Medir y Juzgar lo Realizado

Consiste en la determinación de lo realizado. Esta determinación puede ser cuantitativa, si la meta es cuantitativa, o cualitativa si la meta lo es (implica juicios de valor).

3. Comparar lo Realizado con lo Programado

La relación entre las etapas anteriores constituye el control propiamente tal, que no es otra cosa que una comparación entre ambas. Esta comparación detecta desviaciones o diferencias entre ambos conceptos, las que pueden ser positivas (si lo realizado supera lo programado) o negativas (si lo programado supera a lo realizado).

4. Analizar y Corregir Desviaciones

Es la tarea más importante del control, ya que aquí se analizan las desviaciones existentes, lo que posibilita reformular el plan y, en especial, adoptar medidas correctivas para evitar en el futuro que las desviaciones se repitan. Si se llegara a establecer una desviación, pero no se realiza ninguna acción en función de revertir esa situación, estamos en presencia de un control “sin vida”.

Cuando se observa en una empresa que los controles llegan solamente “hasta ahí”, se produce una natural frustración, lo que genera que el control caiga en desuso y sea resistido. Si el control es seguido de medidas oportunas y lógicas, aunque parezcan contrarias a las personas o grupos de la empresa, el control se vuelve un instrumento valioso y positivo de la administración.

1. Determinación de la Base del Control

Esta etapa se traduce en el establecimiento de Normas.

Una NORMA es un criterio de desempeño, es decir, puntos seleccionados en un programa de planificación en los cuales habrán de tomarse medidas de desempeño para que los administradores puedan recibir señales de cómo marchan las cosas, a fin de que no tengan que vigilar cada paso en la ejecución de los planes.

Las normas son puntos de referencias (como un FARO) para la medición del desempeño real o esperado.

En condiciones operativas simples, un administrador podría ejercer control mediante una cuidadosa observación personal del trabajo en marcha. Esto no siempre es posible:

• Por la complejidad de las operaciones de una empresa.
• El administrador tiene más funciones que realizar que solo observar.

Establecimiento de Normas

Los Administradores deben elegir puntos que requieren de especial atención y vigilarlos después para cerciorarse de que las operaciones en su conjunto marchan de acuerdo a lo planeado.

Los puntos elegidos para efectos de control deben ser críticos, es decir, deben ser los más importantes de la empresa y en base a los cuales está apoyado su éxito. Este principio establece que para que el control sea eficaz, implica particular atención a los factores críticos para la evaluación del desempeño con base en los planes.

Tipos de Normas

Normas Físicas:

Son medidas no monetarias comunes en el nivel operativo, en el que se usan materiales, se emplea fuerza de trabajo, se prestan servicios y se producen bienes. Ejemplos:

• Horas Hombre por unidad de producción
• Litros de combustible por unidad de potencia producido
• Metros de alambre por tonelada de cobre
• Desgaste de un material
• Durabilidad de una tela, firmeza de su color

Normas de Costos:

Son medidas monetarias comunes, al igual que las normas físicas, en el nivel operativo. Atribuyen valores monetarios a aspectos específicos de las operaciones. Ejemplos:

• Costos directos o indirectos por unidad producida
• Costos laborales por hora
• Costo de materia prima por unidad
• Costo de máquina – hora

Normas de Capital:

Existen muchas normas de capital, producto todas ellas de la aplicación de medidas monetarias a objetos físicos. Tienen que ver con el capital invertido en la empresa, más que con los costos de operación y, por lo tanto, se relacionan con el Balance General y con el Estado de Resultados. Ejemplos:

• Razones de Activo Circulante
• Razones de Endeudamiento
• Razones de Inversión y Rentabilidad
• Ratios de cuentas por cobrar, por pagar, rotación de inventarios, etc.

Normas de Ingresos:

      Las Normas de ingreso son resultado de la atribución de valores monetarios a las ventas. Pueden incluir normas

      tales como:Ventas promedio por cliente

• Ventas per cápita en un área de mercado
• Ingreso por pasajero

4.   Normas Intangibles:

      En las empresas  existen muchas normas intangibles, es decir, normas  no  formuladas  con  medidas  físicas  ni  monetarias.

       ¿ Qué   norma    puede    aplicar    un    administrador    para      determinar la aptitud de un vendedor?

                        ¿ y para determinar que una política de relaciones públicas de una empresa ha resultado exitosa?

                        ¿O si las personas son leales a la empresa y a sus principios?

                        Muchos   controles   administrativos   sobre    las     relaciones interpersonales   deben   continuar   basándose   en    normas intangibles, juicios personales, el método de prueba y  error  o finalmente, en corazonadas.

Requisitos para controles eficaces  1.   Ajuste preciso de los controles a planes y puestos.

Cada  plan  y  cada  fase  de su operación, tiene características propias.  Los  administradores  necesitan  información  que les señale  como  progresan  los  planes  de  los  que   son responsables.

                        La  información  para  el seguimiento de un plan de marketing es  distinta  a  la necesaria para seguir un plan de producción.

                        De  igual  manera  lo  que  hace  el  gerente  de producción es distinto a lo que hace un supervisor de producción, por  lo que los controles deben ser distintos.

                        Los  controles  para el departamento de ventas serán distintos de   los   requeridos   para   el   departamento   de    finanzas.

 búsqueda de objetividad en los controles

     Si   los   controles   fueran  subjetivos,   la  personalidad  del administrador o del subordinado pueden influir en los juicios de  desempeño  y  restarles precisión a estos a estos juicios.

      Este  requisito puede resumirse diciendo que para el control eficaz se requieren normas objetivas, precisas, adecuadas y conocidas  por  todos,  quienes  deben  aplicar  el  control  y quienes son controlados.

• Flexibilidad de los controles

                        Los   controles   deben   seguir  siendo   funcionales  ante la posibilidad  de  cambios  en  los  planes    o    circunstancias imprevistas. Para  que los controles mantengan su eficacia a pesar de los fracasos o cambios inesperados en los planes, deben ser flexibles

• Economía de los controles

      Los controles deben justificar su costo. Las técnicas y métodos de  control  son  eficientes  cuando sacan a la luz desviaciones reales  o  potenciales  respecto  de  los  planes  con  un  costo mínimo.

                        El costo de un programa de control dependerá en gran medida del hecho que los administradores seleccionen para efectos de control, únicamente los factores críticos de áreas  importantes para  ellos  y  si  estos  se  ajustan  al  puesto  y tamaño de la empresa, es muy probables que el control resulte  económico.

5.                     Controles que inducen acciones correctivas

                        Un   sistema  adecuado  indicará  donde se están produciendo fallas  y  quien  es  el  responsable  de  ellas  y  garantizará la aplicación de acciones correctivas.