El Control Empresarial: Fundamentos y Aplicaciones
El control consiste en comprobar si todo ocurre conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios generales y políticas diseñadas. Su objeto es señalar las faltas y errores a fin de que se puedan reparar y evitar su repetición.
Ámbito de Aplicación en la Empresa
El control se aplica a las cosas, a las personas, a las actuaciones, a los resultados, al avance de las obras y a la consecución de objetivos con eficiencia desde diversos puntos de vista:
- Administrativo: Hay que asegurarse de que el plan previo exista, de que se estén aplicando los programas o planes parciales, de que se mantenga al día el plan, de que la organización esté dando muestras de identificación con los objetivos trazados, de que los cuadros sinópticos que se empleen para dejar de manifiesto los avances (Gantt, PERT, etc.) estén llevándose adecuadamente y de que la dirección se ejerza de acuerdo con los principios y la coordinación se esté llevando sin problemas de comunicación de por medio.
- Comercial: Es preciso asegurarse de que las materias que han entrado y salido sean exactamente empleadas, examinar las calidades (control de calidad) y los precios (punto de equilibrio), de que los inventarios estén bien llevados, de que los compromisos se mantengan, etc.
- Técnico: Hay que observar la marcha de las operaciones, sus resultados, sus desigualdades, el estado de conservación de la maquinaria, el funcionamiento del personal técnico y las máquinas.
- Financiero: El control se ejerce sobre la contabilidad, sobre el estado de resultados, la relación de activos con pasivos, el flujo del efectivo, la liquidez, la rentabilidad de la empresa, etc.
- De la Seguridad: Hay que asegurarse de que los medios adoptados para proteger los bienes y las personas estén en buen estado de funcionamiento (seguridad ante todo: cascos, zapatos, etc.).
Todos estos puntos de vista corresponden en general a la supervisión general en la medida que puedan ser ejecutadas por el jefe de la empresa y sus colaboradores jerarquizados. El problema es que cuando ciertas actividades de control se hacen demasiado numerosas, complejas o extensas para que sean llevadas a cabo por los jefes de la empresa, se recurre a controladores o fiscalizadores externos a la empresa.
Principios del Control
- Oportunidad y Sanciones: Es preciso que el control se haga en tiempo oportuno y vaya seguido de sanciones.
- Seguir un Plan: Para que los controles sean realmente eficientes, se deben haber programado en el plan de ejecución. No se debe controlar por controlar.
- Sacar Conclusiones: En efecto, si las conclusiones de un control, incluso muy bien realizado, llegan demasiado tarde para que sea posible utilizar las conclusiones, el control habrá sido una operación inútil.
- Voluntariedad en la Aplicación de Cambios: El control será inútil si las conclusiones prácticas que de él derivan son voluntariamente desatendidas.
Fallas de un Control
- La Inmixión del Control en la Dirección.
- La Ejecución de los Servicios.
Esta invasión de atribuciones constituye la dualidad de dirección bajo su aspecto más temible: de una parte, el control irresponsable y, sin embargo, provisto del poder de perjudicar a veces en amplia medida. Frente a un control malévolo, el servicio ejecutivo no dispone más que de débiles medios de defensa contra ese tipo de fiscalización (en buenas cuentas, le están midiendo cómo toma decisiones).
La tendencia del control a la invasión de campos ajenos es muy frecuente, sobre todo en las grandes empresas, y puede tener las más graves consecuencias. Para combatirla, hay que definir de una manera lo más precisa posible las atribuciones del controlador, indicando bien los límites que no debe franquear. Es preciso después que la autoridad jerárquica superior vigile el uso que el controlador hace de sus poderes.
Competencia y Condiciones del Controlador
La competencia de los controladores no necesita demostración. Para juzgar acerca de la calidad de un producto determinado, del valor del procedimiento de fabricación, de la claridad de los medios escritos para ordenar, de los medios de mando empleados, es preciso evidentemente, en cada caso, estar provisto de la competencia adecuada. La imparcialidad reposa sobre una conciencia recta y una completa independencia del interventor respecto del intervenido. El control es sospechoso cuando el interventor depende en un grado cualquiera del intervenido e incluso, únicamente cuando existen entre ambos relaciones demasiado estrechas, de interés, de parentesco o de camaradería.
Condiciones del Controlador
- Sentimiento del deber.
- Independencia respecto del intervenido.
- Juicio.
- Tacto.
Conclusión
Bien realizado, el control es un valioso auxiliar de la dirección. Puede darle informaciones necesarias que sería a lo mejor difícil que el jefe pueda obtener. Un buen control previene contra sorpresas enojosas que podrían derivar en catástrofes. El control se ejerce de mil maneras diferentes. Al igual que las demás funciones de la administración de empresas, el control exige siempre una atención sostenida y con frecuencia mucho arte.